So organisierst du einen Musikvortrag
Ein Musikvortrag steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst stehen Termin, Veranstaltungsort und Referent fest, danach folgen Programm, Einladungen und Technik. Besonders häufig werden Musikrechte, kompatible Dateien und ein vollständiger Techniktest zu spät geklärt. Plane außerdem genügend Zeit für Anmeldung, Namensschilder, Catering und den Aufbau von Projektor, Leinwand und Tontechnik ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Uhrzeit bestätigen
- 3
Referent festlegen
- 4
Vortragsprogramm erstellen
2 Personen
- 5
Präsentation und Musikclips sammeln
- 6
Musiklizenzen prüfen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Erinnerung an Besucher senden
- 11
Catering bestellen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Sprecherinformationen abstimmen
- 14
Präsentation technisch prüfen
2 Personen
- 15
Musikdateien testen
2 Personen
- 16
Namensschilder vorbereiten
- 17
Programme ausdrucken
- 18
Anwesenheitsliste drucken
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Raum lüften
- 21
Tische aufstellen
2 Personen
- 22
Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Sprecherbereich einrichten
2 Personen
- 24
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 25
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 26
Mikrofon testen
2 Personen
- 27
Beleuchtung einrichten
- 28
Infotisch einrichten
2 Personen
- 29
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
- 30
Getränke kalt stellen
- 31
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 32
Beschilderung anbringen
Event
- 33
Besucher empfangen
2 Personen
- 34
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 35
Programme ausgeben
- 36
Sprecher vorstellen
- 37
Musikstücke abspielen
- 38
Fragen aus dem Publikum moderieren
- 39
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
- 41
Snacks auffüllen
- 42
Pause ankündigen
- 43
Abschluss ankündigen
- 44
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 45
Geräte ausschalten
2 Personen
- 46
Geräte abbauen
2 Personen
- 47
Geschirr sammeln
2 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 49
Abfall sammeln
2 Personen
- 50
Raum reinigen
3 Personen
- 51
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 52
Materialien inventarisieren
- 53
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 54
Veranstaltungsort abschließen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- Rednertisch
- Rednerpult
- Infotisch
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- Mikrofonständer
- Audiomischpult
- AudiokabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TortenplattenAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- ServierplattenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 60
- WegweiserAnz. 6
- Rednerpult
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und Kehrblech
- Besen
- Wischmopp und Eimer
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Referent, Datum und Uhrzeit fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Ankunft, Technikprobe und Einlass mindestens 60 Minuten vor Beginn ein.
- Erstelle das Vortragsprogramm frühzeitig und sammle Präsentation sowie Musikclips in einer zentralen Version. Prüfe die Musiklizenzen spätestens 14 Tage vor dem Termin, damit einzelne Stücke nicht kurzfristig ersetzt werden müssen.
- Teste Präsentation, Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon mit den tatsächlichen Musikdateien. Ein kurzer Funktionstest am Vortag reicht nicht aus, wenn vor Ort andere Kabel oder Anschlüsse verwendet werden.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Vortrag. Bestelle das Catering erst nach diesem Abgleich und rechne Getränke für Empfang, Pause und Vortrag getrennt.
- Bereite Anwesenheitsliste, Namensschilder und gedruckte Programme am Vortag vor. Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vorher, lüfte ihn und stelle zuerst Sitzplätze und Sprecherbereich, danach Projektions- und Tontechnik auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Musikvortrag organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Termin und Referent. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Vortrag verschickt werden.
- Wann muss man die Musikrechte für einen Vortrag prüfen?
- Prüfe die Rechte spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung, sobald das Programm und die Musikclips feststehen. So bleibt Zeit, problematische Titel auszutauschen oder eine Freigabe einzuholen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Musikvortrags?
- Plane für Raum, Bestuhlung, Projektor, Leinwand und Tontechnik mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Für einen ersten vollständigen Techniktest solltest du zusätzlich 30 Minuten reservieren.
- Wann sollte man das Catering für einen Musikvortrag bestellen?
- Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und bestelle danach. So kennst du die Gästezahl und kannst Kaffee, Wasser, Geschirr und Speisen passend einplanen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!