Organiser une journée atelier ouvert, étape par étape

Une journée atelier ouvert se prépare d’abord autour des artistes, des horaires et du parcours des visiteurs. Fixez le programme avant d’inviter le public, puis attribuez chaque espace de travail et chaque démonstration. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les badges, les besoins alimentaires et le matériel par atelier. La dernière semaine doit être réservée aux essais techniques, à l’installation et aux détails souvent oubliés : signalétique, étiquettes des œuvres, câbles et boissons fraîches.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les horaires d'ouverture
2
Enregistrer les artistes participants
3
Créer l’agencement de l’atelier
4
Planifier le programme et les démonstrations
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Publier l’événement en ligne
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Créer la liste des participants et les badges
11
Inventorier les œuvres et les démonstrations
2 personnes
12
Attribuer les espaces de travail par atelier
13
Préparer le matériel par atelier
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
17
Étiqueter les œuvres d'art
2 personnes
18
Créer les panneaux de route et de sécurité
19
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
20
Nettoyer le lieu
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
3 personnes
22
Recouvrir les tables de travail
2 personnes
23
Installer les panneaux d’exposition
3 personnes
24
Exposer les œuvres d’art
3 personnes
25
Distribuer le matériel créatif
2 personnes
26
Aménager la table d'accueil
2 personnes
27
Aménager le point café et boissons
2 personnes
28
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
29
Préparer les étiquettes nominatives et les cartes du programme
30
Faire le briefing des participants

Événement

31
Ouvrir les portes et accueillir les visiteurs
2 personnes
32
Cocher les inscriptions
33
Orienter les visiteurs vers les ateliers
2 personnes
34
Accompagner les espaces de travail ouverts
3 personnes
35
Animer des démonstrations d’artistes
4 personnes
36
Encadrer les ateliers
3 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
40
Ranger les tables de travail entre-temps
2 personnes
41
Vider les poubelles
42
Informer les visiteurs de la fermeture

Suivi

43
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
44
Laver la vaisselle et le matériel
2 personnes
45
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
46
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
47
Nettoyer soigneusement les ateliers
3 personnes
48
Compter et ranger le matériel
2 personnes
49
Stocker les aliments restants
50
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
51
Rendre les articles empruntés
2 personnes
52
Remettre le lieu en état

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tabouretsqté 20
Murs d’expositionqté 8
Chevaletsqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 80
Cartes du programmeqté 80
Colle repositionnableqté 6
Ruban adhésifqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8

Éclairage

Éclairage de travailqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 12
Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 4
Bacs à vaisselleqté 3

Matériel d’art

Carnets de croquisqté 30
Papier à dessinqté 300
Crayonsqté 60
Crayons de couleurqté 60
Feutresqté 60
Peinture acryliqueqté 12
Pinceauxqté 40
Palettesqté 20
Bols de mélangeqté 30
Gamelles d’eauqté 20
Tabliers de protectionqté 30
Gants en nitrileqté 100
Film de protectionqté 4
Étagères de séchageqté 4
Étiquettesqté 100

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Épongesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant de créer les invitations. Prévoyez un programme lisible avec les heures des démonstrations, afin que les visiteurs sachent quand venir et où se rendre.
Attribuez un espace précis à chaque atelier avant de préparer le matériel. Vérifiez ensuite que les tables, chaises, tabourets, chevalets et murs d’exposition ne se gênent pas dans le parcours.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’ouverture pour établir la liste des participants et les badges. Utilisez aussi ce délai pour regrouper les besoins alimentaires et ajuster les quantités de vaisselle et de boissons.
Testez l’éclairage, les machines à café, les bouilloires et les rallonges au moins 24 heures avant l’accueil. Sécurisez les câbles avec des passe-câbles et gardez les multiprises hors des zones de circulation.
Installez la signalétique, les œuvres étiquetées et les cartes du programme avant l’arrivée du public. Gardez une réserve de ruban adhésif, de colle repositionnable, de gobelets et de carafes d’eau pour les corrections de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée atelier ouvert ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Les artistes, le programme et les invitations doivent être confirmés en premier, puis les inscriptions et l’aménagement peuvent être finalisés dans les deux dernières semaines.
Quand envoyer les invitations pour une journée atelier ouvert ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, dès que la date, les horaires et les artistes participants sont confirmés. Faites un rappel 7 à 10 jours avant l’ouverture pour récupérer les dernières inscriptions.
Combien de temps prévoir pour installer un atelier ouvert ?: Réservez au moins une demi-journée pour nettoyer le lieu, installer les tables et les chaises, monter les espaces d’exposition et disposer le matériel. Faites les tests techniques la veille, plutôt que le matin même.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée atelier ouvert ?: Contrôlez l’éclairage, les rallonges, les multiprises, la signalétique, les étiquettes des œuvres et le matériel de chaque atelier. Refroidissez les boissons et préparez les badges au plus tard la veille au soir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.