Zo organiseer je een Oldtimerdag zonder gaten in de planning

Begin met het programma, de locatie en de rondrit; die drie onderdelen bepalen vrijwel alle andere keuzes. Regel daarna vergunningen, verzekering, verkeersmaatregelen en toiletvoorzieningen voordat je deelnemers uitnodigt. Werk met één inschrijfformulier voor voertuiginformatie, dieetwensen en deelname aan de rondrit. In de laatste weken verschuift de aandacht naar routeborden, parkeerindeling, vrijwilligers, catering en het concours. Zo voorkom je dat praktische zaken op de dag zelf tussen de glimmende auto’s door geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Locatie en terrein indelen
3 personen
5
Route voor rondrit bepalen
2 personen
6
Rondrit aanmelden
7
Inschrijfformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Oldtimerclubs benaderen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Catering bestellen
2 personen
13
Stroompunten controleren
2 personen
14
Toiletten reserveren
15
Afvalinzameling regelen
16
Verkeersplan uitwerken
2 personen
17
Parkeerindeling maken
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Jury voor concours benaderen
20
Prijzen en bekers bestellen
21
Programmaborden ontwerpen
22
Promotie online plaatsen
2 personen
23
Drukwerk laten maken
24
Routeborden voorbereiden
2 personen
25
Inschrijvingen bevestigen
26
Weersverwachting controleren
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Koelers vullen
2 personen
29
Inschrijfbalie voorbereiden
2 personen
30
Terrein afzetten
4 personen
31
Parkeervakken uitzetten
4 personen
32
Tenten opbouwen
6 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen neerzetten
4 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Borden en routepijlen plaatsen
3 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Techniek aansluiten
2 personen
39
Buffet voorbereiden
4 personen
40
Koffiepunt inrichten
2 personen
41
Naamkaarten klaarleggen
2 personen
42
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

44
Deelnemers ontvangen
4 personen
45
Oldtimers naar vak begeleiden
4 personen
46
Bezoekers verwelkomen
3 personen
47
Programma uitdelen
2 personen
48
Inschrijvingen afronden
2 personen
49
Oldtimers presenteren
2 personen
50
Juryronde begeleiden
2 personen
51
Rondritbriefing geven
2 personen
52
Rondrit starten
5 personen
53
Rondrit begeleiden
5 personen
54
Verkeer bij vertrek regelen
4 personen
55
Buffet openen
3 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Dranken serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Koffie en thee verzorgen
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Toiletten controleren
2 personen
62
Publiek informeren
2 personen
63
Prijswinnaars bekendmaken
2 personen
64
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

65
Muziek en verlichting uitschakelen
2 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
67
Tenten afbreken
6 personen
68
Terrein schoonmaken
5 personen
69
Afval afvoeren
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Materialen schoonmaken
3 personen
72
Routeborden verwijderen
3 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
75
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Kleedkamerschermaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkastenaantal 2
Registratiebalie

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6
Megafoon
Handmicrofoon
Laptop
Printer
Gereedschapskistenaantal 2
Hameraantal 2
Schroevendraaiersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Laddersaantal 2
Haspelsaantal 4
Verkeerskegelsaantal 30
Dranghekkenaantal 20
Pionnenaantal 30
EHBO-koffer
Brandblussersaantal 3
Noodverlichtingaantal 2
Tafelkassaaantal 2
Geldkistaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Contantgeldbakjesaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 3
Gasbrandersaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelthermometersaantal 4
Opslagkrattenaantal 20
Serveerkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukentangenaantal 8
Maatlepelsaantal 3
Ovenwantenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 6
Oldtimerpostersaantal 20
Naamkaartenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Programmabordenaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Parkeerbordenaantal 12
Startnummersaantal 100
Juryformulierenaantal 100
Prijstrofeeënaantal 6
Linten voor winnaarsaantal 6
Stickersaantal 200
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 12
Naamlabelsaantal 150
Polsbandjesaantal 250
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Papiercontainersaantal 4
Restafvalcontainersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4

Tips

Leg de rondrit vast voordat je de uitnodigingen verstuurt. Controleer de route op smalle passages, kruisingen en plekken waar verkeersbegeleiders nodig zijn, en maak routeborden ruim vooraf klaar.
Vraag vergunningen, verzekering en eventuele aanmelding van de rondrit vroeg aan: plan hiervoor minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding. Zonder bevestiging kun je deelnemers en routebegeleiders niet betrouwbaar informeren.
Gebruik één inschrijfformulier met voertuiggegevens, contactinformatie, rondritdeelname en dieetwensen. Stuur elke inschrijving uiterlijk 2 weken voor de Oldtimerdag een bevestiging met aankomsttijd, parkeerplek en programma.
Maak de parkeerindeling op schaal en wijs vrijwilligers vaste posten toe. Zet portofoons klaar voor coördinatie, houd een megafoon of handmicrofoon achter de hand en test alle verlengkabels en stekkerdozen vóór opening.
Bestel catering op basis van het bevestigde aantal deelnemers en reserveer toiletten en afvalinzameling apart. Controleer de stroompunten voor koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken en plan minstens 1 uur opbouwtijd voor de catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Oldtimerdag organiseren?: Start minimaal 3 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen, verzekering en de rondrit. Begin 6 tot 8 weken voor de dag met clubs, uitnodigingen, catering en vrijwilligers.
Welke vergunning heb je nodig voor een Oldtimerdag?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, rondrit en gebruik van de openbare weg. Neem minimaal 8 tot 12 weken vooraf contact op met de gemeente en vraag welke vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen gelden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Oldtimerdag?: Plan ten minste 1 coördinator, 2 mensen voor inschrijving, 2 voor parkeren en per verkeersgevoelig punt 1 begeleider. Voor een groter terrein werkt een portofoon per coördinatiepost en een korte briefing van 30 minuten beter dan mondelinge aanwijzingen tussendoor.
Wanneer moet je de inschrijvingen voor een Oldtimerdag bevestigen?: Verwerk nieuwe aanmeldingen binnen 3 werkdagen en sluit de definitieve deelnemerslijst ongeveer 2 weken voor het evenement. Dan kun je catering, parkeerplaatsen, bekers, programmaborden en route-informatie op aantallen afstemmen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.