Ein Netzwerkwochenende Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Netzwerkwochenende greifen Programm, Anmeldungen, Referenten und Logistik eng ineinander. Lege zuerst Datum und Ort fest, bevor du Einladungen und das Anmeldeformular veröffentlichst. Danach klärst du Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und Reservierungen, bevor du das Programm finalisierst. In den letzten Tagen zählen vor allem Techniktest, Raumaufbau, gekühlte Getränke und klare Informationen zu Route und Parken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2
Programm erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldeformular öffnen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Referenten bestätigen
8
Lernmethoden auswählen
2 Personen
9
Reservierungen vornehmen
10
Teilnehmerliste prüfen
11
Programm finalisieren
2 Personen
12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
13
Route und Parken teilen
14
Erinnerung senden
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Getränke kühlen
2 Personen
17
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
18
Location inspizieren
2 Personen
19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
20
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
21
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
22
Tonanlage testen
2 Personen
23
Dekoration aufhängen
2 Personen
24
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Namensschilder bereitlegen

Event

27
Empfangstheke besetzen
2 Personen
28
Teilnehmer registrieren
2 Personen
29
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
30
Eröffnung betreuen
31
Kurze Pitches moderieren
2 Personen
32
Kaffeepause servieren
3 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Netzwerktische betreuen
3 Personen
35
Buffet vorbereiten
3 Personen
36
Abendessen servieren
4 Personen
37
Werktafeln begleiten
4 Personen
38
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
39
Informelle Networking-Getränke begleiten
3 Personen
40
Frühstücksbuffet aufbauen
3 Personen
41
Frühstück servieren
3 Personen
42
Abreise der Teilnehmer begleiten
2 Personen

Nachbereitung

43
Reste sicher abdecken
2 Personen
44
Abfall sammeln
3 Personen
45
Geschirr vorspülen
2 Personen
46
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
47
Mobiliar abbauen
4 Personen
48
Geräte einpacken
3 Personen
49
Geschirr abwaschen
3 Personen
50
Location reinigen
4 Personen
51
Materialien zurückgeben
2 Personen
52
Gefundene Gegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
Registrierungstisch
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

GläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 10

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Beamer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8
FolieAnz. 2

Dekoration

NamensschilderAnz. 60
TischdeckenAnz. 8
FlipchartsAnz. 4
StifteAnz. 20

Beleuchtung

LichtergirlandeAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
PutzlappenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Starte mit Datum, Ort und einem vorläufigen Programm. Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Dauer, Teilnahmebedingungen und die wichtigsten Programmpunkte feststehen.
Plane die Anmeldung nicht nur als Namensliste. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular und prüfe die Teilnehmerliste spätestens eine Woche vorher auf fehlende Angaben.
Bestätige Referenten und Lernmethoden frühzeitig und finalisiere das Programm nicht erst am Veranstaltungstag. Verschicke die endgültige Version zusammen mit Route, Parkhinweisen und einer Erinnerung.
Reserviere Unterkunft, Räume oder Verpflegung, sobald die erwartete Teilnehmerzahl belastbar ist. Zwei bis drei Wochen vor dem Wochenende solltest du die Reservierungen nochmals schriftlich bestätigen.
Plane den Aufbau als eigenen Abschnitt am Vortag oder mehrere Stunden vorher ein: Registrierungstisch, Präsentationsraum, Kaffeebereich und Tonanlage müssen vor dem Eintreffen der ersten Person funktionieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Netzwerkwochenende organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programmrahmen. Referenten, Reservierungen und Einladungen sollten danach innerhalb der nächsten zwei Wochen feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Netzwerkwochenende verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Lass die Anmeldung mindestens 3 bis 4 Wochen offen, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig auswerten kannst.
Wie lange vorher muss das Programm finalisiert werden?: Finalisiere das Programm spätestens 7 Tage vor Beginn. So bleiben noch 2 bis 3 Werktage, um Änderungen an Referenten, Materialien und Teilnehmerinformationen weiterzugeben.
Wann sollte man den Veranstaltungsort für ein Netzwerkwochenende aufbauen?: Plane den Aufbau mindestens 3 Stunden vor der Registrierung ein, bei mehreren Räumen besser am Vorabend. Teste Tonanlage, Mikrofon und Beamer nicht später als 60 Minuten vor dem ersten Programmpunkt.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.