Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en el depósito municipal
Una jornada de puertas abiertas en un depósito municipal necesita una secuencia clara: primero se fijan la fecha, el programa y los permisos; después se organizan las inscripciones, las visitas y el personal. La preparación del recinto y de las máquinas debe avanzar en paralelo con la señalización y las medidas de seguridad. Este plan reúne 68 tareas y 62 materiales para que no olvides detalles que suelen resolverse demasiado tarde, como confirmar entregas, preparar acreditaciones o dejar listas las neveras.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Comprobar permisos
- 3
Hacer reservas
- 4
Redactar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Organizar visitas guiadas
2 personas
- 9
Asignar voluntarios
2 personas
- 10
Confirmar entregas
- 11
Seleccionar máquinas
2 personas
- 12
Preparar demostraciones
3 personas
- 13
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
- 14
Comprobar riesgos de seguridad
2 personas
- 15
Preparar los carteles informativos
2 personas
- 16
Preparar acreditaciones
- 17
Imprimir el plano
- 18
Imprimir la señalización
- 19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 20
Pedir el catering
- 21
Reunir los materiales
3 personas
- 22
Cortar y barrer el terreno
2 personas
- 23
Limpiar las máquinas
3 personas
- 24
Almacenar las máquinas de forma segura
3 personas
- 25
Encender los refrigeradores
- 26
Hacer la compra
2 personas
- 27
Montar tiendas
4 personas
- 28
Montar mesas
3 personas
- 29
Colocar las sillas
3 personas
- 30
Colocar vallas de seguridad
3 personas
- 31
Balizar el recorrido a pie
2 personas
- 32
Montar las máquinas
5 personas
- 33
Acondicionar las zonas de demostración
4 personas
- 34
Colocar los paneles informativos
2 personas
- 35
Colocar la señalización
2 personas
- 36
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 37
Preparar la restauración
3 personas
- 38
Preparar café y té
2 personas
- 39
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 40
Realizar el control de seguridad
3 personas
- 41
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
- 42
Recibir a los visitantes
3 personas
- 43
Registrar inscripciones
2 personas
- 44
Presentar el programa
2 personas
- 45
Guiar visitas
4 personas
- 46
Coordinar las demostraciones de máquinas
4 personas
- 47
Guiar los flujos de tráfico
2 personas
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Servir aperitivos
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Comprobar los baños
- 53
Comprobar la iluminación
- 54
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas
- 55
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 56
Recoger el catering
3 personas
- 57
Lavar la vajilla
2 personas
- 58
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 59
Desmontar las tiendas
4 personas
- 60
Retirar la señalización
2 personas
- 61
Retirar las vallas de seguridad
3 personas
- 62
Volver a colocar las máquinas
5 personas
- 63
Clasificar residuos
3 personas
- 64
Limpiar el recinto
3 personas
- 65
Limpiar los sanitarios
2 personas
- 66
Inventariar materiales
2 personas
- 67
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 68
Guardar la catering sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 6
- Mostrador de recepción
- Mesas altascant. 6
- Papeleracant. 8
- Percheroscant. 2
Equipo
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Equipo de sonido
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Walkie-talkies recargablescant. 6
- Portátilescant. 2
- Terminal de caja
- Iluminación móvilcant. 6
Seguridad
- Vallas de construccióncant. 20
- Conos de tráficocant. 20
- Cinta de balizamientocant. 6
- Señales de advertenciacant. 12
- Cascos de seguridadcant. 20
- Chalecos reflectantescant. 25
- Gafas de seguridadcant. 20
- Protección auditivacant. 20
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
- Extintorescant. 4
Presentación
- Paneles informativoscant. 12
- Soportes de presentacióncant. 8
- Planoscant. 150
- Folletos del programacant. 150
- Credencialescant. 40
- Portabadgescant. 40
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 10
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Banderas del municipiocant. 4
- Mantelescant. 12
- Arcos de globoscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de café reutilizablescant. 100
- Platos reutilizablescant. 100
- Cubiertos reutilizablescant. 120
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Acumuladores de fríocant. 20
Limpieza
- Sets de escobacant. 4
- Recogedores de basuracant. 4
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y los permisos antes de enviar invitaciones. Reserva las visitas guiadas con horarios concretos y deja margen entre grupos para evitar cruces en la ruta.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con antelación suficiente para encargar el catering según el número real de asistentes. Confirma la entrega antes del día de la jornada, no cuando ya esté montado el recinto.
- Define la ruta de visitantes antes de colocar carpas, mesas y demostraciones. Marca los cambios de dirección con señalización visible y separa las zonas de trabajo con vallas, conos o cinta de balizamiento.
- Asigna voluntarios a funciones concretas: recepción, acompañamiento, demostraciones y control de accesos. Entrega acreditaciones y comprueba que los walkie-talkies estén cargados antes de abrir las puertas.
- Haz una revisión final del terreno, las máquinas y los equipos eléctricos el día anterior. Corta y barre el espacio, limpia y almacena las máquinas de forma segura, y prueba sonido, iluminación, refrigeradores y alargadores antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza al menos 6 semanas antes para fijar el programa, comprobar permisos, reservar servicios y enviar invitaciones. Deja la última semana para confirmar inscripciones, entregas, voluntarios, señalización y materiales.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada en un depósito municipal?
- Calcula como mínimo 1 voluntario para recepción, 1 por cada visita guiada y 1 persona de apoyo para demostraciones y seguridad. Si hay varios grupos simultáneos, añade un responsable por zona y mantén comunicación por walkie-talkie.
- ¿Cuándo hay que preparar la ruta y la señalización para los visitantes?
- Define la ruta entre 10 y 14 días antes, cuando ya conozcas las máquinas y demostraciones. Imprime el plano y la señalización con varios días de margen y haz una prueba caminando el recorrido antes de la apertura.
- ¿Qué se suele olvidar al preparar este tipo de jornada?
- A menudo se dejan para el final las acreditaciones, las preferencias dietéticas, las confirmaciones de entrega y la carga de los equipos. Comprueba todo con una lista final 24 horas antes y repite la revisión de seguridad justo antes de abrir.
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