Zo organiseer je een oogstdankdienst

Een oogstdankdienst vraagt om een vaste volgorde: eerst datum, locatie en liturgie, daarna de mensen, maaltijd en praktische inrichting. Leg voorganger en musici vroeg vast en stem bijdragen, kindermoment en getuigenissen op tijd af. Verzamel bij de aanmeldingen ook dieetwensen en behoefte aan kinderopvang. Begin in de laatste week met programmaboekjes, bezoekerslijst, boodschappen en verse producten, zodat de dienst en gezamenlijke maaltijd rustig kunnen verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Liturgie en thema vaststellen
3 personen
3
Voorganger en musici vastleggen
2 personen
4
Zaalindeling bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Kinderopvang inventariseren
10
Maaltijd en cateringsvorm kiezen
3 personen
11
Reservering tafels en stoelen maken
12
Reservering geluidsapparatuur maken
13
Muziek en liederen selecteren
3 personen
14
Preek en gebeden voorbereiden
2 personen
15
Kindermoment voorbereiden
2 personen
16
Getuigenissen en bijdragen afstemmen
3 personen
17
Programmaboekjes opmaken
18
Programmaboekjes printen
2 personen
19
Bezoekerslijst en badges maken
2 personen
20
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Verse producten ophalen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Groenten en fruit wassen
2 personen
26
Soep en warme maaltijd bereiden
4 personen
27
Salades en brood voorbereiden
3 personen
28
Dessert portioneren
2 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Zaal en entree controleren
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
32
Tafels dekken
4 personen
33
Liturgietafel inrichten
2 personen
34
Oogstdecoratie plaatsen
3 personen
35
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Muziek en presentaties testen
2 personen
38
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
39
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

41
Deuren openen
3 personen
42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Programma uitdelen
2 personen
44
Oogstdankdienst begeleiden
4 personen
45
Kinderen begeleiden
3 personen
46
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
47
Aperitief en hapjes serveren
4 personen
48
Maaltijd uitserveren
6 personen
49
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Servies en afval afruimen
4 personen
52
Dessert en koffie serveren
4 personen
53
Informele ontmoeting begeleiden
3 personen
54
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
55
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

56
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
57
Decoratie verwijderen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
59
Servies afwassen
4 personen
60
Keuken schoonmaken
3 personen
61
Zaal schoonmaken
4 personen
62
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
63
Overgebleven eten verpakken
2 personen
64
Locatie afsluiten
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Restmaterialen opbergen
2 personen
67
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Kleedruimtehaakjesaantal 20

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Soepkommenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 110
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Karaffenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Pannenaantal 6
Ovenschalenaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenaantal 140
Glazen windlichtenaantal 20
Ledkaarsenaantal 30
Jute tafellopersaantal 12
Houten kratjesaantal 8
Krijtbordaantal 2
Bloemenvazenaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Catering

Waterdispensersaantal 2
Chafing dishesaantal 6
Soepterrinesaantal 3
Broodmandenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afwasteilaantal 3
Sponzenaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 12
Vloermoppenaantal 3
Emmersaantal 4
Bezem en stofferaantal 2

Tips

Leg de liturgie en het thema vast voordat je muziek, preek, gebeden en bijdragen uitwerkt. Plan minstens één gezamenlijk moment om liederen, getuigenissen en het kindermoment door te nemen.
Regel voorganger, musici en geluidsapparatuur zodra datum en locatie bevestigd zijn. Test microfoons, muziek en verlengsnoeren uiterlijk een dag vooraf; op de dag zelf blijft dan alleen een korte controle over.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht met dieetwensen, kinderopvang en eventuele bijdragen. Maak dieetmaaltijden herkenbaar en leg de definitieve aantallen uiterlijk 3 dagen voor de dienst bij de cateraar of kookgroep vast.
Maak de zaalindeling vanuit het programma: houd ruimte vrij voor het kindermoment en zet tafels en stoelen pas definitief nadat je het aantal deelnemers kent. Reken daarnaast op een aparte plek voor jassen en kleedruimtehaakjes.
Plan boodschappen in twee rondes: houdbare producten eerder en verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag vooraf. Zet dranken koud, was groenten en fruit en controleer servies, thermoskannen, koffiezetapparaten en waterkokers vóór de eerste gasten komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een oogstdankdienst organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, liturgie, voorganger en musici. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de dienst, zodat je maaltijd, kinderopvang en dieetwensen op tijd kunt plannen.
Wanneer moet ik de liturgie en muziek voor een oogstdankdienst vastleggen?: Stel thema, liturgie en liederen uiterlijk 4 weken vooraf vast. Geef preek, gebeden, getuigenissen en het kindermoment daarna minimaal 2 weken voorbereidingstijd en plan in de laatste week een korte doorloop.
Hoeveel tijd heb je nodig om een oogstdankdienst klaar te zetten?: Reserveer op de dag zelf minstens 3 uur voor zaalindeling, geluidscontrole, programmaboekjes, koffie, maaltijd en ontvangst. Zet houdbare materialen de dag ervoor klaar en haal verse producten maximaal 1 dag vooraf op.
Wanneer moet je dieetwensen voor een oogstdankdienst verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de dienst. Controleer de aantallen nog één keer 3 dagen vooraf en label de dieetmaaltijden voordat het buffet of de maaltijd begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.