Cómo organizar un festival de música sin perder el control
Organizar un festival de música exige coordinar artistas, permisos, sonido, montaje y público en un orden concreto. Empieza por reservar el recinto y comprobar qué autorizaciones y seguros necesitas antes de contratar proveedores. Después cierra el cartel, el horario y la infraestructura técnica; solo entonces conviene abrir las inscripciones y publicar el programa. El día del festival, una inspección del recinto y un equipo de voluntarios con funciones asignadas evitan la mayoría de los problemas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Contratar músicos
2 personas
- 3
Comprobar el permiso
- 4
Gestionar el seguro
- 5
Hacer la planificación de artistas
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Reservar el catering
- 10
Reservar sonido
- 11
Reservar el escenario
- 12
Reclutar voluntarios
2 personas
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Publicar el programa
- 15
Enviar indicaciones
- 16
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 17
Confirmar a los artistas
- 18
Hacer la compra
3 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
4 personas
- 21
Preparar la caja registradora
2 personas
- 22
Clasificar las pulseras
2 personas
- 23
Inspeccionar el recinto
3 personas
- 24
Encargar el montaje del escenario
4 personas
- 25
Montar las carpas
5 personas
- 26
Hacer instalar el sonido
4 personas
- 27
Conectar la iluminación
3 personas
- 28
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
- 29
Montar mesas
3 personas
- 30
Colocar las sillas
3 personas
- 31
Montar la barra
3 personas
- 32
Montar el buffet
3 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 35
Señalizar la ruta de acceso
2 personas
- 36
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Evento
- 37
Recibir a los artistas
2 personas
- 38
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 39
Preparar la restauración
4 personas
- 40
Atender la caja
2 personas
- 41
Recibir a los visitantes
3 personas
- 42
Repartir pulseras
2 personas
- 43
Coordinar el programa musical
2 personas
- 44
Servir aperitivos
4 personas
- 45
Servir las bebidas
4 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Reponer el bufé
2 personas
- 48
Recoger la basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
2 personas
- 50
Mantener limpia la zona del público
2 personas
- 51
Atender a los artistas
- 52
Montar y desmontar las actuaciones
3 personas
- 53
Manejar la iluminación
- 54
Anunciar el programa final
- 55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 56
Cerrar la caja
2 personas
- 57
Cerrar el bar
3 personas
- 58
Guardar los alimentos de forma segura
2 personas
- 59
Recoger la basura
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar el recinto
5 personas
- 62
Retirar la decoración
3 personas
- 63
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 64
Desmontar el sonido
4 personas
- 65
Desmontar el escenario
4 personas
- 66
Inventariar materiales
2 personas
- 67
Devolver el equipo
2 personas
- 68
Entregar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas de cervezacant. 12
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 8
- Bandejas de barcant. 3
- Escenario
- Mesa para artistascant. 2
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 4
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cables de instrumentoscant. 12
- Cables XLRcant. 16
- Regletascant. 10
- Cables alargadorescant. 12
- Caja registradora
- Máquina de selladocant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Megáfono
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de obracant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Copas de vinocant. 80
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 10
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Termoscant. 6
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Acumuladores de fríocant. 30
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Carteles del festivalcant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Pulserascant. 250
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Contenedores de basuracant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 30
- Pinzas para residuoscant. 4
- Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
- Portarrollos de papel higiénicocant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 4
- Chalecoscant. 12
- Linternascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el recinto antes de confirmar músicos, escenario o catering. Comprueba por escrito el aforo, los horarios de montaje y desmontaje, los puntos de electricidad y las condiciones para instalar carpas.
- Empieza los permisos y el seguro con varias semanas de margen. No des por hecho que el recinto cubre el evento: confirma quién responde por el público, los artistas, el equipo técnico y las estructuras temporales.
- Cierra el horario de artistas junto con las necesidades de sonido. Pide a cada grupo una ficha técnica y prepara una mesa de mezclas, micrófonos, monitores, cajas DI y cables suficientes antes del montaje.
- Asigna a cada voluntario una tarea y un horario concreto, incluyendo recepción, pulseras, caja, artistas y orientación del público. Publica el programa y envía las indicaciones de acceso al menos 3 días antes.
- Haz una inspección final el mismo día: escenario, carpas, iluminación, cables protegidos, bebidas frías, aperitivos, vajilla y caja registradora. Revisa también el pronóstico y decide con antelación qué harás si cambia el tiempo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si el festival es pequeño o mediano. Reserva primero el recinto, tramita permisos y seguro, y confirma artistas y proveedores antes de abrir las inscripciones.
- ¿Cuándo hay que contratar el sonido y el escenario?
- Contrátalos en cuanto tengas confirmados los artistas y sus necesidades técnicas, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Así puedes comprobar la potencia eléctrica, el espacio disponible y los horarios de montaje.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música?
- Como punto de partida, calcula 1 voluntario por cada 25-40 asistentes, además de una persona responsable de coordinar al equipo. Reparte los turnos antes de publicar el programa y deja al menos un sustituto por área.
- ¿Cuándo se debe enviar la información al público?
- Envía las indicaciones de acceso, horarios y normas entre 3 y 7 días antes del festival. Si hay cambios de artistas o de horario, comunícalos de nuevo el día anterior y colócalos también en el recinto.
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