Zo organiseer je een open dag op de gemeentewerf

Begin met het programma en de bezoekersstroom, niet met de catering. Leg eerst datum, openingstijden, demonstraties en rondleidingen vast. Controleer daarna vergunningen en veiligheidsrisico’s, zodat je weet welk terrein je kunt gebruiken en waar bouwhekken, verkeerskegels en afzetlint nodig zijn. Plan vervolgens vrijwilligers, leveranciers en communicatie. In de laatste week draait alles om testen, schoonmaken, bewegwijzering en een duidelijke ontvangstbalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Reserveringen maken
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Rondleidingen indelen
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Leveringen bevestigen
11
Machines selecteren
2 personen
12
Demonstraties voorbereiden
3 personen
13
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
14
Veiligheidsrisico's controleren
2 personen
15
Informatieborden voorbereiden
2 personen
16
Naambadges voorbereiden
17
Plattegrond afdrukken
18
Bewegwijzering afdrukken
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Catering bestellen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Terrein maaien en vegen
2 personen
23
Machines schoonmaken
3 personen
24
Machines veilig stallen
3 personen
25
Koelingen inschakelen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Tenten opbouwen
4 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Beveiligingshekken plaatsen
3 personen
31
Looproute afzetten
2 personen
32
Machines opstellen
5 personen
33
Demonstratiezones inrichten
4 personen
34
Informatieborden plaatsen
2 personen
35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
37
Catering klaarzetten
3 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
40
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Ontvangst bezoekers
3 personen
43
Aanmeldingen registreren
2 personen
44
Programma toelichten
2 personen
45
Rondleidingen begeleiden
4 personen
46
Machinedemonstraties begeleiden
4 personen
47
Verkeersstromen begeleiden
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Verlichting controleren
54
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
55
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Catering opruimen
3 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Tenten afbreken
4 personen
60
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
61
Beveiligingshekken verwijderen
3 personen
62
Machines terugplaatsen
5 personen
63
Afval sorteren
3 personen
64
Terrein schoonmaken
3 personen
65
Sanitair schoonmaken
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven catering opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Laptopsaantal 2
Kassaterminal
Mobiele verlichtingaantal 6

Veiligheid

Bouwhekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 6
Waarschuwingsbordenaantal 12
Veiligheidshelmenaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 25
Veiligheidsbrillenaantal 20
Gehoorbeschermingaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Presentatie

Informatiebordenaantal 12
Presentatiestandaardsaantal 8
Plattegrondenaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Gemeentevlaggenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare koffiekopjesaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsloten en wijs per groep een begeleider aan. Zo blijven bezoekers uit de buurt van werkzones en voorkom je dat demonstraties en rondleidingen door elkaar lopen.
Maak de bezoekersroute op een plattegrond en loop die vooraf zelf met een stopwatch. Controleer onderweg zichtlijnen, smalle doorgangen, tijdelijke kabels en plekken waar je extra waarschuwingsborden of afzetlint nodig hebt.
Regel de veiligheidsmiddelen per demonstratie, niet alleen per medewerker. Leg helmen, veiligheidsvesten, brillen en gehoorbescherming vóór opening klaar en controleer of machines veilig gestald zijn wanneer ze niet worden gebruikt.
Bevestig leveringen en catering uiterlijk enkele dagen vooraf opnieuw. Controleer ook koelkasten, koelboxen, koffiezetapparaten, waterkokers en verlengkabels; een ontbrekende stekkerdoos kan de ontvangst direct vertragen.
Maak de ontvangstbalie compleet met naambadges, plattegronden, bewegwijzering en een lijst met aanmeldingen. Wijs daarnaast één persoon aan voor portofooncontact en één persoon voor vragen, zodat vrijwilligers niet tegelijk bezoekers moeten ontvangen en veiligheidsbeslissingen nemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een open dag op een gemeentewerf te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, programma, vergunningen en reserveringen; plan de laatste week voor terreincontrole, leveringen, bewegwijzering en een volledige veiligheidsronde.
Wanneer moet je vergunningen voor een open dag op de gemeentewerf controleren?: Controleer vergunningen en meldingen direct nadat datum en programma zijn vastgelegd, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Demonstraties met machines, tijdelijke tenten, bezoekersroutes en verkeersmaatregelen kunnen extra voorwaarden opleveren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag op een gemeentewerf?: Plan minimaal één vrijwilliger per rondleiding en daarnaast mensen voor ontvangst, routebewaking en demonstraties. Bij meerdere gelijktijdige groepen werkt een indeling per tijdslot beter dan één algemene vrijwilligerslijst.
Wanneer maak je de gemeentewerf klaar voor de open dag?: Doe de grote schoonmaak en het maaien en vegen 1 tot 2 dagen vooraf. Controleer op de ochtend zelf de afzettingen, kabels, machines, koelingen, bewegwijzering en EHBO-koffers voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.