Zo organiseer je een open dag bij een recyclingbedrijf

Begin met het programma, de rondleidingsroute en de maximale bezoekerscapaciteit. Bij een recyclingbedrijf bepalen machines, verkeersstromen en afgeschermde zones hoeveel mensen tegelijk veilig kunnen kijken. Werk daarna de veiligheidsinstructies uit en deel medewerkers in per rondleiding, ontvangst en catering. Regel vervolgens de aanmeldingen, voorzieningen en communicatie. In de laatste weken controleer je de bezoekerslijst, dieetwensen, bewegwijzering, presentaties en materialen; vlak voor de open dag stem je catering, techniek en het weer opnieuw af.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Rondleidingroute bepalen
2 personen
3
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
4
Veiligheidsrisico’s inventariseren
2 personen
5
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
6
Medewerkers voor rondleidingen indelen
2 personen
7
Leveranciers voor catering reserveren
8
Partytenten en meubilair reserveren
9
Toiletvoorzieningen reserveren
10
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
11
Aanmeldformulier publiceren
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Open dag online aankondigen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Bezoekerslijst bijwerken
17
Herinnering aan bezoekers sturen
18
Rondleidingsgroepen indelen
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Bewegwijzering printen
2 personen
21
Infoborden controleren
2 personen
22
Presentaties en video’s testen
2 personen
23
Rondleidingsmaterialen verzamelen
2 personen
24
Cateringbestelling bevestigen
25
Weersverwachting controleren
26
Terrein en installaties inspecteren
3 personen
27
Werkzones veilig afzetten
3 personen
28
Boodschappen doen
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Materialen naar terrein brengen
4 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
36
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
37
Infostands opbouwen
3 personen
38
Decoratie ophangen
2 personen
39
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
40
Audioapparatuur aansluiten
2 personen
41
Veiligheidsmiddelen klaarleggen
2 personen
42
Terrein schoonmaken
3 personen
43
Briefing ontvangstteam geven
8 personen
44
Briefing rondleiders geven
6 personen

Event

45
Registratietafel bemannen
2 personen
46
Bezoekers welkom heten
3 personen
47
Programma toelichten
2 personen
48
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
49
Rondleidingen begeleiden
6 personen
50
Veiligheidsregels toelichten
3 personen
51
Demonstraties uitvoeren
4 personen
52
Infostands bemannen
6 personen
53
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
54
Cateringbuffet aanvullen
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
58
Afvalstromen controleren
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten controleren
61
Parkeerplaats begeleiden
2 personen
62
Fotomomenten begeleiden
63
Laatste rondleiding aankondigen
64
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

65
Materialen en apparatuur afbouwen
5 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
70
Terrein schoonmaken
4 personen
71
Sanitair schoonmaken
2 personen
72
Decoratie verwijderen
2 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven catering opslaan
2 personen
76
Beschadigde materialen melden
77
Gevonden voorwerpen registreren
78
Bezoekersbedankje versturen
79
Foto’s en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Tafelkleedjesaantal 12
Balie
Folderrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 16
Afzetlintaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Laptop
Beeldscherm
HDMI-kabelsaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 6
Vlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Plantenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Tangenaantal 8
Portioneerlepelsaantal 6
Dienbladenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Sportmateriaal

Kinderknutseltafelsaantal 3
Knutselmattenaantal 6
Sorteerbakkenaantal 8
Educatieve afvalkaartenaantal 4
Kleurpotlodensetsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24
Handvegersaantal 6
Werkhandschoenenaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 20
Veiligheidsbrillenaantal 20
Gehoorbeschermingaantal 12
EHBO-kofferaantal 2
Handdesinfectiehoudersaantal 6
Vloeistofdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste groepen en houd rekening met de capaciteit van de route. Zo voorkom je dat bezoekers zich ophopen bij machines of smalle doorgangen.
Maak veiligheidsinstructies kort en zichtbaar bij de ontvangst en start van elke rondleiding. Gebruik afzetpalen en afzetlint om verboden zones ook fysiek duidelijk te markeren.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en bevestig de cateringbestelling opnieuw voordat de open dag begint. Zo hoef je op de dag zelf geen ontbrekende maaltijden te improviseren.
Test presentaties, video’s, laptop, beeldscherm, HDMI-kabels, luidsprekers en microfoon vooraf op de plek waar je ze gebruikt. Leg ook verlenghaspels, stekkerdozen en powerbanks klaar; techniek wordt vaak pas te laat gecontroleerd.
Stuur kort voor de open dag een herinnering met aanvangstijd, route, parkeer- of ontvangstinformatie en veiligheidsregels. Werk de bezoekerslijst bij en maak naamkaartjes en bewegwijzering voordat de eerste bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet je een open dag bij een recyclingbedrijf plannen?: Leg datum, programma, route en bezoekerscapaciteit bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer daarna zo snel mogelijk catering, tenten, meubilair en toiletvoorzieningen, omdat die beschikbaarheid vaak bepalend is.
Hoeveel bezoekers kunnen tegelijk mee met een rondleiding?: Bepaal het aantal op basis van de smalste doorgang, zichtbaarheid en risico’s op de route, niet op basis van de totale bedrijfshal. Werk daarna met vaste groepen en plan voldoende tijd tussen twee rondleidingen om kruisingen te voorkomen.
Wanneer stuur je een herinnering voor de open dag?: Stuur de herinnering ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de begintijd, eventuele groepsindeling, veiligheidsinstructies, route naar de ontvangstbalie en wat bezoekers moeten weten over het terrein.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een open dag?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 24 uur voor aanvang. Gebruik die tweede controle om tenten, buitenbewegwijzering, ontvangst en de praktische indeling aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.