Zo organiseer je een muziekfestival

Begin met de locatie en het gewenste aantal bezoekers; die keuzes bepalen vrijwel alles daarna. Leg vervolgens vergunning, verzekering, artiesten, podium, geluid en catering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met één programma waarin optredens, opbouw, soundchecks en pauzes staan. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, weersverwachting en materiaal. Op de festivaldag zelf draait het om een geïnspecteerd terrein, duidelijke vrijwilligersindeling en een gecontroleerde kabel- en stroomvoorziening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Muzikanten vastleggen
2 personen
3
Vergunning controleren
4
Verzekering regelen
5
Artiestenplanning maken
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering reserveren
10
Geluid reserveren
11
Podium reserveren
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Programma publiceren
15
Routebeschrijving versturen
16
Weersverwachting controleren
17
Artiesten bevestigen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Kassa voorbereiden
2 personen
22
Polsbandjes sorteren
2 personen
23
Terrein inspecteren
3 personen
24
Podium laten opbouwen
4 personen
25
Tenten opzetten
5 personen
26
Geluid laten installeren
4 personen
27
Verlichting aansluiten
3 personen
28
Stroomvoorziening controleren
2 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Bar inrichten
3 personen
32
Buffet inrichten
3 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Afvalpunten plaatsen
2 personen
35
Toegangsroute markeren
2 personen
36
EHBO-punt inrichten
2 personen

Event

37
Artiesten ontvangen
2 personen
38
Soundcheck uitvoeren
4 personen
39
Catering klaarzetten
4 personen
40
Kassa bemannen
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
3 personen
42
Polsbandjes uitdelen
2 personen
43
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Dranken serveren
4 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet bijvullen
2 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Toiletten controleren
2 personen
50
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
51
Artiesten verzorgen
52
Optredens ombouwen
3 personen
53
Verlichting bedienen
54
Eindprogramma aankondigen
55
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

56
Kassa afsluiten
2 personen
57
Bar afsluiten
3 personen
58
Eten veilig opbergen
2 personen
59
Afval verzamelen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Terrein schoonmaken
5 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Meubilair afbreken
4 personen
64
Geluid afbreken
4 personen
65
Podium laten afbreken
4 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Apparatuur retourneren
2 personen
68
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Barbladenaantal 3
Podium
Artiestentafelaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 16
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kassa
Pinapparaataantal 2
Portofoonsaantal 6
Megafon

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalpostersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Polsbandjesaantal 250

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afvalgrijpersaantal 4
Handdesinfectiehoudersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Hesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer locatie, podium en geluid vroeg in het traject. Plan naast de optredens ook tijd voor opbouw en soundchecks; zonder die blokken loopt het programma al vóór de opening uit.
Controleer vergunning en verzekering voordat je artiesten definitief bevestigt. Een locatie reserveren is niet hetzelfde als toestemming hebben voor publiek, versterkt geluid of tenten.
Maak uiterlijk één week vooraf een artiestenplanning met aankomsttijd, soundcheck, optreden en contactpersoon. Deel die planning opnieuw zodra de laatste wijzigingen zijn verwerkt.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en geef het definitieve aantal eters tijdig door aan de cateraar. Zet voor artiesten een aparte tafel klaar, zodat hun catering niet door het publiek verdwijnt.
Plan op de ochtend zelf een terreininspectie. Controleer tenten, podium, kabelmatten, stekkerdozen, verlichting, kassa, polsbandjes en de route voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met locatie, vergunning en artiesten. Reserveer podium, geluid, catering en tenten zodra datum en bezoekersaantal redelijk vaststaan.
Hoeveel drank heb je nodig voor een muziekfestival?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en het weer. Houd daarnaast altijd water beschikbaar en koel de dranken uiterlijk op de ochtend van het festival.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een muziekfestival?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het festival. Dan heb je tijd om catering, dieetwensen, polsbandjes en vrijwilligersindeling definitief te maken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een muziekfestival?: Plan als uitgangspunt 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers, plus aparte mensen voor kassa, artiesten, catering en terrein. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en wijs per taak een vervanger aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.