Cómo organizar un concurso de diseño paso a paso
Un concurso de diseño necesita una secuencia clara: primero defines el reto y las reglas, después cierras el jurado y el lugar, y por último preparas participantes, materiales y puestos de trabajo. Los problemas suelen aparecer cuando los criterios de evaluación son ambiguos o el material llega tarde. Este plan te ayuda a coordinar las inscripciones, asignar números, preparar la mesa del jurado y tener listo el registro antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el concepto de la competición
2 personas
- 2
Redactar las reglas de la competición
2 personas
- 3
Redactar los criterios de evaluación
3 personas
- 4
Contactar a los miembros del jurado
- 5
Confirmar al jurado
- 6
Reservar el lugar
- 7
Reservar el catering
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar el formulario de inscripción
- 10
Gestionar inscripciones
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Confirmar participantes
- 13
Asignar números de competición
2 personas
- 14
Enviar información a los participantes
- 15
Preparar los formularios del jurado
2 personas
- 16
Imprimir el programa y la señalización
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Comprobar los materiales
2 personas
- 19
Preparar los kits de competición
3 personas
- 20
Enfriar las bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 23
Organizar los puestos de trabajo
4 personas
- 24
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 25
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 26
Colgar la decoración
2 personas
- 27
Probar la técnica
2 personas
Evento
- 28
Recepción de participantes
3 personas
- 29
Registrar a los participantes
2 personas
- 30
Explicar las reglas del concurso
- 31
Repartir el material
3 personas
- 32
Coordinar la competición
4 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Servir aperitivos
3 personas
- 35
Recoger las inscripciones
2 personas
- 36
Coordinar la evaluación del jurado
2 personas
- 37
Guiar la votación del público
2 personas
- 38
Entregar premios
2 personas
- 39
Fotografiar obras
2 personas
- 40
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 41
Reunir los materiales
4 personas
- 42
Clasificar residuos
2 personas
- 43
Lavar la vajilla
3 personas
- 44
Limpiar el lugar
4 personas
- 45
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 46
Apagar el equipo
2 personas
- 47
Inventariar materiales
2 personas
- 48
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 49
Enviar fotos de los participantes
- 50
Informar a los ganadores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 70
- Taburetes de barcant. 6
- Percherocant. 2
- Papeleracant. 6
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Cargadorescant. 6
- Cámara de fotos
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejascant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
Vajilla
- Platoscant. 80
- Cuencoscant. 30
- Vasoscant. 100
- Tazascant. 60
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
Decoración
- Mantelescant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 30
- Photowall
- Mesas de premioscant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Material deportivo
- Cinta de balizamientocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el concepto, las reglas y los criterios de evaluación antes de publicar la inscripción. Indica qué se valora, cuánto pesa cada criterio y qué formato debe entregar cada participante.
- Confirma al jurado al menos 3 semanas antes y envíale las reglas y los formularios de evaluación con 7 días de margen. Así puedes corregir dudas antes del concurso.
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Usa ese plazo para confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas y asignar un número de competición a cada persona.
- Prepara un kit por puesto de trabajo y comprueba el material 24 horas antes. No olvides revisar cables alargadores, regletas, cargadores y el equipo de proyección, además de los materiales propios del concurso.
- Monta el registro, la mesa del jurado y la señalización antes de abrir las puertas. Reserva al menos 60 minutos para colocar mesas y sillas, organizar los puestos y preparar bebidas, café y aperitivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de diseño?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y contacta con el jurado durante la primera semana; deja los últimos 7 días para confirmar participantes, imprimir el programa y revisar materiales.
- ¿Cuándo se deben publicar las reglas de un concurso de diseño?
- Publícalas al abrir el formulario de inscripción, como mínimo 4 semanas antes del evento. Incluye los criterios de evaluación, la fecha límite, el formato de entrega y las condiciones de participación.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar el lugar?
- Calcula entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público. Ese tiempo cubre el montaje de mesas y sillas, los puestos de trabajo, la mesa del jurado, el registro, la señalización y la comprobación de sonido y proyección.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los participantes?
- Confírmalos entre 5 y 7 días antes. En el mismo mensaje envía el número de competición, el horario, la información práctica y cualquier indicación sobre materiales o entrega del diseño.
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