Tag des offenen Ateliers organisieren
Ein Tag des offenen Ateliers gelingt, wenn Besucher schnell verstehen, was sie wo erleben können. Beginne deshalb mit Datum, Öffnungszeiten und den teilnehmenden Künstlern, bevor du Einladungen und Online-Ankündigungen erstellst. Danach folgen Raumaufteilung, Vorführungen, Workshops und Anmeldungen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Beschriftungen, Materialien, Technik, Beleuchtung und sichere Wege. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Empfang und Betreuung statt für kurzfristige Reparaturen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten bestätigen
- 2
Teilnehmende Künstler festlegen
- 3
Ateliereinteilung erstellen
- 4
Programm und Vorführungen planen
2 Personen
- 5
Einladungen gestalten
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Veranstaltung online veröffentlichen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Besucherliste und Badges erstellen
- 11
Kunstwerke und Vorführungen inventarisieren
2 Personen
- 12
Arbeitsplätze pro Atelier zuweisen
- 13
Materialien pro Workshop bereitlegen
2 Personen
- 14
Einkaufsliste prüfen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
- 17
Kunstwerke beschriften
2 Personen
- 18
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
- 19
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
- 20
Location reinigen
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Arbeitstische abdecken
2 Personen
- 23
Ausstellungswände aufstellen
3 Personen
- 24
Kunstwerke ausstellen
3 Personen
- 25
Kreative Materialien verteilen
2 Personen
- 26
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 27
Kaffee- und Getränkestand einrichten
2 Personen
- 28
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
- 29
Namensaufkleber und Programmkarten bereitlegen
- 30
Teilnehmerbriefing geben
Event
- 31
Türen öffnen und Besucher empfangen
2 Personen
- 32
Anmeldungen abhaken
- 33
Besucher zu Ateliers leiten
2 Personen
- 34
Offene Arbeitsplätze begleiten
3 Personen
- 35
Künstlerdemos durchführen
4 Personen
- 36
Workshops betreuen
3 Personen
- 37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 38
Snacks auffüllen
2 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
- 40
Arbeitstische zwischendurch aufräumen
2 Personen
- 41
Mülleimer leeren
- 42
Besucher über den Abschluss informieren
Nachbereitung
- 43
Kunstwerke sicher verpacken
3 Personen
- 44
Geschirr und Materialien abwaschen
2 Personen
- 45
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
- 46
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
- 47
Ateliers gründlich reinigen
3 Personen
- 48
Materialien zählen und aufräumen
2 Personen
- 49
Übrig gebliebene Lebensmittel lagern
- 50
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
- 51
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 52
Veranstaltungsort übergeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 60
- HockerAnz. 20
- AusstellungswändeAnz. 8
- StaffeleienAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 50
- ServierschalenAnz. 12
- KannenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 80
- ProgrammkartenAnz. 80
- KleberAnz. 6
- KlebebandAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 8
Beleuchtung
- ArbeitsbeleuchtungAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ScherenAnz. 12
- WasserkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 3
Kunstmaterial
- SkizzenbücherAnz. 30
- ZeichenpapierAnz. 300
- BleistifteAnz. 60
- BuntstifteAnz. 60
- FilzstifteAnz. 60
- AcrylfarbeAnz. 12
- PinselAnz. 40
- PalettenAnz. 20
- MischschalenAnz. 30
- WasserschälchenAnz. 20
- SchutzschürzenAnz. 30
- NitrilhandschuheAnz. 100
- SchutzfolieAnz. 4
- TrockengestelleAnz. 4
- EtikettenAnz. 100
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- HandfegerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- SchwämmeAnz. 10
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst die Ateliereinteilung fest und plane pro Raum Arbeitsplätze, Sitzmöglichkeiten und Ausstellungswände. Rechne zusätzlich Platz für Besucher vor Vorführungen und für freie Wege ein.
- Plane Vorführungen und Workshops mit festen Startzeiten und begrenzten Plätzen. Erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Veranstaltung, damit Materialien und Getränke nicht zu knapp kalkuliert sind.
- Beschrifte Kunstwerke, Arbeitsplätze und Programmpunkte mindestens zwei Tage vorher. Namensschilder, Programmkarten und Wegweiser werden häufig vergessen oder erst vor dem Einlass gedruckt.
- Teste Technik, Beleuchtung und Verlängerungskabel am Vortag in den tatsächlichen Räumen. Kabelmatten und gut sichtbare Wegweiser verhindern, dass Besucher über Leitungen stolpern oder den nächsten Programmpunkt suchen müssen.
- Kühle Getränke erst nach dem Aufbau und stelle Kaffee, Wasser und wiederverwendbare Becher an einem festen Ausgabepunkt bereit. Räume, Tische, Stühle und Arbeitsflächen sollten spätestens 60 Minuten vor Öffnung fertig sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag des offenen Ateliers planen?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten und den teilnehmenden Künstlern. Einladungen und die Online-Ankündigung sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
- Plane mindestens drei Stunden für Möbel, Ausstellungswände, Kunstwerke, Arbeitsplätze und Beschilderung ein. Technik und Beleuchtung sollten zusätzlich am Vortag getestet werden, damit am Einlass noch 60 Minuten Puffer bleiben.
- Wann müssen Besucheranmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sein?
- Setze eine Frist sieben Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Besucherliste, Namensschilder, Workshopmaterialien sowie Getränke und Geschirr passend vorbereiten.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Tag des offenen Ateliers?
- Rechne bei einem mehrstündigen Besuch mit etwa zwei Getränken pro Person und den ersten drei Stunden, bei warmem Wetter mehr Wasser. Kaufe zusätzlich einen Puffer von rund 10 Prozent ein und stelle Wasser durchgehend bereit.
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