Organiser un marché de Pâques sans rien oublier

Un marché de Pâques se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par confirmer la date et le lieu, vérifiez les autorisations, puis construisez le plan des stands avant de contacter les exposants. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les réservations doivent être centralisés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. La dernière semaine sert surtout à confirmer les livraisons, imprimer les indications et vérifier le matériel, les stocks et les moyens de paiement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Faire les réservations
9
Confirmer les exposants
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Vérifier les prévisions météo
12
Confirmer les livraisons
13
Imprimer le plan
14
Créer des badges nominatifs
2 personnes
15
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
16
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
17
Vérifier les stocks
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
21
Trier la décoration
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Décharger les stands de marché
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
6 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Aménager les stands
8 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
35
Préparer les informations sur les allergènes
2 personnes
36
Vérifier les toilettes
2 personnes
37
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

38
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Tenir le point d'information
2 personnes
41
Tenir la caisse
2 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Réapprovisionner les aliments
2 personnes
46
Garder les tables propres
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
49
Définir l’itinéraire de stationnement
2 personnes
50
Allumer l’éclairage
2 personnes
51
Gérer la musique
52
Enregistrer les objets trouvés
53
Annoncer la dernière vente
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

55
Clôturer la caisse
2 personnes
56
Réfrigérer les restes
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Éteindre l’éclairage en toute sécurité
2 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Balayer le lieu
3 personnes
63
Nettoyer les toilettes
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Sécher et ranger le matériel
3 personnes
66
Retourner les matériels
2 personnes
67
Gérer la caution et les clés
68
Gérer les objets trouvés
69
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 12
Nappesqté 14
Table de caisse
Table d'information
Poubellesqté 8

Décoration

Drapeaux de Pâquesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Décoration de Pâquesqté 30
Fleurs artificiellesqté 12
Branches de Pâquesqté 6
Œufs décoratifsqté 100
Paniersqté 12
Décorations de tableqté 14
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Pinces à lingeqté 100

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Caisses enregistreusesqté 2
Téléphones portablesqté 3
Câbles de rechargeqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Batteries externesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 60
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Couteaux de découpeqté 6
Tabliers de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Gantsqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Établissez le plan des stands avant de confirmer les exposants. Prévoyez les tentes, les tables et les passages, puis gardez une zone identifiable pour la caisse et la table d’information.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les exposants, de créer les badges nominatifs et d’adapter l’aménagement.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et regroupez-les dans une seule liste. Pour le café et le thé, préparez le service la veille et gardez les boissons dans des glacières jusqu’à l’ouverture.
Contrôlez les paiements deux jours avant : terminaux, caisses à monnaie, téléphones, câbles de recharge, rallonges et multiprises. Un test rapide évite de découvrir une batterie vide au premier achat.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant et confirmez les livraisons le même jour. Le matin du marché, déchargez les stands avant la décoration et installez les panneaux de direction avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Pâques ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exposants et les réservations sont les éléments qui prennent le plus de temps.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Pâques ?: Fixez les inscriptions définitives environ 10 jours avant l’événement. Confirmez ensuite l’emplacement, les horaires d’arrivée et les besoins particuliers de chaque exposant.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Pâques ?: Vérifiez les stocks, la liste des courses, les livraisons, les badges, les étiquettes de prix et le plan imprimé. Testez aussi les terminaux de paiement et rechargez les téléphones au plus tard le soir précédent.
Quand installer les stands le jour du marché ?: Prévoyez l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture au public. Déchargez d’abord les stands et les tables, puis placez la signalétique, les stocks, la décoration et enfin la table de caisse.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.