Einen Physikkongress Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Physikkongress hängen Programm, Referenten, Anmeldung und Technik eng zusammen. Lege zuerst Termin und Ort fest, bevor du Einladungen verschickst oder Catering buchst. Danach sammelst du Vortragstitel und Abstracts, bestätigst die Informationen der Sprecher und veröffentlichst das Programm. In den letzten Wochen prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Präsentationen und Namensschilder. Plane außerdem einen Techniktest und ein klares Sprecherbriefing ein – beides wird bei Kongressen häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Kongressdatum festlegen
2 Personen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Redner einladen
2 Personen
- 5
Präsentationstitel sammeln
- 6
Abstracts einsammeln
2 Personen
- 7
Anmeldeformular veröffentlichen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Werbung in sozialen Medien posten
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Sprecherinformationen bestätigen
- 13
Catering reservieren
- 14
Technik reservieren
- 15
Fotograf buchen
- 16
Programm finalisieren
2 Personen
- 17
Namensschilder entwerfen
- 18
Namensschilder drucken
2 Personen
- 19
Teilnehmerliste aktualisieren
- 20
Präsentationen sammeln
2 Personen
- 21
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 22
Ablaufplan ausdrucken
- 23
Sprecherbriefing versenden
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Technik testen
2 Personen
- 26
Materialien sortieren
2 Personen
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Empfangstresen aufbauen
2 Personen
- 29
Raumaufteilung erstellen
3 Personen
- 30
Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Tische aufstellen
3 Personen
- 32
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
- 33
Projektor anschließen
2 Personen
- 34
Mikrofone testen
2 Personen
- 35
Präsentationen vorbereiten
- 36
Posterausstellungsbereich einrichten
3 Personen
- 37
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 38
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 39
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
- 40
Referenten empfangen
2 Personen
Event
- 41
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 42
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
- 43
Eröffnungsrede halten
- 44
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 45
Zeitplan überwachen
- 46
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 47
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Mittagsbuffet auffüllen
3 Personen
- 50
Postersession moderieren
2 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Abendbuffet servieren
4 Personen
- 53
Abendprogramm ankündigen
- 54
Abendpräsentationen betreuen
2 Personen
- 55
Schlusswort übernehmen
- 56
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Geschirr sammeln
3 Personen
- 58
Abfall sammeln
2 Personen
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Präsentationsmaterialien einpacken
2 Personen
- 61
Poster und Dekoration entfernen
3 Personen
- 62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Saal reinigen
3 Personen
- 65
Küche reinigen
2 Personen
- 66
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 67
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 68
Übriggebliebene Materialien zurückgeben
- 69
Fotos und Dateien archivieren
- 70
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 140
- TischeAnz. 18
- Empfangstresen
- Rednertisch
- PosterständerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 140
- TrinkgläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 140
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 20
- ServierschalenAnz. 12
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- VGA-AdapterAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- PräsentationsklickerAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- Mobile WhiteboardsAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ZangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- TablettsAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 3
Dekoration
- KongressbannerAnz. 2
- TischläuferAnz. 18
- NamensschildhalterAnz. 140
- WegweiserAnz. 10
- PosterhakenAnz. 30
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Ort mindestens sechs Monate vorher fest, wenn mehrere externe Referenten eingeplant sind. Prüfe dabei nicht nur die Saalkapazität, sondern auch Platz für Empfangstresen, Rednertisch, Posterständer und Kleiderständer.
- Setze eine feste Frist für Vortragstitel und Abstracts, idealerweise acht bis zehn Wochen vor dem Kongress. Ohne diese Deadline bleibt das Programm vorläufig und Einladungen enthalten oft unvollständige Angaben.
- Fordere bei der Anmeldung Ernährungswünsche und Kontaktdaten gemeinsam ab. Übermittle die aktualisierte Teilnehmerzahl spätestens sieben Tage vor dem Termin an das Catering, damit Portionen und Sonderessen planbar sind.
- Sammle Präsentationen drei bis fünf Tage vor dem Kongress und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, VGA-Adapter, Funkmikrofone und Präsentationsklicker.
- Schicke das Sprecherbriefing spätestens 48 Stunden vorher mit Vortragsslot, Raum, Technik und Ansprechpartner. Drucke den Ablaufplan und die Namensschilder am Vortag, damit Änderungen am Kongresstag nicht den Empfang blockieren.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Physikkongress planen?
- Für einen Kongress mit mehreren Referenten solltest du mindestens sechs Monate vorher mit Termin und Ort beginnen. Programm, Einladungen und Anmeldung brauchen anschließend mehrere feste Fristen.
- Wann sollte man Referenten für einen Physikkongress einladen?
- Lade Referenten idealerweise vier bis sechs Monate vor dem Termin ein. Gib ihnen eine verbindliche Frist von acht bis zehn Wochen für Vortragstitel und Abstracts.
- Wie viele Tage vorher sollte das Catering bestätigt werden?
- Bestätige die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vor dem Kongress. Melde zusätzliche Änderungen danach direkt, weil Sonderessen und Mengen oft nicht kurzfristig angepasst werden können.
- Wann sollte man die Kongresstechnik testen?
- Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und führe vor Beginn zusätzlich einen kurzen Funktionstest durch. Öffne jede Präsentation einmal und prüfe Ton, Bild, Kabel, Adapter und Mikrofone.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!