Zo organiseer je een openluchtfeest zonder last-minute stress

Begin een openluchtfeest niet met versiering, maar met de gastenlijst, de locatie en een plan voor regen. Verstuur de uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en dieetwensen en reserveer partytenten, tafels en stoelen voordat ze nodig zijn. Werk daarna in vaste volgorde: boodschappen en voorbereidingen, materialen ophalen, opbouw, buffet en drankenstation. Controleer op de dag zelf ook stroom, toiletbenodigdheden, afvalpunten en verlichting; juist die praktische zaken worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Gastenlijst definitief maken
5
Weersverwachting controleren
6
Partytent en tafels reserveren
7
Materialen ophalen
2 personen
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Dranken koelen
2 personen
10
Hapjes voorbereiden
3 personen
11
Salades voorbereiden
2 personen
12
Broodjes voorbereiden
2 personen
13
Servies klaarzetten
2 personen
14
Muziek afspeellijst maken
15
Licht controleren
16
Toiletbenodigdheden aanvullen
17
Afvalpunten voorbereiden
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Buffet opbouwen
3 personen
22
Drankenstation inrichten
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Verlichting ophangen
2 personen
25
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
26
Looproutes vrijmaken
2 personen
27
Eetgedeelte controleren

Event

28
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
29
Gasten verwelkomen
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Buffet bijvullen
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Koffie en thee schenken
2 personen
34
Afval verzamelen
2 personen
35
Tafels tussendoor afruimen
2 personen
36
Muziek bedienen
37
Verlichting inschakelen
38
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Eten en dranken opruimen
3 personen
40
Servies verzamelen
3 personen
41
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
42
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Terrein schoonmaken
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Materialen controleren
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8

Apparatuur

Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Tangen en lepelsaantal 12

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Koelelementenaantal 12
EHBO-doos

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de gastenlijst uiterlijk één week vooraf definitief. Dan kun je hoeveelheden voor hapjes, salades, broodjes, servies en zitplaatsen afstemmen op het werkelijke aantal gasten.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor aanvang. Bouw partytenten vroeg genoeg op en bepaal vooraf waar tafels, buffet en dranken bij regen droog blijven.
Koel dranken niet pas tijdens de opbouw. Zet koelboxen en ijsblokbakken enkele uren vooraf klaar en richt een apart drankenstation in, zodat het buffet niet volstaat met flessen en glazen.
Plan de opbouw in deze volgorde: tenten, tafels en stoelen, buffet, drankenstation, versiering, verlichting en geluidsinstallatie. Test draagbare speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat gasten arriveren.
Zet per afvalpunt een zak of bak en controleer toiletbenodigdheden vóór de eerste gast komt. Leg herbruikbare borden, kommen, glazen en bestek gegroepeerd klaar; zo voorkom je zoeken tijdens het serveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtfeest organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met uitnodigingen en het reserveren van partytenten, tafels en stoelen. Maak de gastenlijst en dieetwensen 7 dagen voor het feest definitief.
Hoeveel partytenten heb ik nodig voor een openluchtfeest?: Dat hangt af van het aantal gasten en de beschikbare overdekte ruimte. Reserveer naast zitplaatsen ook ruimte voor buffet en dranken; controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en houd een volledig droog alternatief aan.
Wanneer moet ik eten en drinken voorbereiden voor een openluchtfeest?: Bereid salades, hapjes en broodjes zo veel mogelijk op de dag zelf voor, zodat ze vers blijven. Koel dranken enkele uren vooraf en zet het buffet pas kort voor aanvang op.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een openluchtfeest op te bouwen?: Reken voor een opstelling met tenten, tafels, buffet, drankenstation, verlichting en geluid op minimaal 2 tot 3 uur met twee of meer helpers. Plan daarna nog 30 minuten voor testen en laatste controles.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.