Zo organiseer je een natuurkundecongres

Begin met de congresdatum en locatie, en werk daarna van inhoud naar uitvoering. Leg eerst het programma, de sprekers en de benodigde presentaties vast; pas daarna kun je techniek, catering en communicatie goed plannen. Verzamel abstracts, dieetwensen en sprekersinformatie centraal, zodat er in de laatste week geen losse vragen blijven liggen. Gebruik een draaiboek met tijden, contactpersonen en technische controles voor de opbouw en de congresdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Congresdatum vastleggen
2 personen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Sprekers uitnodigen
2 personen
5
Presentatietitels verzamelen
6
Abstracts verzamelen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie op sociale media plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Sprekersinformatie bevestigen
13
Catering reserveren
14
Techniek reserveren
15
Fotograaf reserveren
16
Programma definitief maken
2 personen
17
Naamkaartjes ontwerpen
18
Naamkaartjes printen
2 personen
19
Deelnemerslijst bijwerken
20
Presentaties verzamelen
2 personen
21
Presentaties controleren
2 personen
22
Draaiboek printen
23
Sprekersbriefing versturen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Techniek testen
2 personen
26
Materialen sorteren
2 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
29
Zaalindeling maken
3 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Presentatietafel inrichten
2 personen
33
Projector aansluiten
2 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Presentaties klaarzetten
36
Posterruimte inrichten
3 personen
37
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
40
Sprekers ontvangen
2 personen

Event

41
Registratiebalie bemannen
3 personen
42
Deelnemers verwelkomen
3 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Presentaties begeleiden
2 personen
45
Tijdschema bewaken
46
Vragen uit de zaal verzamelen
47
Koffiepauze serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
50
Postersessie begeleiden
2 personen
51
Borrelhapjes serveren
3 personen
52
Avondbuffet serveren
4 personen
53
Avondprogramma aankondigen
54
Avondpresentaties begeleiden
2 personen
55
Afsluitingswoord verzorgen
56
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Servies verzamelen
3 personen
58
Afval verzamelen
2 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Presentatiematerialen inpakken
2 personen
61
Posters en decoratie verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Keuken schoonmaken
2 personen
66
Locatie afsluiten
2 personen
67
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
68
Overgebleven materialen retourneren
69
Foto's en bestanden archiveren
70
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Ontvangstbalie
Spreektafel
Posterbordenaantal 12
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 140
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerkommenaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
VGA-adapteraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Mobiele whiteboardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
dienbladenaantal 8
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Congresbannersaantal 2
Tafellopersaantal 18
Naamkaartjeshoudersaantal 140
Pijlbordenaantal 10
Posterhakenaantal 30

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Kabelgotenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inhoud vroeg: nodig sprekers uit voordat je het programma publiceert en geef een vaste deadline voor presentatietitels en abstracts. Houd ruimte voor een reserveonderdeel als een spreker afzegt.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en hoofdprogramma bekend zijn. Vraag meteen dieetwensen uit en werk de deelnemerslijst minimaal wekelijks bij.
Controleer per presentatie het bestandsformaat en de aansluiting. Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, VGA-adapter, microfoons en luidsprekers uiterlijk één dag vooraf.
Regel de ontvangst als aparte werkstroom: zet een ontvangstbalie klaar, print naamkaartjes en leg de meest recente deelnemerslijst daar neer. Print ook minstens één extra set voor het geval wijzigingen op de ochtend zelf binnenkomen.
Maak de sprekersbriefing concreet met aankomsttijd, zaal, spreektijd en contactpersoon. Verzamel presentaties vooraf en zet een kopie op de congreslaptop; zo voorkom je dat de eerste sessie wacht op een download of een ontbrekende kabel.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een natuurkundecongres?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en sprekers. Reserveer catering, techniek en eventuele fotografie zodra het programma voldoende vaststaat, meestal 8 tot 12 weken voor de congresdag.
Wanneer moet het programma van een natuurkundecongres definitief zijn?: Maak het programma 4 tot 6 weken vooraf definitief. Geef sprekers daarna nog een korte deadline, bijvoorbeeld 2 weken voor het congres, voor de definitieve titel, abstract en presentatie.
Wanneer test je de techniek voor een congres?: Test alle apparatuur uiterlijk de dag vóór het congres en controleer de zaal nogmaals 60 tot 90 minuten voor de start. Neem naast de laptop ook HDMI-kabels, een VGA-adapter, stekkerdozen en verlengkabels mee.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de ontvangst van congresdeelnemers?: Plan minimaal 30 minuten voor registratie vóór de eerste sessie, en 45 tot 60 minuten als veel deelnemers tegelijk arriveren. Leg naamkaartjes, deelnemerslijst en eventuele laatste wijzigingen bij de ontvangstbalie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.