Einen Lauf organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Lauf entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum, Strecke sowie Start- und Zielort fest und kläre anschließend Genehmigungen, Verkehrsführung und Zeitmessung. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung, Verpflegung und Material. Plane die letzten sieben Tage nicht für Grundsatzentscheidungen ein: Dann sollten Route, Wetterplan, Startnummern und Briefing bereits feststehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
3
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
4
Verkehrsregler reservieren
5
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
6
Zeitnahme reservieren
7
Jury und Wettkampfleitung festlegen
2 Personen
8
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldeformular öffnen
11
Sponsoren ansprechen
2 Personen
12
Route digital veröffentlichen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Startnummern bestellen
17
Medaillen und Preise bestellen
18
Catering reservieren
19
Verkehrsplan verteilen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Route vollständig inspizieren
3 Personen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Materialien zusammenstellen
3 Personen
24
Startnummern sortieren
2 Personen
25
Volunteer-Briefing vorbereiten
26
Fahrradabstellplatz markieren
2 Personen
27
Wegweiser aufstellen
4 Personen
28
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
29
Pylonen entlang des Parcours aufstellen
4 Personen
30
Startbogen aufbauen
4 Personen
31
Zielbogen aufbauen
4 Personen
32
Registrierungstische aufstellen
3 Personen
33
Cateringbereich einrichten
3 Personen
34
Partyzelte aufbauen
4 Personen
35
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
36
Zeitnahme testen
2 Personen
37
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
38
Fahrradständer vorbereiten
2 Personen
39
Startnummern bereitlegen
2 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Snacks vorbereiten
3 Personen
42
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

43
Streckenposten besetzen
8 Personen
44
Teilnehmende empfangen
3 Personen
45
Startnummern ausgeben
3 Personen
46
Fahrräder kontrollieren
2 Personen
47
Letzte Sicherheitsbesprechung geben
2 Personen
48
Startbereich füllen
3 Personen
49
Rundgang starten
4 Personen
50
Durchlauf registrieren
2 Personen
51
Zwischenstände festhalten
2 Personen
52
Getränke servieren
3 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Zum Ziel begleiten
4 Personen
57
Zieleinläufe erfassen
2 Personen
58
Radfahrer zum Fahrradständer leiten
2 Personen
59
Ergebnis prüfen
2 Personen
60
Preistisch aufstellen
2 Personen
61
Preisverleihung durchführen
3 Personen
62
Musik und Durchsagen betreuen
63
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
64
Routenposten abmelden
2 Personen

Nachbereitung

65
Wegweiser entfernen
4 Personen
66
Verkehrsabsperrungen zurückbringen
4 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Zelte abbauen
4 Personen
69
Geräte ausschalten
2 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Abfall entsorgen
2 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Ergebnis und Fotos veröffentlichen
76
Dankesnachricht versenden
77
Kaution und Rechnungen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
FahrradständerAnz. 12
VerkehrsbarrierenAnz. 20
KegelAnz. 40
Startbogen
Zielbogen

Sportmaterial

WegweiserAnz. 35
StartnummernAnz. 180
NummernhalterAnz. 180
MedaillenbänderAnz. 180
TrophäenAnz. 6
Ersatz-FahrradpumpenAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 20
FahrradreparatursetsAnz. 3
WarnwestenAnz. 25
PfeifenAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
StoppuhrenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Geschirr

TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
AusgießkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BühnentücherAnz. 4
SponsorenbannerAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
AbfallgreiferAnz. 4

Catering

Einkäufe

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
PflasterAnz. 200
VerbandrollenAnz. 12
Sterile KompressenAnz. 30
RettungsdeckenAnz. 10
EinweghandschuheAnz. 100

Sicherheit

AbsperrbandAnz. 10
TaschenlampenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 40
RoutenpläneAnz. 30
KontaktkartenAnz. 30

Registrierung

StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
NamensaufkleberAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
Kasse für Bargeld

Tipps

Beginne mit Strecke und Sicherheitskonzept: Prüfe Genehmigungen und Verkehrsplan mehrere Wochen vor dem Lauf, bevor du Einladungen verschickst oder die Anmeldung öffnest.
Plane Helfer nach Stationen statt nur nach einer Gesamtzahl. Für Start, Ziel, Strecke, Erste Hilfe und Verkehr brauchst du jeweils eine klare Einteilung mit Treffpunkt und Einsatzzeit.
Schließe die Anmeldung spätestens einige Tage vor dem Lauf, damit Ernährungswünsche, Startnummern und Catering-Mengen noch verarbeitet werden können. Sortiere die Startnummern anschließend nach Startgruppe oder Ausgabe-Reihenfolge.
Kontrolliere die Strecke in der letzten Woche vollständig und erneut am Vortag. Wegweiser, Verkehrsbarrieren, Warnwesten und Funkgeräte müssen dort liegen, wo sie eingesetzt werden, nicht gesammelt im Zielbereich.
Bereite das Volunteer-Briefing schriftlich vor und halte es kurz: Treffpunkt, Aufgabe, Notfallkontakt und Ablösung. Teste außerdem Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Stoppuhren und Verlängerungskabel vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Lauf anmelden und Genehmigungen beantragen?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem geplanten Termin mit Datum, Route und Genehmigungen. Sobald die Strecke grundsätzlich bestätigt ist, kannst du Anmeldung und Einladungen vorbereiten.
Wie viele Helfer braucht man für einen Lauf?: Das hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab, aber plane mindestens eine besetzte Position für Start, Ziel, Erste Hilfe, Verpflegung und jede wichtige Verkehrsstelle ein. Erstelle die Einteilung spätestens 2 Wochen vorher und bestätige sie 3 bis 5 Tage vor dem Lauf.
Wann sollte man Startnummern und Medaillen bestellen?: Bestelle Startnummern, Medaillenbänder und Preise, sobald die erwartete Teilnehmerzahl feststeht, idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Halte eine kleine Reserve zurück, damit Nachmeldungen oder beschädigte Nummern den Ablauf nicht stoppen.
Was muss man am Tag vor einem Lauf kontrollieren?: Kontrolliere die Strecke vollständig, die Wettervorhersage, die Beschilderung und die Verkehrsabsicherung. Stelle Material, Funkgeräte, Erste-Hilfe-Ausstattung, Verpflegung und Startnummern spätestens am Vorabend nach Einsatzort zusammen.

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