Zo organiseer je een open dag zonder last-minute chaos

Een open dag staat of valt met een duidelijke bezoekersroute en een programma dat op tijd vastligt. Begin met de datum, locatie en activiteiten en werk daarna terug naar uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en catering. Controleer vooraf ook vergunningen, toegankelijkheid en de weersverwachting. Op de dag zelf moeten informatieborden, naamkaartjes, routebordjes en materialen al klaarstaan, zodat bezoekers direct weten waar ze moeten zijn en medewerkers niet tegelijk ontvangst en opbouw hoeven te doen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimtes controleren
2 personen
3
Activiteiten voor bezoekers bepalen
3 personen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Flyers verspreiden
3 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
12
Inkooplijst controleren
2 personen
13
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
14
Plattegrond maken
15
Informatieborden voorbereiden
2 personen
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Routebordjes maken
2 personen
18
Vergunningen controleren
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
4 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen opstellen
3 personen
29
Informatiebalie inrichten
2 personen
30
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
31
Routebordjes plaatsen
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Activiteitenstations inrichten
5 personen
34
Spelmateriaal klaarleggen
3 personen
35
Cateringtafel inrichten
3 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Hapjes klaarzetten
3 personen
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
Toiletten controleren
2 personen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Deuren en ontvangst openen
4 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Programma toelichten
2 personen
45
Informatie verstrekken
2 personen
46
Rondleidingen begeleiden
3 personen
47
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
48
Spelactiviteiten begeleiden
3 personen
49
Demonstraties verzorgen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Servies verzamelen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
56
Voorraad controleren
57
Verlichting inschakelen
2 personen
58
Avondprogramma begeleiden
3 personen
59
Laatste bezoekers informeren
2 personen
60
Activiteiten afsluiten
3 personen
61
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

62
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Activiteitenmateriaal opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Catering opruimen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Partytenten afbreken
4 personen
72
Materialen retourneren
3 personen
73
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Statafelsaantal 4
Kledingrek
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Laptop
Printer
Lamineerapparaat

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Ballonnenpompaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 150
Pennenaantal 40
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 8
Ballenaantal 12
Hoepelsaantal 8
Spelletjesaantal 10
Knutseltafelkledenaantal 6
Kleurpotlodenaantal 20
Kleurplatenaantal 150
Schortenaantal 12

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemaantal 3
Blikvangersaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfecterende handgelaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de bezoekersroute minstens 4 weken vooraf vast. Controleer per ruimte hoeveel bezoekers er tegelijk passen en maak een plattegrond met ontvangst, activiteiten, catering en uitgang.
Plan vrijwilligers per tijdsblok van 2 tot 3 uur en geef elke post één duidelijke taak. Zorg dat bij de opening minimaal één persoon bezoekers ontvangt, één persoon de route bewaakt en één persoon technische vragen kan oplossen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de open dag en bereken catering per aangemelde bezoeker plus ongeveer 10% reserve. Zet houdbare producten eerder klaar, maar koel dranken en bederfelijke catering pas op het juiste moment.
Maak informatieborden en routebordjes groot genoeg om vanaf ongeveer 10 meter te lezen. Een microfoon en mobiele geluidsset zijn pas bruikbaar als je vooraf controleert waar stroompunten staan en het geluid in alle publieksruimtes verstaanbaar is.
Plan de opbouw met een vaste eindtijd, bijvoorbeeld 60 minuten vóór ontvangst van bezoekers. Controleer daarna het terrein op losse kabels, gladde plekken en onveilige doorgangen en zet materialen zoals klaptafels, stoelen en partytenten pas vrij nadat de looproute veilig is.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur uitnodigingen en verspreid flyers ongeveer 3 tot 4 weken voor de open dag. Reserveer uiterlijk 2 weken vooraf vrijwilligers, catering en eventuele materialen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Reken bij een kleine open dag op minimaal 1 vrijwilliger per 20 tot 30 gelijktijdige bezoekers, naast een coördinator. Plan extra mensen voor opbouw en afsluiting: meestal 2 tot 4 personen gedurende 1 tot 2 uur.
Hoeveel catering moet je inkopen voor een open dag?: Gebruik het aantal aanmeldingen als basis en tel ongeveer 10% reserve voor onverwachte bezoekers. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer controleer je de locatie voor een open dag?: Doe een eerste controle 2 tot 3 weken vooraf voor ruimtes, stroom, route en vergunningen. Controleer op de dag zelf direct bij opening het terrein, de kabels, bewegwijzering en opstelling. Doe daarnaast uiterlijk 24 uur vooraf een weerscheck als een deel buiten plaatsvindt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.