Zo organiseer je een oriëntatietocht

Begin niet met uitnodigingen, maar met de route, datum en locaties. Leg eerst vast waar deelnemers starten en finishen, hoeveel teams je verwacht en hoeveel tijd de tocht duurt. Werk daarna de route uit met controlepunten, test elk deel vooraf en regel op tijd vergunningen of meldingen. Pas als de praktische basis klopt, maak je deelnemersinformatie, deel je teams in en bereid je routekaarten, opdrachten en materialen voor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Route met kaart uitwerken
2 personen
5
Controlepunten bepalen
2 personen
6
Route vooraf testen
3 personen
7
Deelnemersinformatie opstellen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Teams indelen
2 personen
12
Routekaarten afdrukken
13
Controlepuntopdrachten afdrukken
14
Teamformulieren voorbereiden
15
Pijlen en routeborden maken
2 personen
16
Materialen en boodschappen ophalen
2 personen
17
Hapjes en soep voorbereiden
3 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Route opnieuw nalopen
3 personen
20
Start- en finishlocatie schoonmaken
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Startbalie inrichten
2 personen
23
Finishbalie inrichten
2 personen
24
Controlepunten uitzetten
6 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Teams registreren
2 personen
29
Routekaarten uitdelen
2 personen
30
Spelregels en veiligheid uitleggen
2 personen
31
Teams laten starten
2 personen
32
Controlepunten bemannen
6 personen
33
Route en deelnemers volgen
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Finishers registreren
2 personen
36
Soep en brood serveren
3 personen
37
Uitslagen controleren
2 personen
38
Prijzen uitreiken
2 personen
39
Routeborden en controleposten ophalen
6 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
43
Locatie schoon opleveren
2 personen
44
Materialen retourneren
2 personen
45
Gevonden voorwerpen sorteren
46
Uitslag en foto’s delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Partytentenaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Kompasaantal 15
Routekaartenaantal 60
Teamformulierenaantal 20
Klembordenaantal 12
Pionnenaantal 30
Routepijlenaantal 40
Controlepostbordenaantal 8
Stempelsetsaantal 8
Stopwatchesaantal 8
Prijzenaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 12
Fluitjesaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Soepkommenaantal 60
Lepelsaantal 60
Tangenaantal 6

Keuken

Soepketelsaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Eerstehulpkoffersaantal 3

Decoratie

Start- en finishbordenaantal 2
Pijlen voor startlocatieaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Test de volledige route uiterlijk één tot twee weken vooraf en loop haar op de dag zelf opnieuw na. Controleer daarbij niet alleen de afstand, maar ook pijlen, routeborden, donkere stukken en plekken waar deelnemers verkeerd kunnen lopen.
Plan per controlepunt een duidelijke opdracht en een verantwoordelijke. Leg formulieren, stempels, pionnen, een stopwatch en een communicatieoptie klaar; zo voorkom je dat een post pas bij de start nog moet worden ingericht.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bepaal uiterlijk een week vooraf hoeveel soep, hapjes en drinken nodig zijn. Koel dranken pas kort voor de start, zodat koelboxen niet onnodig lang bezet zijn.
Maak per team een routekaart, teamformulier en klembord en druk enkele extra sets af. Reserveer daarnaast powerbanks, portofoons of telefoons en controleer batterijen van ledlampen en zaklampen vóór vertrek.
Richt start en finish afzonderlijk in met tafels, stoelen en een duidelijke balie. Zet controlepunten ruim vóór de eerste deelnemers uit en plan minstens 30 minuten voor de start voor de laatste weercontrole en briefing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een oriëntatietocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, datum, start- en finishlocatie en eventuele vergunningen. Test de route uiterlijk 1 tot 2 weken voor de tocht en bereid de materialen in de laatste week voor.
Hoeveel controlepunten heeft een oriëntatietocht nodig?: Kies het aantal op basis van de route en de gewenste duur, maar plan meestal één controlepunt per 20 tot 30 minuten lopen. Voor een tocht van 2 uur kom je daarmee uit op ongeveer 4 tot 6 punten.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor het uitzetten van de route?: Reken voor een route met meerdere controlepunten op minstens 2 tot 3 uur op locatie, inclusief controle van pijlen, opdrachten en materialen. Plan op de dag zelf nog 30 tot 60 minuten voor een laatste controle.
Wat geef je deelnemers mee bij een oriëntatietocht?: Geef elk team minimaal een routekaart, teamformulier en schrijfmateriaal op een klembord. Vermeld vooraf de starttijd, verwachte duur, kledingadvies, contactnummer en wat deelnemers moeten doen bij verdwalen of slecht weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.