Einen Designwettbewerb Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Designwettbewerb entscheidet nicht nur die kreative Aufgabe, sondern vor allem ein klarer Ablauf. Lege zuerst Konzept, Regeln und Bewertungskriterien fest, bevor du Jury und Location anfragst. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerkommunikation und die Vorbereitung der Arbeitsplätze. Plane außerdem Zeit für Registrierung, Materialkontrolle und die Präsentation der Ergebnisse ein – genau dort entstehen am Veranstaltungstag die häufigsten Verzögerungen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfkzept festlegen
2 Personen
2
Wettkampfregeln ausformulieren
2 Personen
3
Bewertungskriterien festlegen
3 Personen
4
Jurymitglieder ansprechen
5
Jurymitglieder bestätigen
6
Location reservieren
7
Catering reservieren
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldeformular veröffentlichen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Teilnehmer bestätigen
13
Startnummern zuweisen
2 Personen
14
Teilnehmerinformationen versenden
15
Juryformulare vorbereiten
2 Personen
16
Programm und Wegweiser drucken
2 Personen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Materialien prüfen
2 Personen
19
Wettkampfsets zusammenstellen
3 Personen
20
Getränke kalt stellen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
3 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Arbeitsplätze einrichten
4 Personen
24
Jurytisch einrichten
2 Personen
25
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
26
Dekoration aufhängen
2 Personen
27
Technik testen
2 Personen

Event

28
Teilnehmende empfangen
3 Personen
29
Teilnehmer registrieren
2 Personen
30
Wettkampfregeln erläutern
31
Materialien verteilen
3 Personen
32
Wettbewerb begleiten
4 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Snacks servieren
3 Personen
35
Einreichungen annehmen
2 Personen
36
Jurybewertung begleiten
2 Personen
37
Publikumsabstimmung begleiten
2 Personen
38
Preise überreichen
2 Personen
39
Werkstücke fotografieren
2 Personen
40
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

41
Materialien zusammenstellen
4 Personen
42
Abfall trennen
2 Personen
43
Geschirr abwaschen
3 Personen
44
Location reinigen
4 Personen
45
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
46
Geräte ausschalten
2 Personen
47
Materialien inventarisieren
2 Personen
48
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
49
Teilnehmerfotos versenden
50
Preisträger informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 70
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LadegeräteAnz. 6
Fotokamera

Küche

KühlboxenAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
TablettsAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6

Geschirr

TellerAnz. 80
SchälchenAnz. 30
GläserAnz. 100
TassenAnz. 60
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
GirlandenAnz. 8
NamenskartenständerAnz. 30
Fotowand
PreistischeAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 2
Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2

Sportmaterial

AbsperrbandAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Formuliere Aufgabe, Abgabekriterien und Bewertungsmaßstab mindestens 6 Wochen vorher schriftlich. So bewertet die Jury später nicht spontan nach unterschiedlichen Vorstellungen.
Sprich potenzielle Jurymitglieder zuerst informell an und hole die verbindliche Zusage spätestens 4 Wochen vor dem Wettbewerb ein. Bereite pro Jurymitglied ein eigenes Bewertungsformular vor.
Schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei Ernährungswünsche, bestätige die Teilnehmer und versende Startnummern, Ablauf und Anreise gesammelt.
Richte pro Teilnehmer einen vollständigen Arbeitsplatz ein und prüfe alle Wettbewerbsmaterialien am Vortag. Ein fehlendes Verlängerungskabel oder ein unvollständiges Set kann den Start für alle verzögern.
Plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Jurytisch, Registrierung und Technik ein. Getränke sollten vor Einlass gekühlt sein; Snacks und Kaffee lassen sich anschließend ohne Unterbrechung ausgeben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Designwettbewerb organisieren?: Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin mit Konzept, Regeln, Jury und Location. Die Anmeldung sollte spätestens 2 Wochen vorher geschlossen werden, damit Startnummern und Teilnehmerinformationen rechtzeitig fertig sind.
Wie viele Jurymitglieder braucht ein Designwettbewerb?: Plane mindestens 3 Jurymitglieder ein, damit Einzelmeinungen weniger Gewicht haben. Bitte sie spätestens 4 Wochen vorher verbindlich zu und gib ihnen die Bewertungskriterien mindestens 7 Tage vor dem Wettbewerb.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Designwettbewerbs?: Rechne mit mindestens 60 Minuten für Mobiliar, Arbeitsplätze, Registrierungstresen, Jurytisch und Technik. Bei Beamer, Lautsprechern und Mikrofon solltest du zusätzlich 30 Minuten für einen Funktionstest einplanen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Designwettbewerb enden?: Beende die Anmeldung 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben dir mindestens 7 Tage, um Teilnehmer zu bestätigen, Startnummern zu vergeben, Ernährungswünsche zu prüfen und Informationen zu versenden.

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