Musikwochenende organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Musikwochenende wird nicht erst beim Aufbau entschieden, sondern in den Wochen davor. Lege zuerst Datum, Programm und bestätigte Künstler fest, bevor du Einladungen, Reservierungen und Verpflegung koordinierst. Danach klärst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Anreise und Helfer. Am Veranstaltungstag zählen ein freier Bühnenbereich, geprüfte Tontechnik, gekühlte Getränke und ein klarer Ablauf für Einlass, Musik und Pausen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Künstler und Bands bestätigen
2 Personen
- 3
Repertoire und Spielplan erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Kontaktdaten der Teilnehmenden prüfen
- 8
Reservierungen vornehmen
- 9
Musikanlage reservieren
- 10
Cateringbestellung aufgeben
- 11
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 12
Drehbuch ausdrucken
- 13
Notfallkontakte sammeln
- 14
Hausregeln ausdrucken
- 15
Routen- und Parkinformationen teilen
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
3 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
- 20
Ausrüstung und Materialien sammeln
3 Personen
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Räume lüften
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
4 Personen
- 24
Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
- 26
Tonanlage aufbauen
4 Personen
- 27
Instrumente aufstellen
4 Personen
- 28
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 29
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 30
Beleuchtung installieren
3 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
- 33
Programm und Hausordnung aushängen
- 34
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 37
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
- 38
Besucher begrüßen
2 Personen
- 39
Programm verteilen
2 Personen
- 40
Eröffnungsauftritt begleiten
2 Personen
- 41
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Buffet auffüllen
2 Personen
- 44
Künstler empfangen
2 Personen
- 45
Auftritte ankündigen
- 46
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
- 47
Lautstärke kontrollieren
- 48
Beleuchtung bedienen
- 49
Tische abräumen
2 Personen
- 50
Gläser und Geschirr einsammeln
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Toiletten kontrollieren
- 53
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
- 54
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Tonanlage ausschalten
3 Personen
- 56
Instrumente sicher verstauen
4 Personen
- 57
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 60
Dekoration entfernen
3 Personen
- 61
Location reinigen
4 Personen
- 62
Toiletten reinigen
2 Personen
- 63
Abfall entsorgen
2 Personen
- 64
Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 65
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 66
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
- 67
Restbestand einlagern
2 Personen
- 68
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 8
- BuffetischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorlautsprecherAnz. 2
- MusikkabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 10
- NotenständerAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 16
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichterkettenAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
Dekoration
- BühnentücherAnz. 4
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 80
- Programmatische PosterAnz. 10
- KlebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmoppsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
- ToilettenbürstenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Bands und Künstler, bevor du den Spielplan verschickst. Plane für jeden Auftritt Aufbau, Soundcheck und mindestens 15 Minuten Wechselzeit ein.
- Erfasse Anmeldungen nicht nur nach Namen, sondern auch nach Kontaktdaten und Ernährungswünschen. Prüfe die Liste spätestens 7 Tage vor dem Musikwochenende und gib die endgültige Personenzahl an das Catering weiter.
- Reserviere die Musikanlage frühzeitig und prüfe, ob aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorlautsprecher und passende Kabel enthalten sind. Lege Verlängerungskabel, Kabelmatten und Ersatzbatterien am Vortag gesammelt bereit.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Räume lüften, Bühnenbereich freimachen, Tische und Stühle stellen, Lichtstative und LED-Spots aufbauen und anschließend die Tontechnik testen. Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn.
- Kühle Getränke rechtzeitig und lagere Lebensmittel durchgehend gekühlt. Stelle Gläser, Teller, Besteck und Servierzangen zusammen mit Kaffeemaschinen, Wasserkochern und Thermokannen an den vorgesehenen Ausgabepunkt, damit beim ersten Programmpunkt niemand suchen muss.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Musikwochenende planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Künstlern. Technik, Location und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin reserviert oder bestätigt sein.
- Wann verschickt man die Einladungen für ein Musikwochenende?
- Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn Übernachtungen oder Anreise organisiert werden müssen. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 14 Tage vor Beginn.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Musikwochenende?
- Plane mindestens 3 Stunden für Räume, Mobiliar, Licht und Tontechnik ein. Für mehrere Bands oder einen ausführlichen Soundcheck sind 4 bis 5 Stunden realistischer.
- Was muss man am Tag vor dem Musikwochenende vorbereiten?
- Sammle Ausrüstung und Materialien, drucke Drehbuch und Hausregeln aus, prüfe Notfallkontakte und teile Routen- und Parkinformationen. Getränke sollten am Vortag gekühlt und Lebensmittel bis zur Ausgabe gekühlt gelagert werden.
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