Organiser une journée de voitures anciennes, étape par étape

Une journée de voitures anciennes se prépare d’abord autour du programme, de la balade et de la circulation sur le site. Fixez la date, obtenez les autorisations et vérifiez l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, coordonnez les clubs, le jury, la restauration, les toilettes et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, installer les panneaux et tester les moyens de communication.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Répartir le lieu et le terrain
3 personnes
5
Définir l’itinéraire de la balade
2 personnes
6
S’inscrire à la balade
7
Créer le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Contacter des clubs de voitures anciennes
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Commander le catering
2 personnes
13
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
14
Réserver les toilettes
15
Organiser l’enlèvement des déchets
16
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
17
Créer l’agencement du parking
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Contacter le jury du concours
20
Commander les prix et les coupes
21
Concevoir les panneaux du programme
22
Publier la promotion en ligne
2 personnes
23
Faire réaliser les imprimés
24
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
25
Confirmer les inscriptions
26
Vérifier les prévisions météo
27
Faire les courses
3 personnes
28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
30
Balisage du site
4 personnes
31
Délimiter les places de parking
4 personnes
32
Monter les tentes
6 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer les panneaux et les flèches de direction
3 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Brancher la technique
2 personnes
39
Préparer le buffet
4 personnes
40
Mettre en place le point café
2 personnes
41
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
42
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

44
Accueillir les participants
4 personnes
45
Guider les voitures anciennes vers leur emplacement
4 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Distribuer le programme
2 personnes
48
Finaliser les inscriptions
2 personnes
49
Présenter les voitures anciennes
2 personnes
50
Encadrer le tour du jury
2 personnes
51
Donner le briefing de la visite panoramique
2 personnes
52
Lancer la visite panoramique
5 personnes
53
Accompagner la visite
5 personnes
54
Gérer la circulation au départ
4 personnes
55
Ouvrir le buffet
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Servir les boissons
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Préparer le café et le thé
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Vérifier les toilettes
2 personnes
62
Informer le public
2 personnes
63
Annoncer les gagnants
2 personnes
64
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

65
Éteindre la musique et l’éclairage
2 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
67
Démonter les tentes
6 personnes
68
Nettoyer le site
5 personnes
69
Évacuer les déchets
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le matériel
3 personnes
72
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Stocker les restes au frais
2 personnes
75
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 12
Paravent de logeqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Armoires de rangementqté 2
Comptoir d'inscription

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Microphone à main
Ordinateur portable
Imprimante
Boîtes à outilsqté 2
Marteauqté 2
Tournevisqté 4
Lampes de pocheqté 6
Échellesqté 2
Enrouleursqté 4
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 20
Cônesqté 30
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 3
Éclairage de secoursqté 2
Caisse de tableqté 2
Caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Plateaux pour espècesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Petits bolsqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3
Brûleurs à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Thermomètres de réfrigérationqté 4
Bacs de rangementqté 20
Carafes de serviceqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Cuillères doseusesqté 3
Gants de cuisineqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 6
Affiches de voitures anciennesqté 20
Badges nominatifsqté 100
Nappesqté 12
Panneaux du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux de stationnementqté 12
Numéros de départqté 100
Fiches de juryqté 100
Trophéesqté 6
Rubans pour les gagnantsqté 6
Autocollantsqté 200
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 250
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Pilesqté 24

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de travailqté 12
Conteneurs à papierqté 4
Conteneurs pour déchets résiduelsqté 6
Pinces à déchetsqté 4

Conseils

Commencez par le parcours de la balade et le plan de circulation : prévoyez un itinéraire principal, un point de rassemblement et une solution si une route devient impraticable.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de voitures, les besoins alimentaires et le nombre de personnes à prévoir au buffet. Confirmez chaque inscription avant la journée.
Réservez les toilettes, le catering et l’enlèvement des déchets dès que le lieu est fixé. Ces services sont souvent difficiles à obtenir dans les deux dernières semaines.
Attribuez les bénévoles par créneau et par zone : accueil, parking, balade, buffet et concours. Prévoyez des talkies-walkies pour les responsables et un mégaphone pour les consignes collectives.
Installez la veille les panneaux de direction, le parking, les tables et les tentes. Testez aussi les rallonges, multiprises, haut-parleurs et microphone avant l’arrivée des premières voitures.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée de voitures anciennes ?: Commencez au moins 4 à 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, le lieu, le parcours et les prestataires doivent être sécurisés avant de lancer les invitations.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Laissez généralement les inscriptions ouvertes pendant 4 à 8 semaines et clôturez-les 7 à 10 jours avant l’événement. Gardez ensuite quelques jours pour traiter les besoins alimentaires et confirmer les participants.
Que faut-il vérifier la veille d’une balade de voitures anciennes ?: Vérifiez le parcours, les points de rendez-vous, les panneaux, les listes d’inscription et les numéros des responsables. Testez également les radios, le microphone et le plan de circulation au moins 2 heures avant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour la journée ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le parking et 1 responsable pour chaque zone importante. Pour un événement de taille moyenne, répartissez les équipes sur des créneaux de 2 à 3 heures afin de garder une présence toute la journée.

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