Tag der offenen Tür beim Recyclingunternehmen organisieren

Ein Tag der offenen Tür im Recyclingunternehmen braucht mehr als ein gutes Programm. Sie müssen Besucher sicher durch den Betrieb führen, Gruppen sinnvoll einteilen und den Empfang auch bei wechselndem Wetter am Laufen halten. Beginnen Sie mit Route, Kapazität und Sicherheitsrisiken, bevor Sie Einladungen verschicken oder Catering bestellen. So vermeiden Sie lange Wartezeiten, überfüllte Führungen und fehlende Informationen am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Führungsroute festlegen
2 Personen
3
Besucherkapazität festlegen
2 Personen
4
Sicherheitsrisiken erfassen
2 Personen
5
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
6
Mitarbeiter für Führungen einteilen
2 Personen
7
Catering-Lieferanten reservieren
8
Partyzelte und Möbel reservieren
9
Toiletteneinrichtungen reservieren
10
Einladungen gestalten
2 Personen
11
Anmeldeformular veröffentlichen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Tag der offenen Tür online ankündigen
14
Anmeldungen bearbeiten
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Besucherliste aktualisieren
17
Erinnerung an Besucher senden
18
Führungsgruppen einteilen
2 Personen
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Beschilderung drucken
2 Personen
21
Infoschilder kontrollieren
2 Personen
22
Präsentationen und Videos testen
2 Personen
23
Materialien für die Führung sammeln
2 Personen
24
Cateringbestellung bestätigen
25
Wettervorhersage prüfen
26
Gelände und Anlagen inspizieren
3 Personen
27
Arbeitsbereiche sicher absperren
3 Personen
28
Einkaufen gehen
2 Personen
29
Getränke kalt stellen
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
3 Personen
31
Materialien zum Gelände bringen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Empfangstheke einrichten
2 Personen
35
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
36
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
37
Infostände aufbauen
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
2 Personen
39
Beschilderung anbringen
2 Personen
40
Audioausrüstung anschließen
2 Personen
41
Sicherheitsausrüstung bereitlegen
2 Personen
42
Gelände reinigen
3 Personen
43
Briefing für das Empfangsteam geben
8 Personen
44
Briefing für Rundgangsleiter geben
6 Personen

Event

45
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
46
Besucher begrüßen
3 Personen
47
Programm vorstellen
2 Personen
48
Namensschilder verteilen
2 Personen
49
Führungen begleiten
6 Personen
50
Sicherheitsregeln erklären
3 Personen
51
Vorführungen durchführen
4 Personen
52
Infostände besetzen
6 Personen
53
Kinderaktivität betreuen
3 Personen
54
Cateringbuffet auffüllen
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
57
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
58
Abfallströme überprüfen
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten kontrollieren
61
Parkplatz begleiten
2 Personen
62
Fotomomente begleiten
63
Letzte Führung ankündigen
64
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

65
Materialien und Ausstattung abbauen
5 Personen
66
Partyzelte abbauen
4 Personen
67
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Abfall getrennt entsorgen
3 Personen
70
Gelände reinigen
4 Personen
71
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
72
Dekoration entfernen
2 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
76
Beschädigte Materialien melden
77
Fundgegenstände registrieren
78
Dankeschön an Besucher senden
79
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
BarhockerAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
Empfangstresen
ProspektständerAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 16
AbsperrbandAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Laptop
Bildschirm
HDMI-KabelAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
BaustrahlerAnz. 4
BatterielampenAnz. 8

Dekoration

FirmenbannerAnz. 6
FahnenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
PflanzenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
KreidestifteAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KühlcontainerAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
ZangenAnz. 8
PortionierlöffelAnz. 6
TablettsAnz. 8
KühlelementeAnz. 24

Sportmaterial

Basteltische für KinderAnz. 3
BastelmattenAnz. 6
SortierboxenAnz. 8
Bildungskarten zu AbfallAnz. 4
BuntstiftsetsAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 24
HandfegerAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 20
SchutzbrillenAnz. 20
GehörschutzAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
HanddesinfektionsspenderAnz. 6
FlüssigkeitsdispenserAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie zuerst Datum, Programm und Führungsroute fest. Teilen Sie die erwartete Besucherzahl anschließend in feste Gruppen auf und planen Sie pro Führung eine verantwortliche Person ein.
Prüfen Sie die Besucherkapazität nicht nur für den Rundgang, sondern auch für Empfang, Zelte und Toiletten. Eine Gruppe mit 15 bis 20 Personen lässt sich meist leichter betreuen als eine offene Schlange am Eingang.
Erfassen Sie Sicherheitsrisiken entlang der Route und erstellen Sie daraus kurze Anweisungen für Besucher und Mitarbeitende. Absperrpfosten, Absperrband und gut sichtbare Infoschilder sollten vor dem Einlass kontrolliert werden.
Veröffentlichen Sie das Anmeldeformular frühzeitig und aktualisieren Sie die Besucherliste laufend. Fragen Sie dabei auch nach Ernährungswünschen, damit die Cateringbestellung nicht erst am Vortag angepasst werden muss.
Testen Sie Präsentationen, Videos und den Ton mindestens einen Werktag vorher. Prüfen Sie Laptop, Bildschirm, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon gemeinsam und kontrollieren Sie am Veranstaltungstag zusätzlich die Wettervorhersage.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Recyclingunternehmen planen?: Beginnen Sie etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Führungsroute und Sicherheitsprüfung. Reservierungen für Catering, Zelte, Möbel und Toiletten sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin erfolgen.
Wie viele Besucher kann eine Führungsgruppe aufnehmen?: Planen Sie als Richtwert 15 bis 20 Personen pro Gruppe, damit alle Anweisungen verständlich bleiben und niemand auf der Route zurückbleibt. Bei größeren Anmeldungen teilen Sie die Besucher spätestens eine Woche vorher festen Zeitfenstern zu.
Wann sollte man die Einladungen verschicken?: Verschicken Sie Einladungen ungefähr 4 bis 6 Wochen vor dem Tag der offenen Tür und schließen Sie das Anmeldeformular etwa 7 Tage vorher. Senden Sie angemeldeten Besuchern 2 bis 3 Tage vor dem Termin eine Erinnerung mit Treffpunkt und Uhrzeit.
Was muss man am Veranstaltungstag beim Catering beachten?: Bestätigen Sie die Bestellung spätestens 3 bis 5 Tage vorher und gleichen Sie die Anzahl der angemeldeten Personen mit den erfassten Ernährungswünschen ab. Rechnen Sie für das erste Veranstaltungsstündchen mit zwei bis drei Getränken pro Person und stellen Sie zusätzlich Kaffee, Tee und Wasser bereit.

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