Organiser un festival de musique, étape par étape
Un festival de musique se construit dans un ordre précis : d’abord le lieu, les autorisations et les artistes, puis la technique, l’accueil et la logistique du jour J. Commence par bloquer la date et le site avant d’engager les autres réservations. Le son, la scène, les tentes et l’éclairage doivent être confirmés assez tôt, tout comme les bénévoles et le catering. Les dernières vérifications portent sur la météo, les accès, les bracelets, les boissons et le montage.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Réserver les musiciens
2 personnes
- 3
Vérifier le permis
- 4
Gérer l’assurance
- 5
Établir le planning des artistes
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Réserver le catering
- 10
Réserver le matériel de sonorisation
- 11
Réserver la scène
- 12
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 13
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 14
Publier le programme
- 15
Envoyer les indications d'accès
- 16
Vérifier les prévisions météo
- 17
Confirmer les artistes
- 18
Faire les courses
3 personnes
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Préparer les en-cas
4 personnes
- 21
Préparer la caisse
2 personnes
- 22
Trier les bracelets
2 personnes
- 23
Inspecter le site
3 personnes
- 24
Faire monter la scène
4 personnes
- 25
Monter les tentes
5 personnes
- 26
Faire installer le son
4 personnes
- 27
Brancher l’éclairage
3 personnes
- 28
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
- 29
Installer les tables
3 personnes
- 30
Installer les chaises
3 personnes
- 31
Aménager le bar
3 personnes
- 32
Installer le buffet
3 personnes
- 33
Installer la décoration
3 personnes
- 34
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 35
Balisage de l’accès
2 personnes
- 36
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Événement
- 37
Accueillir les artistes
2 personnes
- 38
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
- 39
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
- 40
Tenir la caisse
2 personnes
- 41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 42
Distribuer les bracelets
2 personnes
- 43
Encadrer le programme musical
2 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 45
Servir les boissons
4 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 48
Rassembler les déchets
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 50
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
- 51
S’occuper des artistes
- 52
Adapter les spectacles
3 personnes
- 53
Gérer l’éclairage
- 54
Annoncer le programme final
- 55
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 56
Clôturer la caisse
2 personnes
- 57
Fermer le bar
3 personnes
- 58
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
- 59
Rassembler les déchets
4 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Nettoyer le site
5 personnes
- 62
Retirer la décoration
3 personnes
- 63
Démonter le mobilier
4 personnes
- 64
Démonter le son
4 personnes
- 65
Faire démonter la scène
4 personnes
- 66
Inventorier le matériel
2 personnes
- 67
Retourner le matériel
2 personnes
- 68
Rendre le site
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables de bièreqté 12
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Tabourets de barqté 8
- Sous-mains de barqté 3
- Scène
- Table des artistesqté 2
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Haut-parleursqté 4
- Subwoofersqté 2
- Moniteurs de scèneqté 4
- Table de mixage
- Microphonesqté 6
- Pieds de microqté 6
- Boîtiers DIqté 4
- Câbles d'instrumentsqté 12
- Câbles XLRqté 16
- Multiprisesqté 10
- Rallongesqté 12
- Caisse
- Terminal de paiementqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
- Mégaphone
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Projecteurs de chantierqté 4
- Passe-câblesqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Verres à vinqté 80
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Tasses à caféqté 80
- Plateaux de serviceqté 20
- Pinces de serviceqté 10
Cuisine
- Glacièresqté 8
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Pains de glaceqté 30
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Affiches du festivalqté 20
- Panneaux indicateursqté 12
- Braceletsqté 250
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Conteneurs à déchetsqté 4
- Sets de balaiqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 30
- Pinces à déchetsqté 4
- Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
- Porte-papier toiletteqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 4
- Giletsqté 12
- Lampes de pocheqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et les musiciens en premier, idéalement 4 à 6 mois avant le festival. Vérifie immédiatement les horaires autorisés, la puissance électrique disponible et les conditions d’installation de la scène.
- Traite les autorisations et l’assurance avant de publier le programme. Prévois au moins 6 à 8 semaines pour les démarches qui dépendent de la commune, du site ou de la capacité d’accueil.
- Fais valider un planning technique distinct du programme public au plus tard 3 semaines avant l’événement. Il doit préciser les balances, les changements de plateau, les retours de scène, les microphones et les câbles nécessaires à chaque groupe.
- Ne limite pas l’organisation des bénévoles à l’accueil : prévois des personnes pour les bracelets, la caisse, les artistes, le bar, le montage et le démontage. Répartis les rôles et les horaires au moins 10 jours avant, avec un responsable identifié par zone.
- Garde les tâches sensibles pour la dernière semaine : confirmer les artistes, consulter la météo, refroidir les boissons et inspecter le site. Monte les tentes, la scène et les passe-câbles assez tôt le jour J pour garder au moins 2 heures de marge avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?
- Compte au minimum 3 mois pour un petit festival et plutôt 6 à 12 mois si plusieurs artistes, une scène et des autorisations sont nécessaires. Les réservations du lieu et des musiciens doivent être sécurisées en premier.
- Quand réserver la scène et la sonorisation d’un festival ?
- Réserve la scène, les haut-parleurs, les retours, la table de mixage et l’éclairage environ 2 à 4 mois avant la date. Confirme ensuite le matériel avec les artistes au moins 3 semaines avant le montage.
- Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique ?
- Pour un petit festival, prévois au moins 1 bénévole pour 20 à 30 participants, en plus d’un responsable par zone. Ajoute des renforts pour le montage, le bar, la caisse et le démontage, avec des horaires écrits 10 jours à l’avance.
- Que vérifier la veille d’un festival de musique ?
- Vérifie les prévisions météo, les accès, l’alimentation électrique, les horaires des artistes, les bracelets, la caisse et les besoins alimentaires. Les boissons doivent être mises au frais et le site inspecté avant l’arrivée des équipes, idéalement la veille ou au moins 3 heures avant l’ouverture.
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