Een operavoorstelling organiseren: zo pak je het aan

Begin met de zaal, de uitvoerders en het programma; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Leg vervolgens speelduur, begroting en entreeprijs vast voordat je de kaartverkoop opent. Werk daarna tegelijk aan publiekswerving, techniek en ontvangst, zodat dieetwensen, toegankelijkheid en vervoersvragen niet op het laatste moment blijven liggen. In de laatste week controleer je kaarten, gastenlijst, podiumindeling, partituren, cue-lijst en cateringhoeveelheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Uitvoerders en repetities bevestigen
3
Programma en speelduur vastleggen
2 personen
4
Begroting en entreeprijs bepalen
2 personen
5
Kaartverkoop openen
6
Uitnodigingen opstellen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotietekst publiceren
9
Affiches verspreiden
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vervoersvragen inventariseren
13
Catering reserveren
14
Programmaboekje opmaken
15
Programmaboekjes laten drukken
16
Betaalde kaarten controleren
17
Gastenlijst bijwerken
18
Naamkaartjes voorbereiden
19
Toegankelijkheid bevestigen
20
Parkeerinformatie versturen
21
Technische wensen controleren
2 personen
22
Partituren en cue-lijst printen
2 personen
23
Podiumindeling uitwerken
2 personen
24
Consumpties inkopen
2 personen
25
Cateringhoeveelheden controleren
26
Kleding en rekwisieten verzamelen
3 personen
27
Techniek en verlengkabels testen
2 personen
28
Garderobeplek inrichten
2 personen
29
Kassa en betaalmiddelen testen
2 personen
30
Publieksinformatie klaarleggen
31
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
34
Podium en speelruimte inrichten
4 personen
35
Decor en rekwisieten plaatsen
3 personen
36
Verlichting en techniek aansluiten
2 personen
37
Garderobe klaarzetten
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
3 personen
41
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
42
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

43
Artiesten ontvangen
2 personen
44
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
45
Laatste geluidscontrole uitvoeren
2 personen
46
Kaarten en gastenlijst controleren
2 personen
47
Publiek verwelkomen
3 personen
48
Garderobe aannemen
2 personen
49
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Voorstelling aankondigen
52
Eerste akte begeleiden
3 personen
53
Pauzehapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Tweede akte begeleiden
3 personen
56
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
57
Artiesten bedanken
2 personen
58
Nazit en drankjes serveren
3 personen
59
Garderobe uitgeven
2 personen

Nazorg

60
Rekwisieten veilig opbergen
3 personen
61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
2 personen
65
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
66
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
67
Decoratie verwijderen
2 personen
68
Garderobe opruimen
2 personen
69
Overgebleven eten verpakken
2 personen
70
Locatie opleveren
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Ongebruikte boodschappen opbergen
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Bedankbericht versturen
75
Foto's en bestanden archiveren
76
Facturen en bonnetjes verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 90
Waterglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 60
Dessertbordenaantal 90
Gebaksvorkjesaantal 90
Theelepelsaantal 60
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Muziekstandaardsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Gordijnenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Kaarshoudersaantal 12
LED-kaarsenaantal 24
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesse naantal 3
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Afwasteiltjesaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal pas definitief nadat je de technische wensen hebt gecontroleerd. Controleer onder meer microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, mengpaneel, muziekstandaards en voldoende stroompunten voor verlengkabels en stekkerdozen.
Open de kaartverkoop zodra programma, speelduur en entreeprijs vaststaan. Plan de eerste publiekscommunicatie minimaal 4 tot 6 weken voor de voorstelling en houd aanmeldingen en betaalde kaarten in één actuele lijst bij.
Verzamel dieetwensen en vervoersvragen bij de aanmelding, niet pas tijdens de ontvangst. Stuur parkeer- en bereikbaarheidsinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf en bevestig toegankelijkheid rechtstreeks met de locatie.
Maak de podiumindeling en cue-lijst uiterlijk 1 week voor de voorstelling. Print partituren en cue-lijsten met een reserve-exemplaar, zodat een ontbrekende pagina of technische wijziging niet tot vertraging leidt.
Controleer catering en consumpties op aantallen én servies. Tel bijvoorbeeld wijnglazen, waterglazen, koffiekopjes en serveerbladen naast stoelen en tafels; een tekort valt meestal pas op vlak voor de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een operavoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met zaal, uitvoerders en programma. Open de kaartverkoop daarna minimaal 4 tot 6 weken voor de speeldatum, zodat er tijd is voor uitnodigingen en promotie.
Wanneer leg je de speelduur van een opera vast?: Leg de speelduur vast zodra het programma en de uitvoerders bevestigd zijn, idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Neem ook eventuele pauzes mee, omdat die invloed hebben op catering, publieksinformatie en de planning van de zaal.
Wanneer controleer je de techniek voor een operavoorstelling?: Doe een eerste technische controle ongeveer 2 weken vooraf en een laatste controle in de week van de voorstelling. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, muziekstandaards, kabels en reservebatterijen op de locatie zelf.
Hoeveel catering heb je nodig bij een operavoorstelling?: Baseer de catering op het actuele aantal betaalde kaarten, gasten en uitvoerders en controleer de aantallen uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf. Tel daarnaast servies en dranken apart, zodat bijvoorbeeld waterglazen en koffiekopjes niet worden meegerekend als algemene voorraad.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.