Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una planta de reciclaje

Una jornada de puertas abiertas en una empresa de reciclaje necesita más planificación que una visita informal: hay que coordinar la ruta, la seguridad y el flujo de personas. Empieza fijando la fecha, el programa y el aforo máximo; después diseña el recorrido y asigna guías. Las inscripciones deben recoger también las preferencias dietéticas. En la última semana, confirma proveedores, prueba los vídeos y presentaciones, prepara la señalización y divide a los visitantes en grupos manejables.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Definir la ruta de la visita guiada
2 personas
3
Determinar la capacidad de visitantes
2 personas
4
Inventariar los riesgos de seguridad
2 personas
5
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
6
Asignar personal para las visitas guiadas
2 personas
7
Reservar proveedores para catering
8
Reservar carpas y mobiliario para fiestas
9
Reservar instalaciones de aseo
10
Diseñar invitaciones
2 personas
11
Publicar el formulario de inscripción
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Anunciar la jornada de puertas abiertas en línea
14
Gestionar inscripciones
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Actualizar la lista de visitantes
17
Enviar recordatorio a los visitantes
18
Organizar grupos de visita guiada
2 personas
19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
20
Imprimir señalización
2 personas
21
Comprobar los paneles informativos
2 personas
22
Probar presentaciones y videos
2 personas
23
Reunir el material de la visita guiada
2 personas
24
Confirmar el pedido de catering
25
Comprobar el pronóstico del tiempo
26
Inspeccionar el terreno y las instalaciones
3 personas
27
Delimitar de forma segura las zonas de trabajo
3 personas
28
Hacer la compra
2 personas
29
Enfriar las bebidas
2 personas
30
Preparar aperitivos
3 personas
31
Llevar los materiales al recinto
4 personas
32
Montar las carpas
4 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Montar el mostrador de recepción
2 personas
35
Montar el buffet de catering
3 personas
36
Montar el punto de café y té
2 personas
37
Montar los puntos de información
3 personas
38
Colgar la decoración
2 personas
39
Colocar la señalización
2 personas
40
Conectar el equipo de audio
2 personas
41
Preparar el material de seguridad
2 personas
42
Limpiar el recinto
3 personas
43
Dar briefing al equipo de recepción
8 personas
44
Dar la briefing a los guías
6 personas

Evento

45
Atender la mesa de registro
2 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
47
Presentar el programa
2 personas
48
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
49
Guiar visitas
6 personas
50
Explicar las normas de seguridad
3 personas
51
Realizar demostraciones
4 personas
52
Atender los puestos de información
6 personas
53
Acompañar la actividad infantil
3 personas
54
Reponer el buffet de catering
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Servir café y té
2 personas
57
Recoger la vajilla usada
2 personas
58
Controlar los flujos de residuos
2 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Comprobar los baños
61
Acompañar al parking
2 personas
62
Coordinar los momentos fotográficos
63
Anunciar la última visita guiada
64
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

65
Desmontar materiales y equipos
5 personas
66
Desmontar las carpas
4 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Retirar los residuos por separado
3 personas
70
Limpiar el recinto
4 personas
71
Limpiar los sanitarios
2 personas
72
Retirar la decoración
2 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Guardar la catering sobrante
2 personas
76
Informar de materiales dañados
77
Registrar objetos perdidos
78
Enviar agradecimiento a los visitantes
79
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 6
Taburetes de barcant. 12
Manteles individualescant. 12
Mostrador
Expositores para folletoscant. 6
Postes separadorescant. 16
Cinta de balizamientocant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Altavocescant. 2
Micrófono
Portátil
Pantalla
Cables HDMIcant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de obracant. 4
Lámparas de bateríacant. 8

Decoración

Banners de empresacant. 6
Banderascant. 12
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Plantascant. 12
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4
Termoscant. 6
Pinzascant. 8
Cucharones dosificadorescant. 6
Bandejascant. 8
Acumuladores de fríocant. 24

Material deportivo

Mesas de manualidades para niñoscant. 3
Tapetes de manualidadescant. 6
Bandejas de clasificacióncant. 8
Tarjetas educativas sobre residuoscant. 4
Juegos de lápices de colorescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 24
Escobas de manocant. 6
Guantes de trabajocant. 20
Chalecos reflectantescant. 20
Gafas de seguridadcant. 20
Protección auditivacant. 12
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Dispensadores de líquidoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define el aforo antes de abrir las inscripciones. Calcula cuántas personas puede acompañar cada guía y cuántos grupos caben en la ruta sin cruzarse ni bloquear las zonas de trabajo.
Haz una inspección de seguridad de todo el recorrido y redacta instrucciones breves para los visitantes. Coloca postes separadores y cinta de balizamiento donde el público no deba pasar; no esperes al día del evento para detectar esos puntos.
Cierra las inscripciones con tiempo para actualizar la lista, preparar las tarjetas de nombre y organizar los grupos. Envía un recordatorio al menos 48 horas antes con la hora de llegada, las normas y la duración prevista de la visita.
Prueba las presentaciones, los vídeos y el sonido con el portátil, la pantalla, los cables HDMI, los altavoces y el micrófono. Lleva baterías externas y enrollacables para resolver fallos de alimentación o cables demasiado cortos.
Confirma el pedido de catering y el mobiliario unos días antes, incluyendo vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos. Comprueba también el pronóstico del tiempo y decide con antelación dónde colocar las carpas, las mesas y las instalaciones de aseo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Reserva pronto el catering, las carpas, el mobiliario y las instalaciones de aseo; deja la última semana para confirmaciones, pruebas técnicas y señalización.
¿Cuántas personas debe tener cada grupo de visita guiada?: El tamaño depende del recorrido y de la capacidad de cada zona, pero conviene fijar un límite antes de publicar el formulario de inscripción. Como referencia operativa, organiza grupos de 10 a 15 personas por guía para que todos oigan las instrucciones y permanezcan juntos.
¿Cuándo hay que enviar el recordatorio a los visitantes?: Envíalo entre 48 y 72 horas antes de la jornada. Incluye la hora de llegada, las normas de seguridad, la duración de la visita y cualquier indicación sobre accesibilidad o preferencias dietéticas ya comunicadas.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una jornada de puertas abiertas?: Deja lista la ruta, comprueba los paneles informativos, prueba presentaciones y vídeos, reúne el material de la visita y prepara las tarjetas de nombre. Confirma también el número final de visitantes y el pedido de catering.

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