Organiser une promenade du Nouvel An sans rien oublier

Une promenade du Nouvel An se prépare d’abord comme un parcours, puis comme un moment convivial. Commencez par réserver le lieu de départ, tracer l’itinéraire et le reconnaître à pied avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des pauses clairement indiquées, des informations simples pour les participants et un accueil équipé de boissons chaudes, d’en-cas et de sièges. Le froid, l’obscurité et les changements de météo sont les points qui causent le plus souvent des retards ou des oublis.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de départ
2
Tracer l’itinéraire de randonnée
2 personnes
3
Reconnaître l’itinéraire de randonnée
2 personnes
4
Déterminer les points de repos
2 personnes
5
Créer une carte d'itinéraire
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Mettre à jour la liste des participants
10
Envoyer les informations sur l’itinéraire
11
Vérifier les prévisions météo
12
Vérifier l'itinéraire pour les risques hivernaux
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Créer des flèches et panneaux de signalisation
2 personnes
15
Rassembler le matériel
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Aménager le point de départ
4 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Monter les tentes de réception
4 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
23
Aménager un espace de repos
3 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
26
Installer la table d’inscription
2 personnes

Événement

27
Expliquer l’itinéraire et les règles de sécurité
28
Enregistrer les participants
2 personnes
29
Accompagner les marcheurs
4 personnes
30
Tenir le point de repos
2 personnes
31
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Vérifier les absents et les retardataires
2 personnes
34
Animer le moment du Nouvel An
2 personnes

Suivi

35
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
36
Rassembler les déchets
3 personnes
37
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Démonter les tentes de fête
4 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
42
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 100
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 4
Louchesqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Ballons du Nouvel Anqté 40
Guirlandesqté 8
Décoration de tableqté 6

Matériel de promenade

Flèches de directionqté 30
Panneaux d'informationqté 8
Gilets réfléchissantsqté 10
Lampes de pocheqté 8
Presse-papiersqté 3
Cartes d'itinéraireqté 60

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Siffletsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Reconnaissez l’itinéraire au moins une semaine avant la promenade et notez les passages glissants, boueux ou mal éclairés. Prévoyez un itinéraire de secours si un tronçon devient impraticable.
Fixez les points de repos avant les inscriptions et indiquez-les sur la carte envoyée aux participants. Une pause toutes les 45 à 60 minutes convient mieux qu’un seul arrêt à mi-parcours.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis mettez la liste à jour jusqu’à 3 jours avant l’événement. Gardez quelques en-cas sans allergènes courants séparément et identifiez-les clairement.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis encore le matin même. Préparez les flèches, panneaux, gilets réfléchissants et lampes de poche avant l’arrivée des participants, surtout si le départ se fait en fin d’après-midi.
Installez le point de départ au moins 2 heures à l’avance : tables, chaises, tentes, éclairage et boissons chaudes doivent être prêts avant l’accueil. Refroidissez les boissons et préparez le café ou le thé pendant la dernière heure.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une promenade du Nouvel An ?: Commencez l’organisation au moins 3 semaines à l’avance pour réserver le départ, tracer le parcours et recueillir les inscriptions. Faites la reconnaissance du trajet au plus tard 7 jours avant.
Quelle distance prévoir pour une promenade du Nouvel An ?: Prévoyez généralement une boucle de 5 à 8 kilomètres, avec une durée de 2 à 3 heures pauses comprises. Adaptez la distance au terrain hivernal et au niveau des participants.
Quand envoyer les informations sur l’itinéraire ?: Envoyez la carte, la distance, la durée prévue et les recommandations vestimentaires au moins 5 jours avant. Renvoyez un rappel avec la météo et les éventuels changements 24 à 48 heures avant le départ.
Combien de boissons prévoir pour une promenade du Nouvel An ?: Prévoyez environ 0,5 litre de boisson par personne pour la promenade, puis une boisson chaude à l’arrivée. Gardez une marge de 10 à 15 % pour les participants qui restent plus longtemps au point d’accueil.

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