Organiser un festival de musique, étape par étape

Un festival de musique se construit d’abord autour d’une date, d’un lieu adapté et d’un programme réaliste. Réservez ensuite les artistes, obtenez les autorisations et bloquez rapidement la sonorisation, l’éclairage, la sécurité et le catering. La billetterie et la promotion peuvent commencer lorsque les informations essentielles sont confirmées. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les besoins techniques, répartir les bénévoles et préparer le déroulé précis du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver des musiciens
2 personnes
3
Demander les autorisations
4
Réserver le lieu
5
Réserver le matériel de sonorisation
6
Réserver l’équipement d’éclairage
7
Confirmer les contrats des artistes
8
Établir le programme et les horaires
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir la billetterie
2 personnes
11
Publier la promotion en ligne
2 personnes
12
Distribuer les affiches
3 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Réserver le catering
2 personnes
16
Réserver la sécurité
17
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
18
Créer le plan
2 personnes
19
Définir l’agencement de la scène
2 personnes
20
Envoyer les informations sur les artistes
21
Répartir les bénévoles
2 personnes
22
Imprimer le déroulé
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Récupérer le matériel
3 personnes
26
Inspecter le lieu
3 personnes
27
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
28
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
29
Monter la scène
6 personnes
30
Installer le système de sonorisation
4 personnes
31
Monter l’installation lumière
3 personnes
32
Poser les câbles électriques
3 personnes
33
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Monter les tentes
4 personnes
36
Aménager le bar
3 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Aménager les coulisses
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Placer les panneaux d’information
2 personnes
41
Installer les poubelles
2 personnes
42
Aménager l’entrée
3 personnes
43
Préparer les bracelets
2 personnes

Événement

44
Accueillir les artistes
2 personnes
45
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
46
Ouvrir les portes
4 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
48
Annoncer le programme
49
Encadrer la représentation d’ouverture
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Servir les boissons
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Maintenir la propreté de l'espace public
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Préparer le prochain artiste
3 personnes
57
Accompagner les changements d’artistes
3 personnes
58
Répondre aux questions du public
2 personnes
59
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
2 personnes
60
Vérifier le niveau sonore
61
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
62
Accompagner la sortie des visiteurs
4 personnes

Suivi

63
Fermer le bar
3 personnes
64
Éteindre l’équipement
3 personnes
65
Mettre en place la nourriture et les boissons
3 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
5 personnes
69
Démonter le mobilier
4 personnes
70
Démonter les tentes
4 personnes
71
Démonter la scène
6 personnes
72
Ranger le matériel audio
4 personnes
73
Emballer le matériel d'éclairage
3 personnes
74
Retirer la décoration
3 personnes
75
Faire la vaisselle
3 personnes
76
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
77
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
78
Rapporter le matériel
3 personnes
79
Restituer les clés du lieu
80
Ranger le stock restant
2 personnes
81
Rassembler les factures et les reçus
82
Payer les artistes
83
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Sous-mains de barqté 3
Tables des artistesqté 4
Chaises des vestiairesqté 12
Éléments de podiumqté 12
Barrières de fouleqté 20
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Câbles audioqté 20
Répartiteurs électriquesqté 8
Rallongesqté 12
Piles de rechangeqté 24
Spots lumineuxqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Support pour ordinateur portable
Escalier de podiumqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6
Éclairage de secoursqté 6

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Balances de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Passe-câblesqté 20
Gants de travailqté 12

Organisation

Braceletsqté 250
Étiquettes nominativesqté 100
Déroulésqté 12
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Caissesqté 3
Talkies-walkiesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la capacité réelle du lieu et le programme : prévoyez les changements de plateau, les balances et au moins 30 minutes de marge entre deux groupes.
Réservez la technique dès que les contrats des artistes sont confirmés. Une configuration complète peut inclure une console de mixage, des enceintes PA, des caissons de basse, des retours, des microphones, des boîtiers DI et les câbles nécessaires.
Ne laissez pas les autorisations et la sécurité pour le dernier mois. Lancez ces démarches plusieurs semaines à l’avance et vérifiez aussi l’alimentation électrique disponible pour le son, les lumières et le bar.
Préparez un plan du site avec la scène, les barrières, les tentes, le bar, les tables, les accès artistes et les sorties de secours. Faites-le valider avant de louer le mobilier et le matériel.
La veille, contrôlez les piles de rechange, les rallonges, les répartiteurs électriques, l’éclairage de secours et les lampes de poche. Imprimez plusieurs exemplaires du déroulé et remettez à chaque bénévole son horaire et sa mission.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes, surtout si des autorisations, une billetterie et des prestataires techniques sont nécessaires. Commencez par la date et le lieu, puis confirmez les artistes et les contrats.
Quand réserver la sonorisation et l’éclairage d’un festival ?: Réservez la sonorisation et l’éclairage dès que le programme artistique est suffisamment défini, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Le prestataire doit connaître le nombre de groupes, les horaires et les besoins de scène.
Comment organiser le planning d’un festival de musique ?: Prévoyez les balances, les changements de plateau, les pauses et les contrôles techniques dans un déroulé minute par minute. Ajoutez au moins 30 minutes de marge par changement important et distribuez le planning imprimé aux équipes.
Que faut-il vérifier la semaine avant un festival ?: Confirmez les artistes, le catering, la sécurité, les bénévoles, les livraisons et les horaires d’accès. Vérifiez aussi l’électricité, le matériel réservé, la liste des courses et les besoins alimentaires des participants au moins 7 jours avant.

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