Organiser une fête en plein air, étape par étape

Pour une fête en plein air, commence par les invités et les contraintes du lieu, puis avance vers la météo, le matériel et le repas. Les inscriptions servent à confirmer le nombre de personnes et les besoins alimentaires avant les achats. Prévois ensuite une solution de repli, une tente, des tables et un éclairage utilisable après la tombée du jour. Le jour J, installe d’abord les structures et les zones pratiques, puis le buffet, les boissons et la musique.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Finaliser la liste des invités
5
Vérifier les prévisions météo
6
Réserver une tente de réception et des tables
7
Récupérer le matériel
2 personnes
8
Faire les courses
2 personnes
9
Refroidir les boissons
2 personnes
10
Préparer les en-cas
3 personnes
11
Préparer les salades
2 personnes
12
Préparer les sandwichs
2 personnes
13
Préparer la vaisselle
2 personnes
14
Créer la playlist musicale
15
Vérifier l'éclairage
16
Ravitaillement des toilettes
17
Préparer les points de collecte des déchets
18
Monter les tentes de réception
4 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Monter le buffet
3 personnes
22
Installer le bar à boissons
2 personnes
23
Suspendre la décoration
2 personnes
24
Installer l'éclairage
2 personnes
25
Installer le système de sonorisation
2 personnes
26
Dégager les voies de circulation
2 personnes
27
Vérifier l'espace repas

Événement

28
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
29
Accueillir les invités
2 personnes
30
Servir des amuse-bouches
2 personnes
31
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Rassembler les déchets
2 personnes
35
Débarrasser les tables entre-temps
2 personnes
36
Gérer la musique
37
Allumer l’éclairage
38
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

39
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
40
Rassembler la vaisselle
3 personnes
41
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
42
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
43
Démonter les tentes de fête
4 personnes
44
Nettoyer le site
3 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Vérifier le matériel
2 personnes
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 2
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Ciseauxqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 80
Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8

Équipement

Enceinte portable
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 6
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Pinces et cuillèresqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Pains de glaceqté 12
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la fête. Tu pourras alors ajuster les quantités, repérer les allergies et finaliser la liste des invités avant de faire les courses.
Vérifie les prévisions météo 5 à 7 jours avant, puis à nouveau la veille. Une tente de réception, des tables et des chaises doivent être réservées assez tôt pour ne pas dépendre d’une livraison de dernière minute.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance : compte au moins 2 à 3 boissons par personne pour la première heure. Répartis-les dans plusieurs glacières ou distributeurs afin d’éviter une file unique au bar.
Prépare les salades, sandwichs et en-cas le plus près possible du service, puis couvre-les avec des plats adaptés. Garde les aliments sensibles au frais et prévois des ustensiles de service distincts pour chaque préparation.
Installe l’éclairage, les rallonges et la sonorisation avant l’arrivée des invités, puis teste chaque branchement. Place aussi les points de collecte des déchets et vérifie le ravitaillement des toilettes avant de monter le buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une fête en plein air ?: Lance les invitations environ 3 semaines avant la date et fixe les réponses définitives 10 jours à l’avance. Réserve la tente, les tables et les chaises dès que la date et le nombre estimé d’invités sont connus.
Que prévoir s’il pleut pour une fête en plein air ?: Prévois une tente de réception suffisamment grande pour protéger les invités, le buffet et les boissons, sans oublier un espace de circulation. Contrôle la météo 5 à 7 jours avant, puis la veille, afin d’ajuster l’installation.
Combien de boissons faut-il prévoir par personne ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en quantité accessible et refroidis les boissons au moins 4 heures avant le début.
Quand installer les tables et le buffet le jour de la fête ?: Monte les tentes et installe les tables et les chaises environ 3 heures avant l’arrivée des invités. Prépare ensuite le buffet, le bar, l’éclairage et la sonorisation, puis dispose les aliments au dernier moment.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.