Eine Osteraufführung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Osteraufführung müssen Bühne, Rollen, Proben, Technik und Empfang rechtzeitig zusammenpassen. Beginne mit Termin und Ort, lege danach Programm und Besetzung fest und plane die Proben rückwärts vom Aufführungstag. Einladungen, Catering und Anmeldungen brauchen feste Fristen, damit Besucherzahl und Mengen nicht im Unklaren bleiben. Besonders häufig werden die technische Generalprobe, Requisiten und die Betreuung am Empfang zu spät organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Vorführungsprogramm festlegen
3 Personen
3
Drehbuch und Rollen verteilen
3 Personen
4
Probenplan erstellen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
9
Reservierung der Location bestätigen
10
Catering reservieren
2 Personen
11
Technik reservieren
2 Personen
12
Dekorentwurf ausarbeiten
3 Personen
13
Requisitenliste erstellen
2 Personen
14
Osterdekorationen besorgen
2 Personen
15
Requisiten besorgen
2 Personen
16
Kostüme anprobieren
4 Personen
17
Technische Generalprobe planen
3 Personen
18
Programmheft gestalten
2 Personen
19
Programmhefte drucken
2 Personen
20
Letzte Probe durchführen
8 Personen
21
Anmeldungen schließen
22
Besucherzahl bestätigen
2 Personen
23
Cateringmengen bestätigen
2 Personen
24
Freiwillige einweisen
3 Personen
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Kleidung und Requisiten bereitlegen
3 Personen
28
Programmhefte falten
3 Personen

Event

29
Location öffnen
2 Personen
30
Saal und Foyer inspizieren
2 Personen
31
Bühne und Spielfläche freimachen
3 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
34
Dekor aufbauen
4 Personen
35
Requisiten bereitstellen
3 Personen
36
Licht und Ton testen
3 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
38
Snacks bereitstellen
3 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Programm- und Routenschild aufstellen
2 Personen
41
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
42
Künstler umkleiden
4 Personen
43
Technische Endkontrolle durchführen
3 Personen
44
Publikum empfangen
4 Personen
45
Programmhefte verteilen
2 Personen
46
Aufführung begleiten
4 Personen
47
Pausengetränke servieren
4 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Snacks nachfüllen
2 Personen
50
Zweite Vorstellung begleiten
4 Personen
51
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
52
Abendempfang vorbereiten
3 Personen
53
Abendhäppchen servieren
4 Personen
54
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
57
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

58
Geschirr sammeln
3 Personen
59
Abfall sammeln
3 Personen
60
Küche reinigen
3 Personen
61
Saal reinigen
4 Personen
62
Dekoration abbauen
4 Personen
63
Requisiten einpacken
3 Personen
64
Technik ausschalten
2 Personen
65
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
66
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
68
Kostüme waschen und verstauen
2 Personen
69
Deko und Requisiten einlagern
3 Personen
70
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
71
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 100
KlappischeAnz. 8
EmpfangstischAnz. 2
KleiderständerAnz. 3
GarderobenbügelAnz. 100

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Präsentationsklicker

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 4
LED-LichterkettenAnz. 6

Dekoration

OsterfähnchenAnz. 8
KunstblumenAnz. 20
Dekorative OsterzweigeAnz. 6
Kunststoff-OstereierAnz. 80
TischdeckenAnz. 10
OsterfigurenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 3
WegweiserAnz. 6
KostümaccessoiresAnz. 20
HintergrundtuchAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort zuerst fest und bestätige die Reservierung spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Aufführung. Erst danach lassen sich Einladungen, Catering und Technik verbindlich planen.
Verteile Drehbuch und Rollen frühzeitig und erstelle einen Probenplan mit mindestens einer Probe pro Woche. Plane zusätzlich eine vollständige letzte Probe, bei der auch Kostüme, Requisiten und Übergänge getestet werden.
Plane die technische Generalprobe nicht am selben Tag wie die Aufführung. Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Präsentationsklicker und Bühnenstrahler mindestens 3 bis 5 Tage vorher gemeinsam.
Schließe die Anmeldungen 7 bis 10 Tage vor dem Termin und bestätige danach Besucherzahl, Ernährungswünsche und Cateringmengen. So fehlen weder Stühle noch Tassen, Gläser, Teller oder Besteck.
Bereite Empfang und Garderobe am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Einlass vor. Stelle Empfangstisch, Stühle, Klapptische, Kleiderständer und Bügel bereit und weise freiwillige Helfer kurz in ihre Aufgaben ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Osteraufführung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Ort, Programm, Rollen, Proben, Einladungen, Catering und Technik nacheinander verbindlich planen.
Wie viele Proben braucht eine Osteraufführung?: Plane mindestens 4 bis 6 reguläre Proben ein, abhängig von Stücklänge und Besetzung. Eine vollständige letzte Probe und eine separate technische Generalprobe sollten zusätzlich stattfinden.
Wann sollte man die Einladungen zur Osteraufführung verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vor der Aufführung, damit du Besucherzahl und Catering rechtzeitig bestätigen kannst.
Wann muss die Technik für eine Osteraufführung getestet werden?: Reserviere die Technik spätestens 3 bis 4 Wochen vorher und teste sie 3 bis 5 Tage vor der Aufführung. Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Kabel und Beleuchtung sollten dabei mit dem tatsächlichen Programm geprüft werden.

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