Zo organiseer je een muziekfestival

Een muziekfestival organiseren begint niet met het boeken van de eerste band, maar met datum, locatie, capaciteit en vergunningen. Daarna leg je artiesten, programma, techniek, catering en beveiliging vast in een volgorde waarbij afhankelijkheden duidelijk blijven. Geluid, licht en stroom moeten op elkaar aansluiten; ook de publieksstroom, artiestenruimte en nooduitgangen verdienen vroeg aandacht. Met een plattegrond, tijdschema en draaiboek voorkom je dat opbouw, soundcheck en optredens elkaar in de weg zitten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Muzikanten boeken
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Locatie reserveren
5
Geluidsapparatuur reserveren
6
Lichtapparatuur reserveren
7
Artiestencontracten bevestigen
8
Programma en tijden opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Ticketverkoop openen
2 personen
11
Promotie online plaatsen
2 personen
12
Posters verspreiden
3 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Catering reserveren
2 personen
16
Beveiliging reserveren
17
Stroomvoorziening controleren
2 personen
18
Plattegrond maken
2 personen
19
Podiumindeling vastleggen
2 personen
20
Artiesteninformatie versturen
21
Vrijwilligers indelen
2 personen
22
Draaiboek afdrukken
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Materialen ophalen
3 personen
26
Locatie inspecteren
3 personen
27
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
28
Koelkasten vullen
3 personen
29
Podium opbouwen
6 personen
30
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
31
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
32
Stroomkabels leggen
3 personen
33
Kabels veilig afdekken
2 personen
34
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
35
Tenten opzetten
4 personen
36
Bar inrichten
3 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Backstage inrichten
2 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Informatieborden plaatsen
2 personen
41
Afvalbakken plaatsen
2 personen
42
Toegangspoort inrichten
3 personen
43
Polsbandjes klaarleggen
2 personen

Event

44
Artiesten ontvangen
2 personen
45
Soundcheck uitvoeren
4 personen
46
Deuren openen
4 personen
47
Bezoekers registreren
4 personen
48
Programma aankondigen
49
Openingsoptreden begeleiden
3 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Publieksruimte schoonhouden
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Volgende artiest klaarzetten
3 personen
57
Artiestenwissels begeleiden
3 personen
58
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
59
Licht tijdens optredens bedienen
2 personen
60
Geluidsniveau controleren
61
Laatste optreden begeleiden
3 personen
62
Bezoekersuitstroom begeleiden
4 personen

Nazorg

63
Bar sluiten
3 personen
64
Apparatuur uitschakelen
3 personen
65
Eten en drinken wegzetten
3 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Afval verzamelen
4 personen
68
Locatie schoonmaken
5 personen
69
Meubilair afbreken
4 personen
70
Tenten afbreken
4 personen
71
Podium afbreken
6 personen
72
Geluidsapparatuur inpakken
4 personen
73
Lichtapparatuur inpakken
3 personen
74
Versiering verwijderen
3 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Koelers legen en reinigen
2 personen
77
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
78
Materialen terugbrengen
3 personen
79
Locatiesleutels retourneren
80
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
81
Facturen en bonnetjes verzamelen
82
Artiesten uitbetalen
83
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Barbladenaantal 3
Artiestentafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12
Podiumdelenaantal 12
Dranghekkenaantal 20
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

PA-luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Stroomverdelersaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24
Lichtspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Laptopstandaard
Podiumtrapaantal 2

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6
Noodverlichtingaantal 6

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 300
Wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJsboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Keukenweegschalenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Kabelmattenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12

Organisatie

Polsbandjesaantal 250
Naamstickersaantal 100
Draaiboekenaantal 12
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 8
Kassakistjesaantal 3
Portofoonsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Controleer vóór je de ticketverkoop opent hoeveel bezoekers de locatie veilig aankan en welke geluids- en eindtijden gelden.
Plan de techniek per podium en per optreden. Noteer per artiest het aantal microfoons, DI-boxen, monitoren en benodigde soundchecktijd; reserveer daarnaast reservebatterijen, kabels en stroomverdelers.
Maak de plattegrond op schaal en teken podium, bar, catering, toiletten, dranghekken, afzetpalen en nooduitgangen in. Houd een vrije doorgang naar nooduitgangen en zorg dat kabels niet door looproutes lopen.
Zet voor artiesten een apart tijdschema met aankomst, parkeren, soundcheck, optreden en vertrek. Verstuur artiesteninformatie uiterlijk 2 weken vooraf en wijs per podium één contactpersoon aan.
Werk de laatste 48 uur met een afvinklijst voor boodschappen, materialen, stroom, verlichting en beveiliging. Druk het draaiboek af en plan op de festivaldag minimaal 2 uur tussen start van de opbouw en de eerste soundcheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekfestival organiseren?: Begin voor een klein muziekfestival minimaal 6 maanden vooraf. Voor meerdere podia, grotere bezoekersaantallen of meer vergunningen is 9 tot 12 maanden realistischer, omdat artiesten, locatie en techniek snel volgeboekt zijn.
Wanneer vraag je vergunningen aan voor een muziekfestival?: Controleer de lokale eisen zodra datum en locatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Dien de aanvraag in vóór je tickets verkoopt; de behandeling kan meerdere weken tot maanden duren.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een muziekfestival?: Plan minimaal 1 volledige opbouwdag voor één podium en eenvoudige techniek. Voor meerdere podia, licht, tenten en uitgebreide geluidsapparatuur heb je vaak 2 dagen nodig, gevolgd door een soundcheck van 2 tot 4 uur.
Hoe maak je een draaiboek voor een muziekfestival?: Zet per uur de opbouw, soundchecks, optredens, catering, beveiliging en afbouw erin. Voeg per onderdeel een verantwoordelijke, telefoonnummer en locatie toe en deel de definitieve versie uiterlijk 48 uur vooraf met crew, vrijwilligers en artiesten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.