Zo organiseer je een paasmarkt zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en benodigde vergunningen voordat je kraamhouders uitnodigt. Werk daarna de marktindeling uit, leg afspraken schriftelijk vast en houd aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen bij. In de laatste week draait alles om bevestigen: vrijwilligers, leveringen, weersverwachting, voorraad en bewegwijzering. Plan de opbouw ruim vóór openingstijd, zodat marktkramen, tafels, kassa- en informatietafel op hun plek staan voordat bezoekers komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Marktindeling uitwerken
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Reserveringen maken
9
Kraamhouders bevestigen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Leveringen bevestigen
13
Plattegrond afdrukken
14
Naamkaartjes maken
2 personen
15
Prijskaartjes maken
2 personen
16
Routeborden voorbereiden
2 personen
17
Voorraad controleren
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
21
Decoratie sorteren
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Marktkramen uitladen
4 personen
26
Partytenten opbouwen
6 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Kramen inrichten
8 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Stroompunten aansluiten
2 personen
33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
35
Allergeneninformatie klaarleggen
2 personen
36
Toiletten controleren
2 personen
37
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

38
Kraamhouders ontvangen
2 personen
39
Bezoekers verwelkomen
3 personen
40
Informatiepunt bemannen
2 personen
41
Kassa bemannen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Eetwaren aanvullen
2 personen
46
Tafels schoonhouden
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
49
Parkeerroute aanwijzen
2 personen
50
Verlichting inschakelen
2 personen
51
Muziek bedienen
52
Verloren voorwerpen registreren
53
Laatste verkoop aankondigen
54
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

55
Kassa afsluiten
2 personen
56
Overgebleven eten koelen
2 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
59
Decoratie verwijderen
3 personen
60
Verlichting veilig uitschakelen
2 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Locatie vegen
3 personen
63
Toiletten schoonmaken
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Materialen drogen en opbergen
3 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Borg en sleutels afhandelen
68
Gevonden voorwerpen afhandelen
69
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 10
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Kassa-tafel
Informatietafel
Afvalbakkenaantal 8

Decoratie

Paasvlaggenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 10
Paasdecoratieaantal 30
Kunstbloemenaantal 12
Paastakkenaantal 6
Decoratieve eierenaantal 100
Mandjesaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 14
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Wasknijpersaantal 100

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Kassarekenmachinesaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 60
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Snijmessenaantal 6
Keukenschortenaantal 8
Ovenwantenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handschoenenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en meldingen direct na het vastleggen van de locatie. Regel dit niet pas wanneer de uitnodigingen al zijn verstuurd; een markt kan extra eisen hebben voor kramen, verkoop en stroom.
Maak de marktindeling zodra de eerste kraamhouders reageren. Reserveer vaste plekken voor de informatietafel, kassa-tafel, afvalbakken en een duidelijke looproute tussen de marktkramen.
Bevestig kraamhouders en vrijwilligers uiterlijk één week vooraf opnieuw. Zet per vrijwilliger een taak en tijdstip op papier, zodat ontvangst, kassa, voorraad en opruimen niet bij één persoon blijven liggen.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vóór de markt en bereid partytenten, tafelkleden en bevestigingsmateriaal voor. Wind of regen merk je vooral bij de opbouw; wacht daarom niet tot de ochtend zelf.
Tel houdbare voorraad en betaalmiddelen vóór het boodschappen doen. Controleer ook betaalterminals, geldkistjes, kassarekenmachines, oplaadkabels, verlengkabels en stekkerdozen voordat alles wordt ingeladen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paasmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van kraamhouders. Plan de definitieve bevestigingen, voorraadcontrole en opbouwinstructies in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet je kraamhouders voor een paasmarkt uitnodigen?: Nodig kraamhouders ongeveer 6 tot 8 weken vooraf uit, zodat je aanmeldingen en de marktindeling tijdig kunt verwerken. Bevestig hun plek uiterlijk 1 week voor de markt opnieuw.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een paasmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst en informatietafel, 1 voor de kassa en 1 voor de voorraad of catering. Voeg bij een grotere markt per extra werkgebied minstens 1 aanspreekpunt toe en maak diensten van ongeveer 2 uur.
Wanneer bereid je koffie, thee en hapjes voor een paasmarkt?: Zet houdbare voorraad de dag ervoor klaar en bereid koffie, thee en hapjes op de ochtend van de markt. Vul koelboxen vlak voor vertrek, zodat gekoelde producten zo kort mogelijk buiten de koeling staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.