Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin dejar cabos sueltos

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el recorrido del visitante está decidido antes de enviar la primera invitación. Empieza por fijar la fecha, el programa y las salas; después organiza las inscripciones, los voluntarios, las actividades y el catering. La señalización, las tarjetas de nombre y el plano suelen prepararse demasiado tarde, aunque son lo que evita dudas al llegar. Este plan te ayuda a avanzar en el orden correcto y a comprobar el recinto antes de abrir.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Comprobar el recinto y las salas
2 personas
3
Determinar actividades para los visitantes
3 personas
4
Redactar invitaciones
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Repartir flyers
3 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar voluntarios
2 personas
10
Hacer reservas
11
Calcular las cantidades de catering
2 personas
12
Revisar la lista de compras
2 personas
13
Comprobar el material de actividades
2 personas
14
Hacer el plano
15
Preparar los carteles informativos
2 personas
16
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
17
Hacer carteles de ruta
2 personas
18
Comprobar permisos
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar catering no perecedero
2 personas
23
Llevar materiales al lugar
4 personas
24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Comprobar la seguridad del recinto
3 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Montar mesas
3 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Montar el mostrador de información
2 personas
30
Montar la mesa de inscripción
2 personas
31
Colocar señales de ruta
2 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Montar estaciones de actividades
5 personas
34
Preparar el material del juego
3 personas
35
Montar la mesa de catering
3 personas
36
Preparar café y té
2 personas
37
Preparar los aperitivos
3 personas
38
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
39
Comprobar los baños
2 personas
40
Probar el sistema de sonido
2 personas
41
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

42
Abrir puertas y recepción
4 personas
43
Registrar a los visitantes
3 personas
44
Presentar el programa
2 personas
45
Proporcionar información
2 personas
46
Guiar visitas
3 personas
47
Coordinar la actividad creativa
3 personas
48
Coordinar las actividades del juego
3 personas
49
Ofrecer demostraciones
2 personas
50
Servir café y té
2 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Recoger la vajilla
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
56
Comprobar el inventario
57
Encender la iluminación
2 personas
58
Coordinar el programa de la noche
3 personas
59
Informar a los últimos visitantes
2 personas
60
Cerrar actividades
3 personas
61
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

62
Apagar el sistema de sonido
2 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Recoger el material de actividades
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Recoger el catering
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Desmontar las carpas
4 personas
72
Devolver los materiales
3 personas
73
Almacenar el material sobrante
2 personas
74
Registrar objetos perdidos
75
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Mantelescant. 12
Mesas altascant. 4
Perchero
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platoscant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 20
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externas recargablescant. 4
Portátil
Impresora
Laminadora

Decoración

Globoscant. 200
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Decoración de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 40
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 200
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12

Material deportivo

Conoscant. 30
Cuerdas para saltarcant. 8
Pelotascant. 12
Aroscant. 8
Juegoscant. 10
Manteles para manualidadescant. 6
Lápices de colorescant. 20
Libros para colorearcant. 150
Delantalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Faroles LEDcant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Escobacant. 3
Puntos de atraccióncant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Gel desinfectante para manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de redactar las invitaciones. Deja al menos 3 semanas para que lleguen las respuestas y puedas calcular asistentes, preferencias dietéticas y necesidades de cada actividad.
Diseña el recorrido del visitante sala por sala y prepara un plano sencillo. Coloca carteles de ruta en cada cambio de dirección y reserva una persona para recibir a quienes lleguen sin inscripción.
Asigna voluntarios con funciones concretas, no solo por turnos. Como mínimo, cubre la recepción, el control de salas, la atención de actividades y una persona de apoyo para incidencias.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y añade un margen del 10 % para bebidas, café y aperitivos. Enfría las bebidas con antelación y prepara el catering no perecedero el día anterior; lo fresco puede esperar hasta el día del evento.
Haz una comprobación final del recinto antes de transportar el material. Revisa permisos, seguridad, accesos, carpas si se usan, mesas, sillas, sonido, micrófono y material de actividades; hacerlo la víspera deja tiempo para corregir faltas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza al menos 4 semanas antes. Así puedes fijar el programa, enviar invitaciones, repartir flyers, gestionar inscripciones y asignar voluntarios antes de cerrar las cantidades de catering.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes de la jornada. Ese plazo permite recoger preferencias dietéticas, hacer reservas y revisar la lista de compras sin improvisar el último día.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula una persona por cada función principal: recepción, orientación, actividades y coordinación. Para un programa con varias salas, añade al menos 1 voluntario de apoyo por cada 2 salas abiertas al mismo tiempo.
¿Cuándo hay que preparar la señalización y el plano?: Prepara el plano y los carteles informativos entre 3 y 5 días antes. Comprueba el recorrido en el recinto y coloca las tarjetas de nombre, los carteles de ruta y la información definitiva antes de abrir las puertas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.