Eine Opernaufführung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Opernaufführung hängen Künstler, Proben, Saal, Technik und Ticketverkauf eng zusammen. Beginne deshalb nicht mit der Werbung, sondern sichere zuerst Veranstaltungsort, Besetzung, Programm und Spieldauer. Danach folgen Budget, Eintrittspreise und Kartenverkauf, bevor du Einladungen, Plakate und Besucherinformationen verschickst. In den letzten Wochen prüfst du Bühnenaufteilung, Partituren, Cue-Liste, Barrierefreiheit, Catering und den Einlass, damit am Veranstaltungstag nichts Grundsätzliches fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2
Künstler und Proben bestätigen
3
Programm und Spieldauer festlegen
2 Personen
4
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
5
Ticketverkauf eröffnen
6
Einladungen erstellen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbetext veröffentlichen
9
Plakate verteilen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Transportfragen ermitteln
13
Catering reservieren
14
Programmheft gestalten
15
Programmhefte drucken lassen
16
Bezahlte Karten kontrollieren
17
Gästeliste aktualisieren
18
Namensschilder vorbereiten
19
Barrierefreiheit bestätigen
20
Parkinformationen versenden
21
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
22
Partituren und Cue-Liste drucken
2 Personen
23
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
24
Getränke einkaufen
2 Personen
25
Cateringmengen kontrollieren
26
Kleidung und Requisiten zusammenstellen
3 Personen
27
Technik und Verlängerungskabel testen
2 Personen
28
Garderobenbereich einrichten
2 Personen
29
Kasse und Zahlungsmittel testen
2 Personen
30
Publikumsinformationen bereitlegen
31
Saal und Foyer reinigen
3 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
34
Bühne und Spielfläche einrichten
4 Personen
35
Dekor und Requisiten aufbauen
3 Personen
36
Beleuchtung und Technik anschließen
2 Personen
37
Garderobe vorbereiten
2 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
40
Snacks bereitstellen
3 Personen
41
Programmhefte auslegen
2 Personen
42
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

43
Künstler empfangen
2 Personen
44
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
45
Letzte Klangprobe durchführen
2 Personen
46
Karten und Gästeliste prüfen
2 Personen
47
Publikum begrüßen
3 Personen
48
Garderobe annehmen
2 Personen
49
Programmhefte verteilen
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Vorstellung ankündigen
52
Ersten Akt begleiten
3 Personen
53
Pausensnacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Zweiten Akt begleiten
3 Personen
56
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
57
Künstler bedanken
2 Personen
58
Nachsitzen und Getränke servieren
3 Personen
59
Garderobe ausgeben
2 Personen

Nachbereitung

60
Requisiten sicher aufbewahren
3 Personen
61
Technik ausschalten
2 Personen
62
Geschirr sammeln
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Abfall sammeln
2 Personen
65
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
66
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
67
Dekoration entfernen
2 Personen
68
Garderobe aufräumen
2 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
70
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
72
Unbenutzte Einkäufe verstauen
73
Fundgegenstände registrieren
74
Dankesnachricht versenden
75
Fotos und Dateien archivieren
76
Rechnungen und Quittungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 8
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
KlappischeAnz. 2

Geschirr

WeingläserAnz. 90
WassergläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 60
DesserttellerAnz. 90
GebäckgabelnAnz. 90
TeelöffelAnz. 60
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
NotenständerAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
VorhängeAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 6
KerzenhalterAnz. 12
LED-KerzenAnz. 24
HinweispfeileAnz. 10

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
SpülbeckenAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Saal und Künstler zuerst und bestätige die Probentermine schriftlich. Ohne feste Spieldauer lassen sich weder Einlasszeiten noch Programmheft und Cateringmengen zuverlässig planen.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Budget, Eintrittspreis und Saalkapazität feststehen. Führe danach eine aktuelle Gästeliste und kontrolliere bezahlte Karten spätestens am Einlass.
Frage Ernährungswünsche und Transportfragen bereits bei der Anmeldung ab. Schicke Parkinformationen und Hinweise zur Barrierefreiheit spätestens 7 Tage vor der Aufführung an die Gäste.
Prüfe die technische Ausstattung gemeinsam mit dem Team vor einer Probe: Mikrofone, Ständer, Lautsprecher, Mischpult, Notenständer, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien gehören in denselben Kontrollgang.
Bestelle Catering nicht nur nach der Zahl der Anmeldungen, sondern gleiche die Mengen kurz vor dem Termin erneut ab. Plane außerdem Gläser, Tassen, Teller, Kannen und Serviertabletts für den Service ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Opernaufführung organisieren?: Beginne mindestens 6 Monate vorher, wenn Künstler, Saal und Proben noch abgestimmt werden müssen. Der Ticketverkauf sollte spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin starten.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Opernaufführung beginnen?: Eröffne den Verkauf, sobald Saal, Programm, Spieldauer, Budget und Eintrittspreis festgelegt sind. Praktisch sind 8 bis 12 Wochen Vorlauf, damit Einladungen und Plakate wirken können.
Wie viele Proben braucht eine Opernaufführung?: Die genaue Zahl hängt von Werk und Besetzung ab, aber plane mehrere gemeinsame Proben plus mindestens eine technische Probe im Saal ein. Die Bühnenaufteilung, Licht- und Tonabläufe sollten spätestens 1 bis 2 Tage vor der Aufführung getestet sein.
Wann muss man das Catering für eine Opernaufführung bestellen?: Reserviere das Catering etwa 4 bis 6 Wochen vorher und bestätige die endgültigen Mengen 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch Ernährungswünsche und die Zahl der angemeldeten Gäste vorliegen.

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