Zo organiseer je een oudejaarsfeest zonder last-minute stress

Begin een oudejaarsfeest niet met versiering, maar met het definitieve aantal gasten, de ruimte en de eetwensen. Werk daarna toe naar een boodschappenlijst, een buffetindeling en een draaiboek voor de laatste twee dagen. Op de avond zelf moeten vooral drank, hapjes, muziek en verlichting klaarstaan voordat de eerste gasten binnenkomen. Met deze volgorde voorkom je dat je om 23.45 uur nog glazen zoekt, dieetmaaltijden uitpluist of kabels moet aansluiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitief aantal gasten bepalen
6
Indeling van de ruimte maken
7
Muziek afspeellijst samenstellen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken en houdbare voorraad halen
11
Servies en materialen controleren
12
Dieetmaaltijden apart markeren
13
Groente en fruit wassen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Desserts voorbereiden
2 personen
16
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
17
Buffettafels opstellen
2 personen
18
Tafels met tafelkleden dekken
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Verlichting plaatsen
2 personen
21
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Koffie- en theepunt inrichten
24
Hapjes op schalen leggen
2 personen
25
Toiletten controleren en aanvullen
26
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
2 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
32
Buffet openen
2 personen
33
Buffet aanvullen
2 personen
34
Dieetmaaltijden serveren
35
Dessert serveren
2 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Aftellen naar middernacht
38
Feestmuziek en toast verzorgen
2 personen
39
Gasten veilig uitgeleiden
2 personen

Nazorg

40
Eten en dranken opruimen
3 personen
41
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Versiering verwijderen
2 personen
45
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
46
Ruimte schoonmaken
3 personen
47
Toiletten schoonmaken
48
Voorraad en spullen controleren
49
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 60
Dessertbordjesaantal 60
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Karaffenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Ballonnenstandaardsaantal 4
Slingersaantal 8
Confettiaantal 4
Nieuwjaarsnummersaantal 2
Fotowand

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Theelichthoudersaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk 7 dagen vooraf en noteer dieetwensen apart. Markeer dieetmaaltijden bij het buffet, zodat je tijdens het feest niet opnieuw hoeft uit te zoeken welk gerecht voor wie bedoeld is.
Maak 2 dagen vooraf de houdbare boodschappen en dranken compleet. Zet gekoelde dranken uiterlijk 4 uur voor aanvang koud; gebruik koelboxen en ijsblokjesbakken als de koelkast niet genoeg ruimte heeft.
Zet tafels, stoelen en buffettafels eerst op hun plek voordat je tafelkleden, servies en versiering aanbrengt. Houd minstens één duidelijke looproute vrij tussen entree, buffet en zitplaatsen.
Bereid hapjes en desserts zo veel mogelijk de dag ervoor en leg de hapjes pas vlak voor ontvangst op serveerschalen. Was groente en fruit vooraf, maar bewaar gesneden producten gekoeld tot gebruik.
Sluit geluidsinstallatie, Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de gasten komen aan en test de afspeellijst 30 minuten vooraf. Controleer ook toiletten, koffie en thee, verlichting en de voorraad glazen voordat de avond begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een oudejaarsfeest organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast en verstuur de uitnodigingen daarna. Vraag een reactie uiterlijk 2 weken voor het feest, zodat je boodschappen en dieetmaaltijden op tijd kunt plannen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een oudejaarsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende alcoholvrije opties en zet gekoelde drank minstens 4 uur vooraf klaar.
Wanneer doe je de boodschappen voor een oudejaarsfeest?: Haal houdbare producten en dranken 2 dagen vooraf en koop verse groente, fruit en gekoelde ingrediënten uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer de boodschappenlijst nog een keer nadat het definitieve aantal gasten bekend is.
Wanneer zet je het buffet klaar op oudejaarsavond?: Zet tafels, stoelen en buffet uiterlijk 2 uur voor aanvang klaar en richt het buffet daarna in. Leg hapjes en desserts pas 15 tot 30 minuten voor ontvangst op schalen, zodat ze vers blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.