Zo organiseer je een muziekweekend zonder last-minute chaos

Begin met de datum, het programma en de bevestiging van artiesten en bands. Werk daarna van buiten naar binnen: regel deelnemers, reserveringen, catering en vrijwilligers voordat je de techniek en inrichting uitwerkt. Verzamel dieetwensen, noodcontacten en route-informatie ruim op tijd. Op de dag zelf draait alles om een getest speelschema, gekoelde dranken, een vrije podiumzone en één duidelijk draaiboek voor alle helpers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten en bands bevestigen
2 personen
3
Repertoire en speelschema maken
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Contactgegevens deelnemers controleren
8
Reserveringen maken
9
Muziekinstallatie reserveren
10
Cateringbestelling plaatsen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Draaiboek afdrukken
13
Noodcontacten verzamelen
14
Huisregels afdrukken
15
Route- en parkeerinformatie delen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Eten gekoeld opslaan
2 personen
20
Apparatuur en materialen verzamelen
3 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimtes ventileren
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen neerzetten
4 personen
25
Podiumzone vrijmaken
3 personen
26
Geluidsapparatuur plaatsen
4 personen
27
Instrumenten opstellen
4 personen
28
Microfoons aansluiten
2 personen
29
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
30
Verlichting installeren
3 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Entree inrichten
2 personen
33
Programma en huisregels ophangen
34
Buffet klaarzetten
3 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

37
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
38
Bezoekers verwelkomen
2 personen
39
Programma uitdelen
2 personen
40
Openingsoptreden begeleiden
2 personen
41
Pauzehapjes serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Buffet aanvullen
2 personen
44
Artiesten ontvangen
2 personen
45
Optredens aankondigen
46
Podiumwissels begeleiden
3 personen
47
Geluidsniveau controleren
48
Verlichting bedienen
49
Tafels afruimen
2 personen
50
Glazen en servies verzamelen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Laatste optreden begeleiden
3 personen
54
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

55
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
56
Instrumenten veilig opbergen
4 personen
57
Eten en dranken koelen
2 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Toiletten schoonmaken
2 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Apparatuur controleren
2 personen
65
Geleende spullen verzamelen
2 personen
66
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
68
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
DI-boxenaantal 4
Monitorspeakersaantal 2
Muziekkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Muziekstandaardsaantal 12
Reservebatterijenaantal 16

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Programmapostersaantal 10
Plakbandaantal 6
Kabelbindersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en repertoire eerst vast en deel het speelschema met artiesten en deelnemers. Plan optredens met voldoende wisseltijd voor microfoons, DI-boxen, kabels en monitorspeakers; reken per wissel minimaal 15 minuten.
Reserveer de muziekinstallatie niet pas wanneer het programma rond is. Controleer uiterlijk één week vooraf of actieve speakers, mengpaneel, microfoons, standaards, kabels, stekkerdozen en verlengkabels compleet zijn en test de opstelling op locatie.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht met contactgegevens, dieetwensen en eventuele reserveringen. Stuur route- en parkeerinformatie minstens 3 dagen vooraf, zodat vragen niet op de opbouwdag binnenkomen.
Maak vrijwilligersdiensten van 2 tot 3 uur en wijs per dienst één aanspreekpunt aan. Laat iemand verantwoordelijk zijn voor ontvangst en catering, en iemand anders voor techniek en het wisselen tussen bands.
Koel dranken en sla eten gekoeld op zodra de locatie opent. Zet tafels, stoelen en buffettafels eerst neer, maak de podiumzone vrij en leg het afgedrukte draaiboek, de huisregels en noodcontacten op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een muziekweekend organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en artiesten. Regel techniek, catering en reserveringen uiterlijk 4 weken van tevoren; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en het draaiboek.
Wanneer moet ik bands en artiesten bevestigen?: Bevestig bands zodra de datum en speeltijden voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 weken vooraf. Stuur uiterlijk 2 weken voor het muziekweekend het definitieve repertoire, speelschema, aankomsttijd en technische afspraken.
Hoeveel tijd heb je nodig om de muziekinstallatie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor speakers, mengpaneel, microfoons, monitors, kabels en licht. Reserveer daarna minstens 30 minuten voor een soundcheck en controleer vóór de gasten komen of elke band kan aansluiten.
Wanneer stuur je de praktische informatie naar deelnemers?: Stuur de route, parkeerinformatie, huisregels en contactgegevens uiterlijk 3 dagen vooraf. Vraag dieetwensen en bevestiging van contactgegevens bij de aanmelding op en sluit die inventarisatie ongeveer 1 week voor het weekend.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.