Cómo organizar una ruta de orientación paso a paso

Organizar una ruta de orientación empieza mucho antes de colocar las primeras flechas. Primero se fijan el recorrido, la fecha y los puntos de salida y llegada; después se prueban los tiempos, se tramitan los permisos y se forman los equipos. La información para participantes debe estar lista antes de abrir las inscripciones. El día del evento, la señalización, los controles, las comunicaciones y la zona de meta deben quedar preparados con margen suficiente.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la ruta y la fecha
2 personas
2
Reservar la salida y la meta
3
Gestionar permisos y notificaciones
4
Desarrollar la ruta con mapa
2 personas
5
Definir los puntos de control
2 personas
6
Probar la ruta previamente
3 personas
7
Preparar la información para los participantes
8
Enviar invitaciones
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Asignar equipos
2 personas
12
Imprimir mapas de ruta
13
Imprimir las tareas de los puntos de control
14
Preparar los formularios del equipo
15
Hacer flechas y carteles de ruta
2 personas
16
Recoger materiales y compras
2 personas
17
Preparar aperitivos y sopa
3 personas
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Repasar la ruta de nuevo
3 personas
20
Limpiar la zona de salida y meta
2 personas
21
Colocar mesas y sillas
3 personas
22
Montar la mesa de inscripción
2 personas
23
Montar el mostrador de meta
2 personas
24
Marcar los puntos de control
6 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar café y té
2 personas

Evento

27
Recepción de participantes
3 personas
28
Registrar equipos
2 personas
29
Repartir mapas de ruta
2 personas
30
Explicar las reglas del juego y la seguridad
2 personas
31
Hacer que los equipos empiecen
2 personas
32
Atender los puntos de control
6 personas
33
Seguir la ruta y a los participantes
2 personas
34
Rellenar las bebidas
2 personas
35
Registrar a los finalistas
2 personas
36
Servir sopa y pan
3 personas
37
Comprobar los resultados
2 personas
38
Entregar premios
2 personas
39
Recoger los carteles de ruta y los puntos de control
6 personas

Seguimiento

40
Recoger la basura
3 personas
41
Recoger mesas y sillas
3 personas
42
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
43
Dejar el recinto limpio
2 personas
44
Devolver los materiales
2 personas
45
Clasificar los objetos perdidos
46
Compartir los resultados y las fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 60
Carpas de fiestacant. 2
Percheroscant. 2

Material deportivo

Brújulacant. 15
Mapas de rutacant. 60
Formularios del equipocant. 20
Portapapelescant. 12
Conoscant. 30
Flechas de rutacant. 40
Carteles de los puestos de controlcant. 8
Sets de selloscant. 8
Cronómetroscant. 8
Premioscant. 3
Chalecos reflectantescant. 12
Silbatoscant. 8

Equipo

Walkie-talkiescant. 8
Teléfonos móvilescant. 4
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazones para sopacant. 60
Cucharascant. 60
Pinzascant. 6

Cocina

Ollas para sopacant. 3
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Escoba y recogedorcant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 3

Decoración

Carteles de salida y metacant. 2
Flechas para el punto de partidacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define la ruta con un mapa y pruébala completa antes de anunciarla. Comprueba cuánto tarda cada tramo y añade margen para cruces, desniveles y participantes que se orienten más despacio.
Cierra los permisos y las notificaciones antes de enviar las invitaciones. Para una ruta con salida, meta y varios puntos de control, confirma también quién será responsable de cada puesto y cómo se comunicará con la organización.
Abre las inscripciones solo cuando tengas clara la información que recibirán los equipos: horarios, punto de encuentro, dificultad, material necesario y normas. Recoge las preferencias dietéticas durante el registro para no resolverlas a última hora.
Prepara mapas, formularios, tareas de los controles, flechas y carteles por puestos separados y etiquetados. Lleva copias de reserva: un mapa perdido o un formulario mojado puede detener la salida de un equipo.
El día anterior revisa de nuevo el recorrido y el pronóstico. Llega con tiempo para marcar los controles, montar inscripción y meta, colocar mesas y sillas, enfriar las bebidas y comprobar que walkie-talkies, teléfonos, baterías y linternas funcionan.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una ruta de orientación?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas permisos, reservas y varias personas en los controles. Deja la prueba completa de la ruta y la preparación de mapas para los últimos 7 días.
¿Cuánto tiempo se necesita para probar el recorrido?: Reserva una jornada completa para recorrerlo sin prisas y comprobar cada control, cruce y flecha. Haz una segunda revisión entre 24 y 48 horas antes, especialmente después de lluvia o cambios en el terreno.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía las instrucciones básicas al abrir las inscripciones y confirma horarios, equipos y punto de salida al menos 3 días antes. Si cambia la ruta por el tiempo, comunícalo tan pronto como sea posible.
¿Qué se prepara primero el día de la ruta?: Empieza por revisar la ruta y marcar los puntos de control antes de montar la inscripción y la meta. Deja al menos 2 horas para señalización, mesas, formularios, comunicaciones y una comprobación final del material.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.