Zo organiseer je een nieuwjaarswandeling

Begin niet met hapjes of versiering, maar met de startlocatie en de route. Proef de wandeling vooraf, bepaal waar deelnemers kunnen rusten en leg vast hoeveel tijd het programma werkelijk duurt. Daarna regel je aanmeldingen, dieetwensen en duidelijke route-informatie. Op de dag zelf draait alles om een veilige winterroute, een goed ingericht startpunt en een rustpunt met koffie, thee, fruit en hapjes. Controleer de weersverwachting opnieuw voordat je de routepijlen plaatst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Startlocatie reserveren
2
Wandelroute uitstippelen
2 personen
3
Wandelroute proeflopen
2 personen
4
Rustpunten bepalen
2 personen
5
Routekaart maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Route-informatie versturen
11
Weersverwachting controleren
12
Route op winterse risico's controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Routepijlen en borden maken
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Startpunt inrichten
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Routepijlen plaatsen
3 personen
23
Rustpunt inrichten
3 personen
24
Koffie en thee bereiden
2 personen
25
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
26
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen

Event

27
Route en veiligheidsregels toelichten
28
Deelnemers registreren
2 personen
29
Wandelaars begeleiden
4 personen
30
Rustpunt bemannen
2 personen
31
Dranken en hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Afwezigen en achterblijvers controleren
2 personen
34
Nieuwjaarsmoment begeleiden
2 personen

Nazorg

35
Routepijlen verwijderen
3 personen
36
Afval verzamelen
3 personen
37
Servies en glazen afwassen
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
39
Partytenten afbreken
4 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Materialen controleren en opbergen
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Gebaksvorkjesaantal 60
Theelepelsaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Nieuwjaarsballonnenaantal 40
Slingersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 6

Wandelmateriaal

Routepijlenaantal 30
Informatiebordenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 10
Zaklampenaantal 8
Klembordenaantal 3
Routekaartenaantal 60

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Fluitjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Proefloop de route uiterlijk een week vooraf en noteer per traject waar je een rustpunt nodig hebt. Controleer daarbij donkere stukken, gladde ondergrond en plekken waar routepijlen of informatieborden kunnen verdwijnen.
Stuur route-informatie niet pas op de ochtend zelf. Deel uiterlijk 3 dagen vooraf de starttijd, verwachte wandelduur, kledingadvies en wat deelnemers moeten doen bij slecht weer.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en werk de deelnemerslijst tot 24 uur voor vertrek bij. Zo weet je hoeveel bekers, borden, fruit en aangepaste hapjes je bij elk rustpunt nodig hebt.
Plan de opbouw achteruit vanaf de starttijd: reken minstens 2 uur voor partytenten, tafels, stoelen, verlichting, routepijlen en het rustpunt. Test waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers aankomen.
Bereid koffie en thee zo kort mogelijk voor het eerste vertrek en gebruik thermoskannen voor het rustpunt. Zet warme dranken, bekers, hapjes en fruit klaar voordat de eerste groep terugkomt, niet pas wanneer iedereen er staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een nieuwjaarswandeling meestal?: Plan voor de wandeling zelf ongeveer 1,5 tot 2,5 uur, afhankelijk van de route en het aantal rustpunten. Tel daarnaast 30 tot 45 minuten voor ontvangst en 30 minuten voor afronding bij het startpunt.
Wanneer moet ik de route van een nieuwjaarswandeling proeflopen?: Loop de route bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf proef. Doe 24 uur voor de start nog een korte controle op gladheid, omgevallen takken, ontbrekende routepijlen en veranderde doorgangen.
Wanneer verstuur ik de route-informatie naar deelnemers?: Stuur de route-informatie uiterlijk 3 dagen voor de wandeling. Verstuur bij een aangepaste route of slecht weer direct een update en herhaal de belangrijkste wijziging op de dag zelf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een nieuwjaarswandeling op te bouwen?: Reserveer minstens 2 uur voor de opbouw van startpunt en rustpunt. Zet routepijlen en informatieborden pas nadat de route nog één keer is gecontroleerd, zodat je geen aanwijzingen op een gewijzigd traject plaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.