Zo organiseer je een natuurexcursie met avondwandeling

Begin niet met de boodschappen, maar met de route, toestemming en groepsgrootte. Verken het natuurgebied vooraf bij daglicht en leg meteen een kortere alternatieve route vast voor slecht weer of vermoeide deelnemers. Regel daarna parkeren, aanmeldingen en dieetwensen, zodat je de catering en materialen kunt afstemmen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijk ontvangstpunt, opgeladen navigatie en verlichting die klaarstaat voordat het donker wordt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en natuurgebied selecteren
2 personen
2
Toestemming voor terrein aanvragen
3
Parkeerplaatsen reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Route vooraf verkennen
3 personen
8
Alternatieve route vastleggen
2 personen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Weersverwachting controleren
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Routekaarten printen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Eten en materialen verpakken
3 personen
16
Navigatieapparatuur opladen
17
EHBO-materiaal controleren
18
Noodnummers en deelnemerslijst printen

Event

19
Materialen naar locatie brengen
3 personen
20
Ontvangstpunt opbouwen
3 personen
21
Routepijlen plaatsen
2 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Deelnemers registreren
2 personen
24
Welkomstuitleg geven
2 personen
25
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
26
Verrekijkers en kompassen uitdelen
2 personen
27
Excursiegroep begeleiden
4 personen
28
Water en snacks uitdelen
2 personen
29
Picknickbuffet klaarzetten
3 personen
30
Picknickmaaltijd serveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Afval gescheiden inzamelen
2 personen
33
Hoofdlampen uitdelen
2 personen
34
Avondwandeling begeleiden
4 personen
35
Afsluiting en vertrek uitleggen
2 personen

Nazorg

36
Materialen verzamelen
4 personen
37
Locatie schoon achterlaten
4 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Routepijlen verwijderen
2 personen
40
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
41
Materialen schoonmaken en opbergen
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 12
Buitenbankenaantal 4
Partytent

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare mokkenaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4

Apparatuur

Verrekijkersaantal 12
Kompassenaantal 8
Megafoon
Walkietalkiesaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Hoofdlampenaantal 35
Lantaarnsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 8
Nooddekensaantal 6
Fluitjesaantal 8
Zaklampenaantal 6

Papierwerk

Routekaartenaantal 40
Deelnemersformulierenaantal 40
Klembordenaantal 6

Decoratie

Routepijlenaantal 20
Informatiebordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Herbruikbare tafelkleedsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routeverkenning uiterlijk één week vooraf en loop het volledige traject bij daglicht. Controleer smalle paden, modderige stukken en plekken waar deelnemers gemakkelijk verdwalen; markeer daar de route met pijlen of informatieborden.
Stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf één bericht met starttijd, parkeerinformatie, kledingadvies, verwachte looptijd en een noodnummer. Vermeld ook dat een avondwandeling hoofdlampen of zaklampen vereist, zodat niemand zonder verlichting verschijnt.
Maak de groepsindeling en veiligheidsbezetting vóór de ontvangst. Neem per groep een routekaart, kompas en opgeladen navigatieapparaat mee; bij grotere groepen zijn walkietalkies handig om voor- en achterhoede te verbinden.
Zet koffie en thee minstens 30 minuten voor aankomst klaar in thermoskannen en koel dranken vooraf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en verpak eten per groep, zodat het uitdelen bij het ontvangstpunt snel gaat.
Controleer de weersverwachting de avond ervoor én op de ochtend zelf. Beslis vooraf wanneer je de alternatieve route gebruikt of uitstelt; print deelnemerslijst, noodnummers en routekaarten ook op papier voor het geval telefoons of navigatieapparatuur uitvallen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik toestemming aanvragen voor een natuurexcursie?: Vraag toestemming zodra je het natuurgebied en de datum hebt gekozen, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Voor een avondwandeling kunnen extra regels gelden rond toegang, parkeren, vuur of groepsgrootte; wacht niet tot de week van het evenement.
Hoeveel verlichting heb ik nodig voor een avondwandeling?: Voorzie iedere deelnemer van een eigen hoofdlamp of zaklamp en neem minimaal 2 extra exemplaren mee. Leg daarnaast lantaarns klaar bij het ontvangstpunt en reserveer 30 minuten vóór zonsondergang om de verlichting te controleren.
Hoeveel eten en drinken moet ik meenemen voor de excursie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en stem de hoeveelheid eten af op de duur van de excursie. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat je porties en alternatieven nog gericht kunt inkopen.
Wanneer moet ik de route voor een avondwandeling verkennen?: Verken de route uiterlijk één week vooraf bij daglicht en loop ook de alternatieve route. Controleer op de dag zelf de weersverwachting en plan minstens 30 minuten vóór vertrek voor het plaatsen van routepijlen en het opbouwen van het ontvangstpunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.