Zo organiseer je een muzieklezing zonder technische verrassingen

Begin met de locatie, datum en spreker; pas daarna kun je het programma en de uitnodiging goed vastleggen. Plan niet alleen de inhoud, maar ook de muziekfragmenten, auteursrechten en techniek die de lezing nodig heeft. Bij dit type bijeenkomst gaat het vaak mis doordat bestanden of kabels pas op de dag zelf worden getest. Werk daarom terug vanaf de aanvangstijd en reserveer op de dag zelf minstens 90 minuten voor opbouw, controle en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijd bevestigen
3
Spreker vastleggen
4
Lezingprogramma opstellen
2 personen
5
Presentatie en muziekfragmenten verzamelen
6
Auteursrechten voor muziek controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Herinnering aan bezoekers sturen
11
Catering bestellen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Sprekersinformatie afstemmen
14
Presentatie technisch controleren
2 personen
15
Muziekbestanden testen
2 personen
16
Naambadges voorbereiden
17
Programma's afdrukken
18
Aanwezigheidslijst afdrukken
19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimte ventileren
21
Tafels opstellen
2 personen
22
Stoelen opstellen
3 personen
23
Sprekersplek inrichten
2 personen
24
Projector en scherm plaatsen
2 personen
25
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
26
Microfoon testen
2 personen
27
Verlichting instellen
28
Informatietafel inrichten
2 personen
29
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
30
Dranken koud zetten
31
Hapjes voorbereiden
2 personen
32
Bewegwijzering ophangen

Event

33
Bezoekers ontvangen
2 personen
34
Aanwezigheid registreren
2 personen
35
Programma's uitdelen
36
Spreker introduceren
37
Muziekfragmenten afspelen
38
Vragen uit de zaal begeleiden
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
41
Hapjes aanvullen
42
Pauze aankondigen
43
Afsluiting aankondigen
44
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

45
Apparatuur uitschakelen
2 personen
46
Apparatuur demonteren
2 personen
47
Servies verzamelen
2 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Afval verzamelen
2 personen
50
Ruimte schoonmaken
3 personen
51
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
52
Materialen inventariseren
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Locatie afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Spreektafel
Spreekstoel
Informatietafel

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Actieve luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Audiomixer
Audiokabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Gebaksbordjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Serveerplateausaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naambadgehoudersaantal 60
Pijlbordenaantal 6
Sprekersbord

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blik
Bezem
Dweil en emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per onderdeel de spreektijd, het bijbehorende muziekfragment en een reserveoplossing als een fragment niet afspeelt.
Controleer auteursrechten zodra de muziekkeuze klaar is, bij voorkeur minimaal 4 weken voor de lezing. Bewaar de bevestiging bij de presentatiebestanden, zodat je dit niet op de dag zelf hoeft uit te zoeken.
Doe een volledige technische test met laptop, projector, scherm, audiomixer, luidsprekers en microfoon. Test elk muziekbestand op de gebruikte apparatuur en neem audiokabels, verlengkabels en stekkerdozen mee.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Stuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering met aanvangstijd, route, programma en eventuele informatie over koffie, thee en gebak.
Richt de ruimte in een vaste volgorde in: eerst tafels en stoelen, daarna de sprekersplek en techniek, en pas daarna de informatietafel en catering. Hang pijlborden op en leg naambadges en aanwezigheidslijst klaar voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muzieklezing organiseren?: Leg locatie, datum en spreker bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Rond programma, muziekkeuze en auteursrechten uiterlijk 4 weken voor de lezing af, zodat uitnodigingen en techniek daarop aansluiten.
Hoeveel tijd heb je nodig om een muzieklezing op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie, ventileren, opstellen en aansluiten van de techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van presentatie, muziekbestanden en microfoon.
Wanneer test je de muziek en presentatie voor een muzieklezing?: Doe een volledige test uiterlijk 1 week vooraf en herhaal een korte controle op de dag zelf. Open alle bestanden op de laptop die je gebruikt en test het volume van elk fragment via de actieve luidsprekers.
Hoeveel catering heb je nodig voor een muzieklezing?: Maak de bestelling op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en tel dieetwensen apart mee. Zet koffie, thee en water klaar zodra de deuren opengaan en controleer 30 minuten voor aanvang of kopjes, glazen en gebaksbordjes beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.