Comment organiser une excursion nature avec promenade du soir

Commencez par sécuriser le parcours et les horaires, puis seulement par inviter les participants. Une excursion avec promenade du soir demande davantage qu’une simple randonnée : il faut repérer l’itinéraire, prévoir une solution de repli, gérer l’accès au site et préparer l’éclairage. Le plan ci-dessous vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les inscriptions, les besoins alimentaires et les consignes de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Sélectionner l’itinéraire et la zone naturelle
2 personnes
2
Demander l'autorisation d'accès au site
3
Réserver des places de parking
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Repérer l’itinéraire à l’avance
3 personnes
8
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
9
Envoyer les informations aux participants
10
Vérifier les prévisions météo
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Emballer la nourriture et le matériel
3 personnes
16
Recharger les équipements de navigation
17
Vérifier le matériel de premiers secours
18
Imprimer les numéros d’urgence et la liste des participants

Événement

19
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
20
Installer le point d'accueil
3 personnes
21
Installer les flèches d'orientation
2 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Enregistrer les participants
2 personnes
24
Donner les consignes d’accueil
2 personnes
25
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
26
Distribuer des jumelles et des boussoles
2 personnes
27
Accompagner le groupe d’excursion
4 personnes
28
Distribuer de l'eau et des snacks
2 personnes
29
Préparer le buffet pique-nique
3 personnes
30
Servir le repas de pique-nique
4 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Trier les déchets séparément
2 personnes
33
Distribuer les lampes frontales
2 personnes
34
Encadrer la promenade du soir
4 personnes
35
Expliquer la clôture et le départ
2 personnes

Suivi

36
Rassembler le matériel
4 personnes
37
Laisser le lieu propre
4 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Retirer les flèches d’itinéraire
2 personnes
40
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
41
Nettoyer et ranger le matériel
2 personnes
42
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 3
Chaises pliantesqté 12
Bancs d'extérieurqté 4
Tente de réception

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Mugs réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 4

Équipement

Jumellesqté 12
Boussolesqté 8
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes frontalesqté 35
Lanternesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 8
Couvertures de survieqté 6
Siffletsqté 8
Lampes de pocheqté 6

Paperasse

Cartes d'itinéraireqté 40
Formulaires des participantsqté 40
Presse-papiersqté 6

Décoration

Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Sets de nappes réutilisablesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Repérez l’itinéraire au moins une semaine avant et mesurez le temps réel de marche, pauses comprises. Prévoyez un itinéraire alternatif si la météo, un accès fermé ou la tombée de la nuit rend le parcours initial impraticable.
Demandez l’autorisation d’accès et réservez les places de parking avant d’envoyer les invitations. Indiquez ensuite une date limite d’inscription, idéalement 5 à 7 jours avant la sortie, pour connaître l’effectif et les besoins alimentaires.
Envoyez les informations pratiques au plus tard 48 heures avant le départ : point de rendez-vous, durée, niveau de marche, vêtements conseillés et heure prévue de fin. Ajoutez une carte imprimée, car les téléphones peuvent manquer de réseau ou de batterie.
Prévoyez l’éclairage pour toute la promenade du soir, pas seulement pour le point d’accueil. Comptez une lampe frontale ou une lampe de poche par participant, plus des batteries externes et quelques lampes de rechange pour les accompagnateurs.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du groupe : liste des participants, numéros d’urgence, trousse de premiers secours, gilets réfléchissants et sifflets. Gardez 15 minutes pour l’enregistrement et donnez les consignes de sécurité avant de commencer la marche.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une excursion nature ?: Commencez environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation d’accès, de repérer le parcours, de réserver le parking et d’organiser les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour une promenade du soir ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant l’excursion, avec une date limite de réponse fixée 5 à 7 jours avant. Vous pourrez ainsi ajuster les repas, les boissons, le matériel et le nombre d’accompagnateurs.
Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?: Réservez au moins 15 minutes avant le départ, et 30 minutes si le groupe dépasse 20 personnes. Ce temps sert à enregistrer les participants, distribuer les informations et expliquer les règles de sécurité.
Que faut-il prévoir pour marcher après la tombée de la nuit ?: Prévoyez une source de lumière par personne, des batteries chargées et un éclairage de secours pour les encadrants. Ajoutez des gilets réfléchissants, des sifflets, une carte imprimée et les numéros d’urgence dans le matériel d’accueil.

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