Comment organiser une journée portes ouvertes sans rien oublier

Une journée portes ouvertes se prépare d’abord comme un parcours visiteur : on fixe le programme, on vérifie les espaces, puis on organise les activités et les inscriptions. Ensuite viennent les invitations, les bénévoles, les réservations et les quantités de restauration. Les derniers jours servent surtout à confirmer le matériel, la signalétique, les autorisations et la météo. Ce déroulé évite les files à l’accueil, les espaces mal indiqués et les achats faits trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu et les espaces
2 personnes
3
Définir les activités pour les visiteurs
3 personnes
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Distribuer les flyers
3 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Calculer les quantités de catering
2 personnes
12
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
13
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
14
Créer le plan
15
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Créer des panneaux de direction
2 personnes
18
Vérifier les autorisations
19
Vérifier les prévisions météo
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
23
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Installer le comptoir d'information
2 personnes
30
Installer la table d’inscription
2 personnes
31
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer les postes d’activités
5 personnes
34
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
35
Installer la table traiteur
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
2 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

42
Ouvrir les portes et l’accueil
4 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
44
Présenter le programme
2 personnes
45
Fournir les informations
2 personnes
46
Accompagner les visites guidées
3 personnes
47
Encadrer l'activité créative
3 personnes
48
Encadrer les activités de jeux
3 personnes
49
Assurer les démonstrations
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
56
Vérifier les stocks
57
Allumer l’éclairage
2 personnes
58
Encadrer le programme du soir
3 personnes
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Clore les activités
3 personnes
61
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

62
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Ranger le matériel d'activités
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Ranger le service traiteur
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Démonter les tentes de fête
4 personnes
72
Retourner les matériels
3 personnes
73
Stocker les objets restants
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 12
Tables hautesqté 4
Portant à vêtements
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Laminatrice

Décoration

Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 150
Stylosqté 40
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Matériel de sport

Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 8
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 8
Jeuxqté 10
Nappes pour table de bricolageqté 6
Crayons de couleurqté 20
Coloriagesqté 150
Tabliersqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Balaiqté 3
Éléments pharesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par dessiner le parcours des visiteurs : accueil, activités, restauration, toilettes et sortie. Prévoyez les panneaux de direction avant l’arrivée du public, surtout si plusieurs espaces sont utilisés.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi ajuster les quantités de catering et prévoir les alternatives nécessaires.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures plutôt que de compter sur une présence continue. Désignez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les activités et une pour les imprévus.
Calculez les boissons et la vaisselle à partir du nombre d’inscrits, en gardant une marge de 10 à 15 %. Les gobelets réutilisables, les tasses à café, les plateaux et les ustensiles sont souvent oubliés alors qu’ils deviennent indispensables dès le premier service.
La veille, vérifiez les autorisations, les prévisions météo, le matériel d’activités et le plan d’installation. Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tables, les chaises, la sonorisation, les badges et les panneaux avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, envoyer les invitations, traiter les inscriptions, réserver le matériel et organiser les bénévoles sans faire les achats dans l’urgence.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant la date, puis un rappel 7 à 10 jours avant. Arrêtez les inscriptions quelques jours avant si vous devez confirmer la restauration ou répartir les visiteurs par activité.
Combien de bénévoles prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez environ 1 bénévole pour 15 à 20 visiteurs attendus, avec au moins trois fonctions couvertes en permanence : accueil, activités et orientation. Ajoutez une personne de réserve pour les pauses et les imprévus.
Quand préparer le matériel et la signalétique ?: Contrôlez la liste complète 3 à 5 jours avant, puis rassemblez et étiquetez le matériel la veille. Installez les panneaux, les badges, les tables et la sonorisation avant l’ouverture, idéalement 1 à 2 heures à l’avance.

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