Tag der offenen Tür Schritt für Schritt organisieren

Ein Tag der offenen Tür gelingt, wenn Besucher jederzeit wissen, wohin sie gehen und was sie erwartet. Lege zuerst Datum, Programm und Räume fest, bevor du Einladungen, Helfer und Catering koordinierst. Plane getrennte Bereiche für Aktivitäten, Informationen, Getränke und Pausen ein. Besonders häufig werden Beschilderung, Anmeldungen, wetterfeste Ausstattung und der genaue Aufbau am Veranstaltungstag zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Standort und Räume prüfen
2 Personen
3
Aktivitäten für Besucher festlegen
3 Personen
4
Einladungen erstellen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Flyer verteilen
3 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
11
Cateringmengen berechnen
2 Personen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Aktivitätsmaterial kontrollieren
2 Personen
14
Lageplan erstellen
15
Informationsschilder vorbereiten
2 Personen
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Wegweiser erstellen
2 Personen
18
Genehmigungen prüfen
19
Wettervorhersage prüfen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Gelände auf Sicherheit prüfen
3 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Tische aufstellen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Informationsstand einrichten
2 Personen
30
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
31
Wegweiser aufstellen
2 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Aktivitätsstationen einrichten
5 Personen
34
Spielmaterial bereitlegen
3 Personen
35
Cateringtisch einrichten
3 Personen
36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
37
Snacks bereitstellen
3 Personen
38
Müllstationen aufstellen
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren
2 Personen
40
Beschallungsanlage testen
2 Personen
41
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

42
Türen und Empfang öffnen
4 Personen
43
Besucher registrieren
3 Personen
44
Programm vorstellen
2 Personen
45
Informationen bereitstellen
2 Personen
46
Führungen begleiten
3 Personen
47
Kreative Aktivität begleiten
3 Personen
48
Spielaktivitäten betreuen
3 Personen
49
Vorführungen durchführen
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Geschirr sammeln
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
56
Bestand prüfen
57
Beleuchtung einschalten
2 Personen
58
Abendprogramm betreuen
3 Personen
59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
60
Aktivitäten abschließen
3 Personen
61
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

62
Anlage ausschalten
2 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Material für Aktivitäten aufräumen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Catering aufräumen
3 Personen
69
Location reinigen
4 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Partyzelte abbauen
4 Personen
72
Materialien zurückgeben
3 Personen
73
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
74
Fundgegenstände registrieren
75
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
StehtischeAnz. 4
Kleiderständer
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 100
TellerAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
LebensmittelboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
Laptop
Drucker
Laminiergerät

Dekoration

BallonsAnz. 200
BallonpumpeAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
TischdekorationAnz. 12
NamensschilderAnz. 150
StifteAnz. 40
KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
KreidetafelnAnz. 8
KreidestifteAnz. 12

Sportmaterial

KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 8
BälleAnz. 12
ReifenAnz. 8
SpieleAnz. 10
BasteltischdeckenAnz. 6
BuntstifteAnz. 20
MalvorlagenAnz. 150
SchürzenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
BesenAnz. 3
BlickfängerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 6
Desinfektions-HändegelAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane das Programm zuerst und ordne jeder Aktivität einen Raum oder Außenbereich zu. So erkennst du früh, ob Sitzplätze, Stehtische, Strom oder ein mobiles Soundsystem benötigt werden.
Verschicke Einladungen und Flyer mindestens drei bis vier Wochen vorher. Bearbeite Anmeldungen laufend und notiere Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vor dem Termin.
Teile freiwillige Helfer in Schichten von zwei bis drei Stunden ein und benenne für jeden Bereich eine verantwortliche Person. Für Einlass, Informationen, Catering und Abbau brauchst du separate Zuständigkeiten.
Berechne Getränke und Catering nicht erst beim Einkauf. Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und prüfe zusätzlich Teller, Becher, Besteck sowie Kühlmöglichkeiten.
Erstelle Lageplan, Wegweiser und Informationsschilder spätestens drei Tage vorher. Am Veranstaltungstag selbst bleiben dann noch Sicherheitsprüfung, Aufbau, das Kühlen der Getränke und der Funktionstest von Mikrofon und Soundsystem.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Genehmigungen. Einladungen und Flyer sollten etwa drei bis vier Wochen vor dem Termin fertig sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine Ansprechperson pro zentralem Bereich ein: Einlass, Information, Aktivitäten und Catering. Bei vier Bereichen sind das mindestens vier Personen gleichzeitig; mit Schichten von zwei bis drei Stunden lässt sich die Belastung verteilen.
Wie viel Essen und Getränke braucht man beim Tag der offenen Tür?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Beim Essen solltest du Anmeldungen, erwartete Laufkundschaft und erfasste Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vorher zusammenführen.
Was muss am Tag der offenen Tür am Veranstaltungstag geprüft werden?: Öffne den Standort früh genug für Aufbau und Kontrolle, idealerweise mindestens zwei Stunden vor dem Besucherbeginn. Prüfe Gelände und Räume auf Sicherheit, kontrolliere Beschilderung und Aktivitäten und teste Mikrofon sowie Soundsystem.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.