Organiser une fête de la moisson sans rien laisser au dernier moment

Une fête de la moisson réunit une célébration, un repas partagé et souvent des familles avec enfants. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe le déroulé de la liturgie avant de réserver le célébrant, les musiciens et le matériel sonore. Les inscriptions servent ensuite à dimensionner les tables, les chaises, le repas et les besoins alimentaires. Garde enfin les dernières 48 heures pour les produits frais, les boissons au frais et la mise en place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir la liturgie et le thème
3 personnes
3
Réserver le célébrant et les musiciens
2 personnes
4
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Recenser la garde d'enfants
10
Choisir le repas et la formule de catering
3 personnes
11
Faire la réservation des tables et des chaises
12
Faire une réservation de matériel sonore
13
Sélectionner la musique et les chants
3 personnes
14
Préparer le sermon et les prières
2 personnes
15
Préparer le moment pour les enfants
2 personnes
16
Coordonner les témoignages et les contributions
3 personnes
17
Mettre en page les livrets du programme
18
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
19
Créer la liste des participants et les badges
2 personnes
20
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer les produits frais
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
26
Préparer la soupe et le repas chaud
4 personnes
27
Préparer les salades et le pain
3 personnes
28
Portionner le dessert
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
5 personnes
32
Dresser les tables
4 personnes
33
Aménager la table liturgique
2 personnes
34
Installer la décoration de récolte
3 personnes
35
Installer le matériel sonore
3 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Tester la musique et les présentations
2 personnes
38
Préparer les livrets de programme
2 personnes
39
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

41
Ouvrir les portes
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Animer le service de fête des moissons
4 personnes
45
Accompagner les enfants
3 personnes
46
Préparer le café et le thé
2 personnes
47
Servir l'apéritif et les amuse-bouches
4 personnes
48
Servir le repas
6 personnes
49
Servir les repas diététiques
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
4 personnes
52
Servir le dessert et le café
4 personnes
53
Animer une rencontre informelle
3 personnes
54
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
55
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes

Suivi

56
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
57
Retirer la décoration
3 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
59
Faire la vaisselle
4 personnes
60
Nettoyer la cuisine
3 personnes
61
Nettoyer la salle
4 personnes
62
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
63
Emballer les restes
2 personnes
64
Fermer le lieu
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Ranger les matériaux restants
2 personnes
67
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Crochets pour vestiaireqté 20

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Bol à soupeqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 110
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Casserolesqté 6
Plats à gratinqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Décoration

Nappesqté 12
Serviettesqté 140
Photophores en verreqté 20
Bougies LEDqté 30
Chemins de table en juteqté 12
Caisses en boisqté 8
Tableau à craieqté 2
Vases à fleursqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 2
Bains-marieqté 6
Soupièresqté 3
Corbeilles à painqté 8
Poubellesqté 6
Pains de glaceqté 12
Courses

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 3
Épongesqté 8
Chiffons de nettoyageqté 12
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 2

Conseils

Bloque d’abord le déroulé de la célébration : prévois le sermon, les prières, les chants, les témoignages et le moment destiné aux enfants avant d’imprimer les livrets du programme.
Envoie les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions, les besoins alimentaires et les demandes de garde d’enfants au moins 3 semaines avant la fête.
Dimensionne le repas à partir des réponses reçues, puis étiquette séparément les repas spéciaux. Cette vérification évite qu’une allergie ou un régime particulier soit découvert au moment du service.
Réserve ensemble les tables, les chaises, les crochets pour le vestiaire et le matériel sonore. Vérifie aussi le nombre de prises et prévois les rallonges avant le jour de la fête.
La veille, récupère les produits frais, mets les boissons au frais et lave les légumes et les fruits. Prépare les plateaux, carafes, thermos et machines à café pour éviter de chercher le matériel pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de la moisson ?: Prévois au minimum 6 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, réserver le célébrant et les musiciens, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et réserver le mobilier.
Quand envoyer les invitations pour une fête de la moisson ?: Envoie-les environ 4 semaines avant la date. Fixe une date limite d’inscription à 2 ou 3 semaines du repas afin de connaître les besoins alimentaires, la garde d’enfants et le nombre de participants.
Quand préparer les livrets du programme ?: Mets en page les livrets après validation de la liturgie, des chants et des contributions, idéalement 7 à 10 jours avant la fête. Imprime-les au plus tard 3 jours avant pour pouvoir corriger une erreur.
Que faut-il faire la veille d’une fête de la moisson ?: La veille, vérifie la liste des courses, récupère les produits frais, mets les boissons au frais et lave les fruits et légumes. Prépare aussi la vaisselle, les tables de service et les équipements de café pour gagner au moins 1 heure le jour même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.