Tag der offenen Tür im Bauhof planen: der richtige Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Genehmigungsprüfung. Reservierungen, Einladungen und Helfereinteilung hängen davon ab und lassen sich später nur schwer kurzfristig ändern.
• Plane die Besucherroute vor der Auswahl der Vorführungen. Markiere Gefahrenstellen mit Bauzäunen, Verkehrskegeln und Warnschildern und lege fest, wo Sicherheitswesten, Schutzbrillen und Gehörschutz ausgegeben werden.
• Teile Führungen in feste Zeitfenster ein und plane pro Gruppe eine verantwortliche Person ein. So entstehen bei Maschinenpräsentationen keine unübersichtlichen Warteschlangen und Besucher gelangen nicht in abgesperrte Bereiche.
• Bestätige Lieferungen und Catering spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und schalte Kühlschränke und Kühlboxen am Veranstaltungstag frühzeitig ein.
• Mache am Vortag einen Rundgang über das gesamte Gelände: mähen und fegen, Maschinen reinigen und sicher abstellen, Beschilderung anbringen und Lagepläne auslegen. Teste außerdem Beschallungsanlage, Mikrofone, Funkgeräte und mobile Beleuchtung, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür im Bauhof planen?

Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Genehmigungen. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt, Führungen geplant und Freiwillige eingeteilt sein.

Wie organisiert man Führungen im Bauhof?

Lege feste Zeitfenster und eine maximale Gruppengröße passend zur Besucherroute fest. Teile pro Gruppe mindestens eine verantwortliche Person ein und plane zwischen den Führungen etwa 10 bis 15 Minuten Puffer ein.

Welche Sicherheitsmaßnahmen braucht ein Tag der offenen Tür im Bauhof?

Sperre Arbeits- und Maschinenbereiche mit Bauzäunen oder Absperrband ab und kennzeichne sie mit Warnschildern. Halte Sicherheitshelme, Westen, Schutzbrillen, Gehörschutz, Taschenlampen und einen Erste-Hilfe-Koffer bereit.

Wann sollte man Catering und Lieferungen bestätigen?

Bestätige Catering, Getränke und alle Lieferungen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Veranstaltungstag. Prüfe dabei auch Ernährungswünsche, Kühlmöglichkeiten und den geplanten Zeitpunkt der Anlieferung.