Zo organiseer je een ontwerpwedstrijd

Een ontwerpwedstrijd staat of valt met duidelijke regels, een haalbare planning en werkplekken die vóór de ontvangst klaarstaan. Begin met het wedstrijdconcept, de beoordelingscriteria en de jury; pas daarna leg je locatie, inschrijving en catering vast. Werk vervolgens toe naar een deelnemerslijst, wedstrijdnummers en complete wedstrijdkits. Op de dag zelf draait alles om een korte registratie, goed ingerichte tafels en stoelen, een aparte jurytafel en duidelijke informatie op papier.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
3
Beoordelingscriteria opstellen
3 personen
4
Juryleden benaderen
5
Juryleden bevestigen
6
Locatie reserveren
7
Catering reserveren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemers bevestigen
13
Wedstrijdnummers toewijzen
2 personen
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
16
Programma en bewegwijzering printen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen controleren
2 personen
19
Wedstrijdkits samenstellen
3 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
23
Werkplekken inrichten
4 personen
24
Jurytafel inrichten
2 personen
25
Registratiebalie opbouwen
2 personen
26
Decoratie ophangen
2 personen
27
Techniek testen
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Deelnemers registreren
2 personen
30
Wedstrijdregels toelichten
31
Materialen uitdelen
3 personen
32
Wedstrijd begeleiden
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Inzendingen innemen
2 personen
36
Jurybeoordeling begeleiden
2 personen
37
Publieksstemming begeleiden
2 personen
38
Prijzen uitreiken
2 personen
39
Werkstukken fotograferen
2 personen
40
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Materialen verzamelen
4 personen
42
Afval sorteren
2 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Meubilair terugplaatsen
4 personen
46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Materialen inventariseren
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Deelnemersfoto's versturen
50
Prijswinnaars informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Opladersaantal 6
Fotocamera

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Servies

Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 30
Glazenaantal 100
Kopjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Slingersaantal 8
Naamkaartstandaardsaantal 30
Fotowand
Prijstafelsaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Sportmateriaal

Afzetlintaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg regels en beoordelingscriteria vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Noteer bijvoorbeeld de maximale werktijd, wat deelnemers zelf meenemen en hoe de jury punten geeft; anders krijg je tijdens de wedstrijd discussies.
Benader juryleden minimaal 4 weken vooraf en vraag om een expliciete bevestiging. Reserveer daarna een aparte jurytafel met formulieren, pennen en voldoende ruimte om werk onafhankelijk te beoordelen.
Sluit de deelnemerslijst 7 dagen voor de wedstrijd. Verwerk dieetwensen, bevestig de deelname en wijs wedstrijdnummers toe voordat je de deelnemersinformatie verstuurt.
Maak per deelnemer een wedstrijdkit en controleer alle materialen uiterlijk 2 dagen vooraf. Leg ook verlengkabels, stekkerdozen, opladers en een beamer klaar; technische spullen worden vaak pas bij de opbouw gemist.
Plan de opbouw minstens 2 uur voor aanvang. Richt eerst de registratiebalie en werkplekken in, zet daarna dranken koud en hapjes klaar, en plaats bewegwijzering zodat deelnemers niet hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ontwerpwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor concept, regels, criteria en jury; reserveer daarna de locatie en open de inschrijving.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een ontwerpwedstrijd?: Sluit de inschrijving 7 dagen voor de wedstrijddag. Dan heb je tijd om aanmeldingen te verwerken, dieetwensen te verzamelen, nummers toe te wijzen en deelnemersinformatie te versturen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een ontwerpwedstrijd?: Reken op minimaal 2 uur voor de opbouw. Zet tafels, stoelen, werkplekken, jurytafel en registratiebalie eerst neer en test daarna laptop, beamer, speakers en microfoon.
Wat moet je klaarzetten voor deelnemers aan een ontwerpwedstrijd?: Zorg per deelnemer voor een wedstrijdnummer, een complete wedstrijdkit en een duidelijke werkplek. Leg regels en praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf toe, zodat deelnemers weten wat ze op de dag kunnen verwachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.