Zo organiseer je een veilige nieuwjaarsduik

Begin minstens acht weken vooraf met de datum, locatie en toestemming voor het zwemgebied. Werk daarna het veiligheidsplan uit: bepaal de zwemroute, regel toezichthouders en EHBO en leg vast wanneer de duik niet doorgaat. Open vervolgens de aanmeldingen en stuur deelnemers duidelijke informatie over tijd, route, kleding en risico’s. Op de dag zelf zijn een droge kleedplek, warme drank en een laatste controle van weer, water en terrein minstens zo belangrijk als de duik zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en regels controleren
3
Zwemgebied en route bepalen
3 personen
4
Veiligheidsplan voor de duik maken
3 personen
5
Toezichthouders en EHBO regelen
2 personen
6
Locatie en faciliteiten reserveren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Weersverwachting volgen
12
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
13
Vrijwilligersbriefing versturen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Soep en warme dranken voorbereiden
3 personen
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Weers- en watercontrole uitvoeren
2 personen
19
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
20
Tenten en overkappingen opbouwen
5 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Afzettingen langs het zwemgebied plaatsen
4 personen
23
Route- en informatieborden plaatsen
2 personen
24
Kleedruimtes inrichten
3 personen
25
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
26
Registratiebalie inrichten
2 personen
27
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen

Event

28
Deelnemers en vrijwilligers ontvangen
4 personen
29
Deelnemers registreren
3 personen
30
Veiligheidsinstructies geven
3 personen
31
Start van de nieuwjaarsduik begeleiden
6 personen
32
Toezicht houden bij het zwemgebied
6 personen
33
Warme dranken en soep serveren
4 personen
34
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Natte deelnemers opvangen
3 personen
37
Afval tijdens het evenement verzamelen
2 personen
38
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Buffet en keuken opruimen
4 personen
40
Tenten en afzettingen afbouwen
5 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Terrein schoonmaken
4 personen
43
Servies en materiaal afwassen
3 personen
44
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
45
Geleende materialen controleren
2 personen
46
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
47
Gehuurde materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Kleedhokjesaantal 4
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Megafonenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Soepkommenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsboeienaantal 3
Thermische dekensaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Afzethekkenaantal 12
Pionnenaantal 20

Informatie

Inschrijftafel
Informatiebordenaantal 6
Routepijlenaantal 10
Watervaste stiftenaantal 6
Klembordenaantal 4
Polsbandjesaantal 150

Decoratie

Nieuwjaarsvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegers en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Regel vergunningen en toestemming minimaal zes tot acht weken vooraf. Controleer ook lokale regels voor zwemmen, afzettingen, geluid en tijdelijke tenten; een locatie reserveren alleen is niet genoeg.
Maak het veiligheidsplan vóór je de uitnodigingen verstuurt. Leg de zwemroute, start- en eindpunten, afzettingen, toezichthouders, EHBO-post en het besluitmoment bij slecht weer op één duidelijk document vast.
Stuur deelnemers uiterlijk één week vooraf praktische informatie. Vermeld de aanmeldtijd, het tijdstip van de duik, de route naar de kleedruimtes, wat ze na afloop kunnen verwachten en hoe een afgelasting wordt gecommuniceerd.
Plan de warme opvang vóór je boodschappen doet. Voorzie een aparte plek voor droge kleding en kapstokken en zet soep, warme dranken, bekers en thermoskannen zo neer dat deelnemers niet door de veiligheidsroute hoeven te lopen.
Doe op de ochtend zelf twee controles: eerst weer en watertemperatuur, daarna terrein, route en materiaal. Zet afzethekken, pionnen, borden, EHBO-koffers, reddingsboeien en thermische dekens klaar vóór de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nieuwjaarsduik organiseren?: Begin bij voorkeur acht weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het veiligheidsplan. Open de aanmeldingen zodra de belangrijkste toestemming en veiligheidsafspraken rond zijn, meestal vier tot zes weken voor de duik.
Hoeveel toezichthouders heb je nodig bij een nieuwjaarsduik?: Dat hangt af van het aantal deelnemers, de zwemroute en lokale regels. Maak de bezetting uiterlijk vier weken vooraf rond en zorg dat elke toezichthouder een vaste positie en taak heeft; laat niemand tegelijk toezicht en inschrijving doen.
Wanneer controleer je het weer en water voor een nieuwjaarsduik?: Volg de verwachting vanaf zeven dagen vooraf en maak het definitieve besluit op de ochtend zelf. Controleer vóór de opbouw opnieuw weer, water, zichtbaarheid en terrein en communiceer een afgelasting zo snel mogelijk via het afgesproken kanaal.
Wat moet je regelen voor deelnemers na de nieuwjaarsduik?: Richt vóór de start een droge kleedplek met kleedhokjes of afgeschermde ruimte, kapstokken en verlichting in. Zet warme soep en dranken klaar en houd thermische dekens beschikbaar; deelnemers moeten direct na de duik uit de kou kunnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.