Zo organiseer je een netwerkweekend zonder losse eindjes

Een netwerkweekend staat of valt met de volgorde waarin je voorbereidt. Leg eerst datum, locatie en doel vast, open daarna de aanmeldingen en bouw het programma rond gesprekken, werkvormen en rustmomenten. Regel sprekers, reserveringen en dieetwensen ruim vóór de laatste week. Op locatie draait het om een snelle registratie, werkende techniek en een koffiepunt dat direct beschikbaar is. Met een vaste controle op 7 dagen, 1 dag en 1 uur vooraf voorkom je de meeste problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Programma opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Sprekers bevestigen
8
Werkvormen selecteren
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Deelnemerslijst controleren
11
Programma definitief maken
2 personen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Route en parkeren delen
14
Herinnering versturen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Materialen naar locatie brengen
3 personen
18
Locatie inspecteren
2 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Presentatieruimte inrichten
3 personen
22
Geluidsapparatuur testen
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Koffiepunt inrichten
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Naamkaartjes klaarleggen

Event

27
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
28
Deelnemers registreren
2 personen
29
Welkomstdranken serveren
2 personen
30
Opening verzorgen
31
Korte pitches begeleiden
2 personen
32
Koffiepauze serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Netwerktafels begeleiden
3 personen
35
Buffet klaarzetten
3 personen
36
Diner serveren
4 personen
37
Werktafels begeleiden
4 personen
38
Dessert en koffie serveren
3 personen
39
Informele netwerkborrel begeleiden
3 personen
40
Ontbijtbuffet klaarzetten
3 personen
41
Ontbijt serveren
3 personen
42
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

43
Restanten veilig afdekken
2 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies voorspoelen
2 personen
46
Locatie afsluiten
2 personen
47
Meubilair afbouwen
4 personen
48
Apparatuur inpakken
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Materialen retourneren
2 personen
52
Gevonden spullen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Staantafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerkommenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Beamer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveerlepelsaantal 8
Folieaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 20

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programma-opzet. Reserveer niet alleen de ruimte, maar controleer ook parkeermogelijkheden, route, tafels, stoelen en een aparte plek voor registratie.
Open het aanmeldformulier zodra het programma in hoofdlijnen staat en vraag dieetwensen meteen uit. Sluit de inschrijvingen bij voorkeur 7 dagen vooraf, zodat je deelnemerslijst, naamkaartjes, catering en werkvormen kunt bijwerken.
Bevestig sprekers en werkvormen uiterlijk 2 weken vooraf. Vraag presentaties en benodigde materialen vooraf op; zo weet je of je beamer, flip-overs, stiften, microfoon of luidsprekers nodig hebt.
Maak 7 dagen vooraf het programma definitief en stuur de route, parkeergegevens en praktische informatie opnieuw. Verstuur daarnaast 24 uur vooraf een korte herinnering met starttijd, registratieplek en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan de opbouw met een controlelijst voor 3 uur vóór de start. Test geluidsapparatuur en presentaties, richt de registratietafel en het koffiepunt in, koel dranken en controleer stroompunten, verlengsnoeren, afvalbakken en de looproute.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een netwerkweekend organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig sprekers en reserveringen uiterlijk 2 weken voor het weekend en sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen vooraf.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een netwerkweekend?: Stuur de eerste uitnodiging zodra datum, locatie en programma-opzet vaststaan, meestal 6 weken vooraf. Stuur 7 dagen vooraf praktische informatie en herhaal de belangrijkste gegevens 24 uur voor de start.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een netwerkweekend?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw op locatie. Gebruik die tijd voor tafels en stoelen, registratie, koffiepunt, presentatieruimte, versiering en een volledige test van microfoon, luidsprekers en beamer.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een netwerkweekend?: Vraag dieetwensen uit in het aanmeldformulier en controleer ze opnieuw zodra de inschrijvingen sluiten, ongeveer 7 dagen vooraf. Geef het definitieve overzicht uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het weekend door aan degene die de hapjes en dranken verzorgt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.