Organiser une journée portes ouvertes dans une entreprise de recyclage

Une journée portes ouvertes dans une entreprise de recyclage demande un parcours clair, un accueil bien réglé et des consignes de sécurité visibles. Commencez par fixer le programme et la capacité d’accueil, puis construisez les visites autour des zones réellement accessibles. Les inscriptions servent à répartir les groupes et à recueillir les besoins alimentaires, tandis que la signalétique et le matériel doivent être vérifiés avant le jour J. Prévoyez aussi une solution en cas de pluie, de retard ou d’affluence supérieure aux prévisions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le parcours de la visite
2 personnes
3
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
4
Recenser les risques de sécurité
2 personnes
5
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
6
Répartir le personnel pour les visites guidées
2 personnes
7
Réserver des prestataires de catering
8
Réserver les tentes de fête et le mobilier
9
Réserver les sanitaires
10
Concevoir les invitations
2 personnes
11
Publier le formulaire d'inscription
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
14
Traiter les inscriptions
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Mettre à jour la liste des visiteurs
17
Envoyer un rappel aux visiteurs
18
Répartir les groupes de visite
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer la signalisation
2 personnes
21
Vérifier les panneaux d’information
2 personnes
22
Tester les présentations et les vidéos
2 personnes
23
Rassembler le matériel de visite
2 personnes
24
Confirmer la commande traiteur
25
Vérifier les prévisions météo
26
Inspecter le site et les installations
3 personnes
27
Balisage sécurisé des zones de travail
3 personnes
28
Faire les courses
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Transporter le matériel sur le site
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Installer le point café et thé
2 personnes
37
Monter les stands d'information
3 personnes
38
Installer la décoration
2 personnes
39
Installer la signalisation
2 personnes
40
Brancher le matériel audio
2 personnes
41
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
42
Nettoyer le site
3 personnes
43
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
8 personnes
44
Briefer les guides
6 personnes

Événement

45
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Présenter le programme
2 personnes
48
Distribuer les badges
2 personnes
49
Accompagner les visites guidées
6 personnes
50
Expliquer les règles de sécurité
3 personnes
51
Réaliser les démonstrations
4 personnes
52
Tenir les stands d'information
6 personnes
53
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
54
Réapprovisionner le buffet traiteur
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
58
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes
61
Encadrer le parking
2 personnes
62
Encadrer les séances photo
63
Annoncer la dernière visite guidée
64
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

65
Ranger le matériel et l’équipement
5 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Remettre le mobilier en place
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
72
Retirer la décoration
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Stocker la restauration restante
2 personnes
76
Signaler les matériaux endommagés
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
79
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 12
Comptoir
Présentoirs à dépliantsqté 6
Poteaux de balisageqté 16
Ruban de balisageqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Écran
Câbles HDMIqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 6
Drapeauxqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Plantesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Thermosqté 6
Pincesqté 8
Cuillères à portionnerqté 6
Plateauxqté 8
Pains de glaceqté 24

Matériel de sport

Tables de bricolage pour enfantsqté 3
Tapis de bricolageqté 6
Bacs de triqté 8
Cartes pédagogiques sur les déchetsqté 4
Sets de crayons de couleurqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 24
Balais à mainqté 6
Gants de travailqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Lunettes de sécuritéqté 20
Protection auditiveqté 12
Trousse de premiers secoursqté 2
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de liquideqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la capacité d’accueil avant d’ouvrir les inscriptions. Répartissez ensuite les visiteurs en groupes correspondant au nombre de guides disponibles et à la durée du parcours.
Traitez la sécurité avant la communication : repérez les zones à risque, rédigez des consignes compréhensibles et balisez les passages avec des poteaux et du ruban de signalisation.
Envoyez un rappel quelques jours avant l’événement avec l’heure d’arrivée, le point de rendez-vous, la durée de la visite et les éventuelles restrictions d’accès. C’est aussi le dernier moment pour corriger une inscription incomplète.
Testez les présentations, les vidéos, l’ordinateur, l’écran, les câbles HDMI, les haut-parleurs et le microphone au moins la veille. Prévoyez des batteries externes et des rallonges plutôt que de chercher une solution pendant l’accueil.
Confirmez la commande du traiteur, les tentes, le mobilier et les sanitaires avant la dernière semaine. Vérifiez la météo à 48 heures, puis adaptez l’installation des tables, chaises et espaces d’attente si nécessaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour fixer le programme, réserver les prestataires, préparer les inscriptions et organiser la sécurité. Gardez la dernière semaine pour les confirmations, la signalétique et les tests techniques.
Combien de visiteurs peut-on accueillir par groupe ?: Le nombre dépend du parcours, des risques et du nombre de guides, mais des groupes de 10 à 15 personnes sont généralement plus faciles à encadrer dans un site industriel. Définissez cette limite avant de publier le formulaire d’inscription.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la date, puis un rappel 3 à 5 jours avant. Fermez ou contrôlez les inscriptions quelques jours auparavant afin de finaliser les groupes, les badges et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Vérifiez le parcours, les panneaux, les badges, le matériel de visite, les équipements audiovisuels, la commande traiteur et les prévisions météo. Faites aussi un briefing de 30 minutes avec les personnes chargées de l’accueil et des visites.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.