Zo organiseer je een paasvoorstelling

Begin met de datum, locatie en het voorstellingsprogramma; die drie keuzes bepalen de rest van je planning. Verdeel daarna het script en de rollen, maak een repetitierooster en reserveer op tijd de locatie, catering en techniek. Werk decor, rekwisieten en kostuums parallel uit, zodat ontbrekende spullen niet pas tijdens de laatste repetitie opvallen. Sluit de aanmeldingen op tijd af en gebruik het definitieve bezoekersaantal voor stoelen, programmaboekjes en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Voorstellingsprogramma bepalen
3 personen
3
Script en rollen verdelen
3 personen
4
Repetitierooster maken
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Reservering locatie bevestigen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Techniek reserveren
2 personen
12
Decorontwerp uitwerken
3 personen
13
Rekwisietenlijst opstellen
2 personen
14
Paasdecoratie inkopen
2 personen
15
Rekwisieten inkopen
2 personen
16
Kostuums passen
4 personen
17
Technische doorloop plannen
3 personen
18
Programmaboekje opmaken
2 personen
19
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
20
Laatste repetitie uitvoeren
8 personen
21
Aanmeldingen afsluiten
22
Bezoekersaantal bevestigen
2 personen
23
Cateringhoeveelheden bevestigen
2 personen
24
Vrijwilligers instrueren
3 personen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Kleding en rekwisieten klaarzetten
3 personen
28
Programmaboekjes vouwen
3 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Zaal en foyer inspecteren
2 personen
31
Podium en speelvloer vrijmaken
3 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
34
Decor opbouwen
4 personen
35
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
36
Licht en geluid testen
3 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
38
Hapjes klaarzetten
3 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Programma en routebord plaatsen
2 personen
41
Kleedkamers inrichten
2 personen
42
Artiesten omkleden
4 personen
43
Technische eindcontrole uitvoeren
3 personen
44
Publiek ontvangen
4 personen
45
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
46
Voorstelling begeleiden
4 personen
47
Pauzedrankjes serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes bijvullen
2 personen
50
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
51
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
52
Avondontvangst klaarzetten
3 personen
53
Avondhapjes serveren
4 personen
54
Koffie en thee bijvullen
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Publieksvragen begeleiden
2 personen
57
Publiek uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Servies verzamelen
3 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Keuken schoonmaken
3 personen
61
Zaal schoonmaken
4 personen
62
Decor afbouwen
4 personen
63
Rekwisieten inpakken
3 personen
64
Techniek uitschakelen
2 personen
65
Meubilair terugplaatsen
4 personen
66
Locatie afsluiten
2 personen
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
68
Kostuums wassen en opbergen
2 personen
69
Decor en rekwisieten opbergen
3 personen
70
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
71
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 8
Ontvangsttafelaantal 2
Kledingrekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Presentatieklikker

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Ledlichtslingersaantal 6

Decoratie

Paasvlaggetjesaantal 8
Kunstbloemenaantal 20
Decoratieve paastakkenaantal 6
Kunststof paaseierenaantal 80
Tafelkledenaantal 10
Paasbeeldjesaantal 12
Krijtbordenaantal 3
Pijlbordenaantal 6
Kostuumaccessoiresaantal 20
Achtergronddoekaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische doorloop minimaal 7 dagen vóór de voorstelling. Test dan de draadloze microfoons, luidsprekers, podiumspots, verlengkabels en het mengpaneel met de volledige opstelling.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 5 dagen vooraf en bevestig daarna het bezoekersaantal. Zo kun je het aantal stoelen, programmaboekjes, koffiekopjes, glazen en cateringporties nog aanpassen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve overzicht uiterlijk 3 dagen vóór de voorstelling door aan de catering. Wachten tot de laatste repetitie laat te weinig ruimte voor wijzigingen.
Maak naast het decorontwerp een aparte rekwisietenlijst en controleer die bij de laatste repetitie. Pas dan zie je of kostuums, paasdecoratie en alle voorwerpen per scène daadwerkelijk beschikbaar zijn.
Instrueer vrijwilligers tijdens een korte briefing op de dag zelf, vóór de ontvangst begint. Verdeel daarbij de ontvangsttafel, garderobe, stoelen, catering en techniek over vaste personen in plaats van taken mondeling door te geven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paasvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, programma, script en rollen. Reserveer catering en techniek uiterlijk 6 weken vooraf, omdat wijzigingen in de laatste 2 weken meestal lastig op te lossen zijn.
Wanneer moet je de repetities voor een paasvoorstelling plannen?: Maak het repetitierooster direct nadat de rollen zijn verdeeld en plan minimaal 4 volledige repetities. Zet de laatste repetitie 1 tot 3 dagen vóór de voorstelling en plan de technische doorloop afzonderlijk, minstens 7 dagen vooraf.
Wanneer sluit je de aanmeldingen voor een paasvoorstelling?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 5 dagen vóór de voorstelling. Bevestig daarna het bezoekersaantal en de cateringhoeveelheden, zodat je nog tijd hebt om stoelen, servies en programmaboekjes bij te stellen.
Wanneer regel je de techniek voor een paasvoorstelling?: Reserveer microfoons, luidsprekers, mengpaneel en verlichting uiterlijk 6 weken vooraf. Test alle apparatuur tijdens een technische doorloop en controleer daarbij ook verlengkabels, stekkerdozen en de laptop minimaal 7 dagen voor de voorstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.